Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận. Tuy nhiên, quản lý hàng tồn kho không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Bài viết này sẽ thảo luận về xây dựng mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là quá trình giám sát và kiểm soát lượng hàng hóa mà doanh nghiệp lưu trữ. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu trữ và lãng phí. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc hết hàng.
- Giảm thiểu chi phí: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ, chi phí vận chuyển và chi phí lãng phí.
- Tối ưu hóa lợi nhuận: Quản lý hàng tồn kho tốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu.
Để khắc phục những biến động bất ngờ khi kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải duy trì một lượng hàng hoá nhất định. Đây được gọi là hàng tồn kho. Một số người nhận định hàng tồn kho là những sản phẩm đã quá hạn sử dụng và không thể bán được. Tuy nhiên, đây là nhận định hoàn toàn sai lầm.
Trên thực tế, hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng như một phần tài sản của doanh nghiệp. Không chỉ bao gồm sản phẩm chờ bán, hàng tồn kho còn được phân thành 3 loại chính dựa trên vai trò của từng loại trong quá trình sản xuất, kinh doanh hằng ngày: nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm. Việc phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hoá quá trình cung ứng của mình hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số ví dụ về quản lý hàng tồn kho:
- Một nhà bán lẻ quần áo cần quản lý hàng tồn kho để đảm bảo luôn có đủ quần áo với kích cỡ và kiểu dáng phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Họ có thể sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi lượng hàng tồn kho, dự báo nhu cầu và đặt hàng từ nhà cung cấp kịp thời.
- Một nhà sản xuất ô tô cần quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu để đảm bảo luôn có đủ nguyên vật liệu để sản xuất ô tô. Họ có thể sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi lượng nguyên vật liệu tồn kho, dự báo nhu cầu và đặt hàng từ nhà cung cấp kịp thời.
- Một nhà hàng cần quản lý hàng tồn kho thực phẩm để đảm bảo luôn có đủ thực phẩm tươi ngon để phục vụ khách hàng. Họ có thể sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho để theo dõi lượng thực phẩm tồn kho, dự báo nhu cầu và đặt hàng từ nhà cung cấp kịp thời.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho
Có nhiều phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau, mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Dưới đây là một số phương pháp quản lý hàng tồn kho phổ biến:
1. Phương pháp FIFO
FIFO là viết tắt của First In - First Out, nghĩa là "Nhập trước - Xuất trước". Đây là phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc các lô hàng hàng hóa được nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Nói cách khác, hàng hóa nào được nhập vào kho đầu tiên sẽ được ưu tiên xuất kho cho khách hàng trước. Cách thức hoạt động:
- Khi có đơn hàng mới, nhân viên kho sẽ lấy hàng hóa từ lô hàng được nhập kho trước tiên để xuất cho khách hàng.
- Sau khi xuất kho, lô hàng đó sẽ được ghi nhận là đã sử dụng và số lượng tồn kho sẽ được cập nhật.
- Quá trình này được lặp lại cho đến khi tất cả các lô hàng hàng hóa được xuất kho.
2. Phương pháp LIFO
Phương pháp LIFO (Last In - First Out) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc "Nhập sau - Xuất trước". Điều này có nghĩa là những mặt hàng được nhập kho sau sẽ được xuất kho trước. Phương pháp LIFO thường được sử dụng cho các mặt hàng có giá trị tăng theo thời gian, chẳng hạn như rượu vang, kim loại quý và cổ phiếu. Bằng cách sử dụng phương pháp LIFO, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa lợi nhuận bằng cách bán những mặt hàng có giá trị cao hơn trước.
Tuy nhiên, phương pháp LIFO có thể dẫn đến chi phí lưu trữ cao hơn, vì những mặt hàng được nhập kho trước sẽ được lưu trữ trong thời gian dài hơn. Phương pháp LIFO có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận, nhưng nó cũng có thể dẫn đến chi phí lưu trữ cao hơn. Doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ lưỡng ưu nhược điểm của phương pháp LIFO trước khi quyết định sử dụng phương pháp này.
3. Phương pháp EOQ
Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity) là một phương pháp quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi mặt hàng tồn kho. Mục tiêu của phương pháp EOQ là giảm thiểu tổng chi phí hàng tồn kho, bao gồm chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ.Công thức tính EOQ như sau:
EOQ = √(2DS / H)
Trong đó:
- D là nhu cầu hàng năm
- S là chi phí đặt hàng mỗi đơn hàng
- H là chi phí lưu trữ mỗi đơn vị hàng tồn kho mỗi năm
Phương pháp EOQ dựa trên một số giả định, bao gồm:
- Nhu cầu hàng năm là không đổi.
- Chi phí đặt hàng và chi phí lưu trữ là không đổi.
- Không có thời gian chờ đợi giữa việc đặt hàng và nhận hàng.
Trong thực tế, những giả định này có thể không phải lúc nào cũng đúng. Tuy nhiên, phương pháp EOQ vẫn là một công cụ hữu ích để giúp doanh nghiệp xác định số lượng đặt hàng tối ưu.
4. Phương pháp ABC
Phương pháp ABC là một phương pháp quản lý hàng tồn kho dựa trên nguyên tắc phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm dựa trên giá trị và mức độ quan trọng của chúng.
- Nhóm A: Bao gồm các mặt hàng có giá trị cao nhất và quan trọng nhất. Nhóm A thường chiếm khoảng 20% số lượng mặt hàng tồn kho nhưng lại chiếm khoảng 80% giá trị hàng tồn kho.
- Nhóm B: Bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình. Nhóm B thường chiếm khoảng 30% số lượng mặt hàng tồn kho và 15% giá trị hàng tồn kho.
- Nhóm C: Bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp nhất. Nhóm C thường chiếm khoảng 50% số lượng mặt hàng tồn kho nhưng chỉ chiếm 5% giá trị hàng tồn kho.
Phương pháp ABC giúp doanh nghiệp tập trung quản lý vào những mặt hàng quan trọng nhất (nhóm A), từ đó nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho và giảm thiểu chi phí.
5. Phương pháp WAC (Weighted Average Cost)
Phương pháp WAC (Weighted Average Cost) là một phương pháp tính giá vốn hàng bán dựa trên giá trị trung bình của tất cả các mặt hàng trong kho. Phương pháp này thường được sử dụng cho các mặt hàng có giá trị tương đối đồng đều và khó phân biệt giữa các lô hàng khác nhau. Để tính giá vốn hàng bán theo phương pháp WAC, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Tính tổng giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng nhập kho trong kỳ.
- Tính tổng số lượng hàng tồn kho đầu kỳ và số lượng hàng nhập kho trong kỳ.
- Chia tổng giá trị hàng tồn kho cho tổng số lượng hàng tồn kho để tính giá trị trung bình của mỗi đơn vị hàng tồn kho.
- Nhân giá trị trung bình của mỗi đơn vị hàng tồn kho với số lượng hàng bán ra trong kỳ để tính giá vốn hàng bán.
Phương pháp WAC là một phương pháp tính giá vốn hàng bán đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên, phương pháp này có thể không chính xác trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi giá trị của các mặt hàng trong kho có sự chênh lệch lớn.
Quy trình cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Phân loại hàng hóa
Phân loại hàng hóa trong quản lý hàng tồn kho là việc chia hàng hóa thành các nhóm khác nhau dựa trên các tiêu chí nhất định. Việc phân loại hàng hóa giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, tập trung vào những mặt hàng quan trọng nhất và giảm thiểu chi phí. Có nhiều cách để phân loại hàng hóa trong quản lý hàng tồn kho. Dưới đây là một số phương pháp phân loại phổ biến:
- Phân loại theo giá trị: Phân loại hàng hóa thành các nhóm A, B, C dựa trên giá trị của chúng. Nhóm A bao gồm các mặt hàng có giá trị cao nhất, nhóm B bao gồm các mặt hàng có giá trị trung bình và nhóm C bao gồm các mặt hàng có giá trị thấp nhất.
- Phân loại theo mức độ quan trọng: Phân loại hàng hóa thành các nhóm quan trọng, ít quan trọng và không quan trọng. Nhóm quan trọng bao gồm các mặt hàng cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhóm ít quan trọng bao gồm các mặt hàng có thể thay thế được và nhóm không quan trọng bao gồm các mặt hàng không cần thiết.
- Phân loại theo tốc độ luân chuyển: Phân loại hàng hóa thành các nhóm luân chuyển nhanh, luân chuyển trung bình và luân chuyển chậm. Nhóm luân chuyển nhanh bao gồm các mặt hàng được bán ra nhanh chóng, nhóm luân chuyển trung bình bao gồm các mặt hàng được bán ra với tốc độ trung bình và nhóm luân chuyển chậm bao gồm các mặt hàng được bán ra chậm.
Doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp phân loại để phân loại hàng hóa của mình. Việc lựa chọn phương pháp phân loại phù hợp phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và mục tiêu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa
Việc xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa là rất quan trọng đối với quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nó giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu trữ và lãng phí.
1. Cách xác định mức tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho tối thiểu là số lượng hàng tồn kho tối thiểu mà doanh nghiệp cần có để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tránh tình trạng thiếu hàng. Mức tồn kho tối thiểu thường được tính toán dựa trên nhu cầu dự báo, thời gian chờ đợi và mức độ dịch vụ khách hàng mong muốn. Dưới đây là một số phương pháp để xác định mức tồn kho tối thiểu:
- Phương pháp dựa trên nhu cầu: Mức tồn kho tối thiểu được tính bằng nhu cầu dự báo trong thời gian chờ đợi cộng với một lượng dự trữ an toàn.
- Phương pháp dựa trên dịch vụ khách hàng: Mức tồn kho tối thiểu được tính toán để đảm bảo doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng với mức độ dịch vụ mong muốn.
2. Cách xác định mức tồn kho tối đa
Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tồn kho tối đa mà doanh nghiệp có thể lưu trữ mà không vượt quá khả năng lưu trữ hoặc gây ra lãng phí. Mức tồn kho tối đa thường được tính toán dựa trên chi phí lưu trữ, rủi ro lỗi thời và các yếu tố khác. Dưới đây là một số phương pháp để xác định mức tồn kho tối đa:
- Phương pháp dựa trên chi phí lưu trữ: Mức tồn kho tối đa được tính toán dựa trên chi phí lưu trữ và lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Phương pháp dựa trên rủi ro lỗi thời: Mức tồn kho tối đa được tính toán dựa trên rủi ro lỗi thời của hàng hóa.
Bước 3: Sắp xếp kho bãi
Kho bãi được sắp xếp hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giảm thiểu thời gian xử lý hàng hóa và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số nguyên tắc sắp xếp kho bãi hiệu quả:
- Phân loại hàng hóa: Hàng hóa nên được phân loại theo các tiêu chí như giá trị, mức độ quan trọng, tốc độ luân chuyển và kích thước.
- Sử dụng không gian hiệu quả: Nên tận dụng tối đa không gian lưu trữ theo chiều dọc và chiều ngang.
- Dễ dàng tiếp cận: Hàng hóa nên được sắp xếp sao cho dễ dàng tiếp cận và xử lý.
- An toàn: Kho bãi nên được sắp xếp sao cho đảm bảo an toàn cho nhân viên và hàng hóa.
Dưới đây là một số phương pháp sắp xếp kho bãi phổ biến:
- Sắp xếp theo nhóm: Hàng hóa được sắp xếp thành các nhóm dựa trên các tiêu chí phân loại.
- Sắp xếp theo khu vực: Kho bãi được chia thành các khu vực khác nhau để lưu trữ các loại hàng hóa khác nhau.
- Sắp xếp theo dòng chảy: Hàng hóa được sắp xếp theo dòng chảy của quá trình sản xuất hoặc phân phối.
Doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc nhiều phương pháp sắp xếp kho bãi để tối ưu hóa không gian lưu trữ và nâng cao hiệu quả hoạt động. Việc lựa chọn phương pháp sắp xếp phù hợp phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và mục tiêu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Bước 4: Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là quá trình kiểm tra và xác minh số lượng hàng tồn kho thực tế của doanh nghiệp. Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ hàng tồn kho, phát hiện các sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
Kiểm kê định kỳ thường được thực hiện theo các chu kỳ nhất định, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Tần suất kiểm kê định kỳ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và mức độ quan trọng của hàng tồn kho. Có nhiều phương pháp kiểm kê định kỳ khác nhau, bao gồm:
- Kiểm kê toàn bộ: Kiểm tra và xác minh toàn bộ hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Kiểm kê từng phần: Kiểm tra và xác minh một phần hàng tồn kho của doanh nghiệp.
- Kiểm kê đột xuất: Kiểm tra và xác minh hàng tồn kho một cách bất ngờ.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp kiểm kê định kỳ phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
Tóm lại, quản lý hàng tồn kho là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng nguyên vật liệu và sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa lợi nhuận.
