Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc tối ưu hóa lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Trong đó, giảm giá vốn hàng bán đóng vai trò then chốt, quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Tại sao cần giảm giá vốn hàng bán?
Giảm giá vốn bán hàng là một trong những chiến lược kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Dưới đây là một số lý do vì doanh nghiệp cần giảm giá vốn hàng bán:
- Tối ưu hóa lợi nhuận: Khi giảm giá vốn bán hàng, doanh nghiệp có thể tăng mức lợi nhuận bằng cách giảm di chi phí sản xuất hoặc mua hàng. Điều này giúp cải thiện hiệu suất tài chính và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Giảm áp lực tài chính: Bằng cách giảm giá vốn hàng bán, doanh nghiệp có thể giảm áp lực tài chính và tăng tính linh hoạt trong quản lý nguồn lực tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nơi có nguồn tài chính thường hạn chế.
- Tăng khả năng cạnh tranh: Khi chi phí sản xuất hoặc chi phí mua hàng giảm, doanh nghiệp có thể giảm giá bán mà vẫn duy trì hoặc tăng mức lợi nhuận. Điều này tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường, thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng.
- Điều chỉnh giá bán thị trường: Bằng cách giảm giá vốn hàng bán, doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá bán trên thị trường để phản ánh sự thay đổi trong chi phí sản xuất hoặc mua hàng. Điều này giúp duy trì tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng trong bối cảnh thị trường biến động.
Các cách giảm giá vốn hàng bán
Doanh nghiệp có thể áp dụng các cách giảm giá vốn hàng bán sau:
Cách 1: Hạn chế lãng phí
Bước đầu tiên là xác định rõ các nguồn gốc lãng phí trong chuỗi cung ứng và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể thực hiện thông qua việc phân tích dữ liệu, khảo sát thực tế, hoặc áp dụng các công cụ quản lý chất lượng như 5S, Kaizen, v.v.
Sau khi xác định được nguồn gốc, cần phân loại lãng phí thành các nhóm chính như lãng phí nguyên vật liệu, lãng phí thời gian, lãng phí nhân công, lãng phí vận chuyển, v.v. Việc phân loại giúp doanh nghiệp tập trung vào những nhóm lãng phí có tác động lớn nhất đến giá vốn hàng bán. Tùy thuộc vào từng nhóm lãng phí, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp giảm lãng phí phù hợp. Ví dụ:
- Lãng phí nguyên vật liệu: Cải thiện quy trình quản lý kho, áp dụng phương pháp FIFO/LIFO, đàm phán giá cả với nhà cung cấp, v.v.
- Lãng phí thời gian: Tối ưu hóa quy trình sản xuất, loại bỏ các bước không cần thiết, áp dụng công nghệ tự động hóa, v.v.
- Lãng phí nhân công: Nâng cao tay nghề cho nhân viên, đào tạo kỹ năng quản lý thời gian, cải thiện môi trường làm việc, v.v.
- Lãng phí vận chuyển: Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp, tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển, sử dụng phương tiện tiết kiệm nhiên liệu, v.v.
Cách 2: Tìm kiếm nhà cung cấp có giá tốt
Tìm kiếm nhà cung cấp có giá tốt là một chiến lược quan trọng để giảm giá vốn hàng bán. Tuy nhiên, việc tìm kiếm nhà cung cấp giá rẻ nhất không phải lúc nào cũng là giải pháp tốt nhất. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau khi lựa chọn nhà cung cấp:
- Chất lượng sản phẩm
- Uy tín của nhà cung cấp
- Khả năng cung cấp
- Điều khoản thanh toán
- Vị trí địa lý
Dưới đây là một số cách để tìm kiếm nhà cung cấp có giá tốt:
- Tham gia các hội chợ triển lãm: Các hội chợ triển lãm là nơi doanh nghiệp có thể gặp gỡ nhiều nhà cung cấp tiềm năng và so sánh giá cả của họ.
- Tìm kiếm trên mạng internet: Có rất nhiều trang web thương mại điện tử và cổng thông tin điện tử cho phép doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp theo ngành hàng, sản phẩm, v.v.
- Liên hệ với các hiệp hội ngành: Các hiệp hội ngành thường có danh sách các nhà cung cấp uy tín trong ngành.
- Yêu cầu giới thiệu từ các doanh nghiệp khác: Doanh nghiệp có thể hỏi ý kiến các doanh nghiệp khác trong cùng ngành để được giới thiệu nhà cung cấp uy tín.
- Sử dụng dịch vụ của các công ty môi giới: Các công ty môi giới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của mình.
Khi tìm kiếm nhà cung cấp, doanh nghiệp cần so sánh giá cả của nhiều nhà cung cấp khác nhau trước khi đưa ra quyết định. Tuy nhiên, giá cả không phải là yếu tố duy nhất cần cân nhắc. Doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể các yếu tố như chất lượng sản phẩm, uy tín của nhà cung cấp, khả năng cung cấp, điều khoản thanh toán, v.v. để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Cách 3: Sử dụng công nghệ quản lý hàng tồn kho
Công nghệ quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc giảm giá vốn hàng bán bằng cách giúp doanh nghiệp:
- Theo dõi và kiểm soát mức tồn kho: Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho theo từng mặt hàng, kho hàng, lô hàng, v.v. Việc theo dõi chặt chẽ mức tồn kho giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa dẫn đến việc phải mua hàng gấp với giá cao hoặc tồn kho quá nhiều hàng hóa dẫn đến lãng phí chi phí lưu kho.
- Tối ưu hóa việc nhập kho: Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập kho hiệu quả dựa trên nhu cầu thực tế và dự báo bán hàng. Việc tối ưu hóa việc nhập kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu kho và tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hàng hóa lỗi thời hoặc ế ẩm.
- Quản lý hàng hóa theo phương pháp FIFO/LIFO: Phương pháp FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out) là hai phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến giúp doanh nghiệp xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác. Việc sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp áp dụng các phương pháp này một cách dễ dàng và hiệu quả.
- Giảm thiểu lãng phí: Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp theo dõi hạn sử dụng của hàng hóa và cảnh báo khi hàng hóa sắp hết hạn sử dụng. Việc này giúp doanh nghiệp bán hàng hóa trước khi hết hạn sử dụng, tránh lãng phí chi phí.
- Tăng cường khả năng truy xuất nguồn gốc: Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp doanh nghiệp theo dõi nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc khi cần thiết và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Cách 4: Tối ưu hóa quy trình sản xuất
Tối ưu hóa quy trình sản xuất là một chiến lược quan trọng để giảm giá vốn hàng bán. Bằng cách loại bỏ các lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp có thể giảm chi phí sản xuất và tăng lợi nhuận. Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa quy trình sản xuất:
- Phân tích quy trình sản xuất: Bước đầu tiên là phân tích quy trình sản xuất hiện tại để xác định các điểm nghẽn, lãng phí và cơ hội cải tiến. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ như sơ đồ quy trình (flowchart) hoặc sơ đồ giá trị dòng chảy (value stream mapping) để thực hiện việc phân tích này.
- Áp dụng các biện pháp cải tiến: Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp cải tiến phù hợp để loại bỏ các lãng phí đã xác định.
- Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.
- Áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn: Các nguyên tắc sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) là một tập hợp các phương pháp nhằm loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp có thể áp dụng các nguyên tắc sản xuất tinh gọn để tối ưu hóa quy trình sản xuất.
Cách 5: Tăng cường quản lý chất lượng
Bằng cách giảm thiểu tỷ lệ lỗi sản phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí sửa chữa, thay thế, và thu hồi sản phẩm, đồng thời giảm thiểu thiệt hại do mất khách hàng và tổn hại uy tín thương hiệu. Dưới đây là một số cách để tăng cường quản lý chất lượng:
- Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng: Doanh nghiệp nên áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001. Hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp thiết lập các quy trình và thủ tục để đảm bảo chất lượng sản phẩm ở tất cả các khâu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Đào tạo nhân viên: Doanh nghiệp cần đào tạo cho nhân viên về các kiến thức và kỹ năng liên quan đến chất lượng sản phẩm. Nhân viên cần được đào tạo để thực hiện công việc một cách chính xác, tuân thủ các quy trình và thủ tục, và phát hiện và báo cáo các vấn đề về chất lượng sản phẩm.
- Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm soát chất lượng sản phẩm ở tất cả các giai đoạn của quy trình sản xuất, từ khi nhập nguyên vật liệu đến khi xuất kho thành phẩm. Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm có thể thực hiện thông qua các hoạt động như kiểm tra nguyên vật liệu, kiểm tra bán thành phẩm, kiểm tra thành phẩm, và thử nghiệm sản phẩm.
- Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Khi xảy ra sự cố về chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần phân tích nguyên nhân gốc rễ để xác định nguyên nhân gây ra sự cố và áp dụng các biện pháp khắc phục để ngăn ngừa sự cố tái diễn.
- Sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý chất lượng: Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ và phương pháp quản lý chất lượng như sơ đồ kiểm soát (control chart), biểu đồ Pareto (Pareto chart) và phương pháp Kaizen để cải thiện chất lượng sản phẩm.
Cách 6: Sử dụng chiết khấu thương mại
Chiết khấu thương mại là khoản giảm giá mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng khi họ mua hàng với số lượng lớn hoặc đáp ứng các điều kiện thanh toán nhất định. Doanh nghiệp có thể sử dụng chiết khấu thương mại để giảm giá vốn hàng bán bằng cách giảm giá mua hàng. Dưới đây là một số cách để sử dụng chiết khấu thương mại hiệu quả:
- Đàm phán với nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên đàm phán với nhà cung cấp để có được mức chiết khấu thương mại tốt nhất. Khi đàm phán, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như số lượng hàng hóa mua, phương thức thanh toán, và thời hạn thanh toán.
- Mua hàng với số lượng lớn: Doanh nghiệp thường được chiết khấu thương mại cao hơn khi mua hàng với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể hợp tác với các doanh nghiệp khác để mua hàng chung hoặc tham gia các chương trình mua sắm theo nhóm để có được giá tốt hơn.
- Thanh toán nhanh chóng: Nhiều nhà cung cấp cung cấp chiết khấu thương mại cho khách hàng thanh toán nhanh chóng. Doanh nghiệp nên cố gắng thanh toán hóa đơn đúng hạn hoặc trước hạn để được hưởng chiết khấu này.
- Sử dụng thẻ tín dụng: Một số nhà cung cấp cung cấp chiết khấu thương mại cho khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra với nhà cung cấp để xem họ có cung cấp chương trình chiết khấu này hay không.
- Tận dụng các chương trình khuyến mãi: Nhiều nhà cung cấp thường xuyên có các chương trình khuyến mãi cung cấp chiết khấu thương mại cho khách hàng. Doanh nghiệp nên theo dõi các chương trình khuyến mãi này và tận dụng cơ hội để mua hàng với giá tốt hơn.
*Lưu ý:
- Chiết khấu thương mại thường được coi là doanh thu bán hàng của nhà cung cấp và chi phí mua hàng của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp cần ghi nhận chiết khấu thương mại vào sổ sách kế toán theo đúng quy định.
- Doanh nghiệp cần cẩn thận khi sử dụng chiết khấu thương mại để tránh bị nhà cung cấp thao túng giá cả.
Cách 7: Hoàn thiện chính sách đổi trả
Một chính sách đổi trả hợp lý có thể giúp doanh nghiệp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng hiện tại. Tuy nhiên, chính sách đổi trả cũng có thể ảnh hưởng đến giá vốn hàng bán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau khi xây dựng chính sách đổi trả:
- Loại sản phẩm: Chính sách đổi trả cần phù hợp với loại sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh. Ví dụ, đối với các sản phẩm thời trang, doanh nghiệp có thể cho phép khách hàng đổi trả sản phẩm trong vòng 30 ngày, nhưng đối với các sản phẩm điện tử, thời gian đổi trả có thể ngắn hơn.
- Lý do đổi trả: Doanh nghiệp cần xác định rõ các lý do mà khách hàng có thể đổi trả sản phẩm. Ví dụ, khách hàng có thể đổi trả sản phẩm do sản phẩm bị lỗi, không đúng mô tả, hoặc không vừa ý.
- Điều kiện đổi trả: Doanh nghiệp cần quy định rõ các điều kiện đổi trả sản phẩm, bao gồm thời gian đổi trả, tình trạng sản phẩm cần đổi trả, và các thủ tục cần thực hiện.
- Chi phí đổi trả: Doanh nghiệp cần xác định rõ chi phí đổi trả sản phẩm, bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí kiểm tra sản phẩm, và chi phí xử lý sản phẩm trả lại.
Giá vốn hàng bán âm khi nào?
Dưới đây là một số nguyên nhân dẫn đến giá vốn hàng bán âm:
- Do sai sót trong hạch toán: Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến giá vốn hàng bán âm là do sai sót trong quá trình hạch toán. Điều này có thể bao gồm việc ghi nhận sai số về giá trị hàng tồn kho, chi phí sản xuất hoặc chi phí khác liên quan đến sản phẩm. Số liệu hạch toán không chính xác dẫn đến việc tính toán giá vốn hàng bán âm, gây ra biến động không mong muốn trong tài chính doanh nghiệp.
- Do hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng là một nguyên nhân dẫn đến giá vốn hàng bán âm. Điều này xảy ra khi các sản phẩm đã được bán được trả lại hoặc hoàn lại với mức giảm giá. Do đó, giá trị của hàng tồn kho bị ảnh hưởng dẫn đến giá vốn hàng bán âm.
- Do hàng tồn kho bị hư hỏng, mất mát: Một nguyên nhân khác của giá vốn hàng bán âm là do hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc mất mát. Các sự cố như hỏng hóc trong quá trình vận chuyển hoặc lưu trữ, hoặc mất mát do hành vi gian lận hoặc trộm cắp có thể dẫn đến mất mát của hàng tồn kho. Khi xảy ra điều này, giá trị của hàng tồn kho sẽ giảm đi mà không có doanh thu tương ứng, gây ra giá vốn hàng bán âm.
Giá vốn hàng bán âm là tốt hay xấu?
Giá vốn hàng bán âm không phải lúc nào cũng là tốt, nhưng cũng không phải lúc nào cũng là xấu. Điều này cần được xem xét trong bối cảnh của tình hình kinh doanh và mục tiêu dài hạn cụ thể của mỗi doanh nghiệp.
Trong phần lớn trường hợp, giá vốn hàng bán âm có thể coi là một biểu hiện của việc kinh doanh không hiệu quả. Bởi vậy, doanh nghiệp sẽ phải bán hàng với giá thấp hơn giá sản xuất. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề tài chính nghiêm trọng, bao gồm lỗ lớn và rủi ro về sự phá sản.
Tuy nhiên, có một số trường hợp mà giá vốn hàng bán âm có thể được coi là tạm thời và không phải là một dấu hiệu của sự thất bại. Ví dụ, trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp mới, khi cần đầu tư nhiều vào việc xây dựng thương hiệu và mở rộng thị trường, giá vốn hàng bán âm có thể được chấp nhận như một phần của chiến lược phát triển dài hạn.
Cách xử lý giá vốn hàng bán âm
Bước 1: Kiểm tra lại sổ sách, chứng từ
Bước đầu tiên là kiểm tra lại sổ sách và các chứng từ liên quan để xác định nguyên nhân của giá vốn hàng bán âm. Cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để xác định xem liệu có bất kỳ sai sót nào trong quá trình hạch toán hay không.
Bước 2: Sửa chữa sai sót
Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trong sổ sách hoặc chứng từ, doanh nghiệp cần phải sửa chữa ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán. Điều này bao gồm việc điều chỉnh các mục hạch toán không chính xác và loại bỏ các bản ghi sai sót.
Bước 3: Hạch toán lại hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong trường hợp giá vốn hàng bán âm do việc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, doanh nghiệp cần phải thực hiện hạch toán lại để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và chi phí tương ứng. Điều này đòi hỏi tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu kế toán.
Bước 4: Xử lý hàng tồn kho bị hư hỏng, mất mát
Trong trường hợp giá vốn hàng bán âm là kết quả của hàng tồn kho bị hư hỏng hoặc mất mát, cần phải xử lý các vấn đề này một cách kịp thời và hiệu quả. Điều này có thể bao gồm việc điều tra nguyên nhân của sự cố, thực hiện biện pháp ngăn chặn để ngăn chặn tái diễn và điều chỉnh hàng tồn kho và chi phí tương ứng trong sổ sách.
Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược giảm giá vốn hàng bán phù hợp với ngành nghề kinh doanh, quy mô hoạt động và điều kiện thị trường. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc giảm giá vốn không nên ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ, bởi đó là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng và xây dựng uy tín thương hiệu. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, tìm kiếm sự cân bằng giữa việc giảm giá vốn và duy trì chất lượng để đạt được hiệu quả kinh doanh bền vững.
