Cách quản lý kho hiệu quả & +8 kinh nghiệm lưu trữ hàng hóa

Trong mọi lĩnh vực kinh doanh liên quan đến hàng hóa, việc quản lý kho hàng luôn là yếu tố được các nhà bán hàng và doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Đây cũng là vấn đề ảnh hưởng trực tiếp để hoạt động kinh doanh, quản lý và kiểm soát quá trình vận hành của các nhà bán hàng, doanh nghiệp. Hiểu được vấn đề này, UpBase sẽ chia sẻ với bạn về những cách quản lý kho hiệu quả, được đông đảo các nhà bán hàng, doanh nghiệp áp dụng thành công. Đó là những cách gì? Mời bạn cùng đón xem nhé!

Những vấn đề trong quản lý kho hàng

Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, bạn cần biết xác định và khắc phục các vấn đề khi quản lý. Sau đây là một số vấn đề trong quản lý kho hàng mà bạn cần quan tâm.

1. Không cập nhật lượng hàng tồn kho thường xuyên

Khi không cập nhập lượng hàng tồn kho thường xuyên, có thể dẫn đến tình trạng thiếu hàng bán cho khách. Thêm vào đó, việc giữ hàng tồn kho quá lâu cũng làm tăng thêm chi phí lưu trữ hàng, tăng nguy cơ xảy ra các rủi ro về hỏng móc, khiến hàng hóa bị phân hủy và không thể bán được.

2. Chưa tối ưu việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa

Nếu hàng hóa không được tối ưu trong quá trình sắp xếp và lưu trữ sẽ dễ dẫn đến tình trạng lãng phí không gian trong kho, tăng chi phí thuê hoặc tạo thêm không gian lưu trữ. Mặt khác, việc sắp xếp không đúng cách là nguyên nhân dẫn đến tình trạng mất mát hàng hóa do hỏng hóc, nhầm lẫn hàng hoặc bị trộm cắp,...

3. Nhân viên chưa có đủ năng lực để quản lý kho hàng

Nhân viên chưa đủ năng lực để quản lý kho hàng là một vấn đề nghiêm trọng và thường xảy ra phổ biến đối với các nhà bán hàng, doanh nghiệp. Khi nhân viên không đủ kiến thức và kỹ năng để quản lý kho hàng, có thể dẫn đến tình trạng xuất nhập kho sai quy trình, ảnh hưởng đến việc kiểm kê và sắp xếp hàng hóa đúng cách.

4. Thiếu hệ thống quản lý kho hàng

Những hậu quả của việc thiếu hệ thống quản lý kho hàng có thể gây ra các vấn đề trong việc vận hành và duy trì hiệu suất bán hàng. Sử dụng hệ thống quản lý kho hàng là cách tốt nhất và hiệu quả nhất để theo dõi và đánh giá quá trình hoạt động kinh, triển khai các phương án xử lý hàng tồn kho một cách tốt nhất.

Hướng dẫn cách quản lý kho hàng hiệu quả

Sau khi đã xác định được các vấn đề, tiếp theo, bạn có thể tìm hiểu thêm những cách quản lý kho hàng hiệu quả, được nhiều nhà bán hàng áp dụng thành công.

1. Xác định mục tiêu quản lý kho

Bạn cần có định hướng rõ ràng trong việc đặt mục tiêu quản lý kho hàng. Điều này sẽ giúp bạn có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của kho hàng dựa trên những định hướng và mục tiêu đã đề ra trước đó. Xác định mục tiêu cụ thể là phương án giúp bạn giải quyết cốt lõi vấn đề một cách hiệu quả và tối ưu nhất, cải thiện quy trình vận hành và hoạt động kinh doanh.

2. Quy hoạch kho hàng

Quy hoạch kho hàng là quy trình tối ưu hóa trong việc tổ chức các hoạt động lưu trữ và xử lý kho hàng. Quy hoạch kho hàng thường được thực hiện với các bước như đánh giá nhu cầu lưu trữ, bố trí kho hàng, thiết lập cơ sở hạ tầng, xây dựng quy trình và đào tạo nhân viên. Khi bạn càng chi tiết và chỉn chu trong các bước quy hoạch kho hàng thì càng nâng cao và tối ưu được hiệu quả.

3. Sắp xếp hàng hóa

Sắp xếp và bố trí hàng hóa phù hợp giúp tối ưu trong việc sử dụng không gian lưu trữ hàng hóa. Khi hàng hóa được sắp xếp một cách khoa học có thể giúp tận dụng tối đa diện tích và tiết kiệm được một khoản chi phí nhất định. Sắp xếp hàng hóa là một trọng những vấn đề quan trọng trong việc quản lý kho hàng nói riêng và trong hoạt động kinh doanh nói chung.

4. Kiểm soát và giải quyết hàng tồn kho

Kiểm soát và giải quyết hàng tồn kho là quá trình theo dõi và quản lý số lượng hàng hóa được lưu trữ trong kho, đảm bảo hàng hóa trong kho được duy trì ở mức có thể kiểm soát, ít gây ra những ảnh hưởng trong quá trình vận hành. Tùy thuộc vào từng thời điểm, từng lĩnh vực khác nhau, nhiều phương pháp kiểm soát và xử lý hàng tồn kho được áp dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động.

5. Tuân thủ các quy định về an toàn kho bãi

Không nên bỏ qua việc tuân thủ các quy định về an toàn kho bãi vì điều này có thể gây ra những thiệt hại về vật chất lẫn nhân lực nghiêm trọng. Các hoạt động thực hiện và tuân thủ các quy định an toàn cần được các nhà bán hàng, doanh nghiệp áp dụng để đảm bảo an toàn cho nhân viên, tài sản và hàng hóa.

6. Xây dựng quy trình quản lý kho hàng

Xây dựng quy trình quản lý kho hàng là lập ra một kế hoạch chi tiết bao gồm các bước cần thực hiện nhằm tối ưu hiệu quả trong việc quản lý và tiết kiệm một khoản chi phí nhất định. Các bước cần có trong quá trình xây dựng quy trình như nhập hàng, xuất hàng, lưu trữ hàng, kiểm kê hàng, báo cáo,... khi thực hiện tốt sẽ mang lại một quy trình vận hành tối ưu.

Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả

Việc sắp xếp, theo dõi và kiểm soát hàng hóa khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:

1. Bố trí kho hàng hợp lý

Bố trí kho hàng hợp lý góp phần tối ưu việc sử dụng không gian lưu trữ hợp lý, dễ dàng quản lý và kiểm soát hàng hóa một cách phù hợp. Để bố trí kho hàng hợp lý, bạn cần quan tâm đến các yếu tố như:

• Tối ưu diện tích kho: Sử dụng kệ cao tầng để tận dụng chiều cao của kho. Sắp xếp hàng hóa phù hợp với kích thước, chừa không gian thuận tiện cho việc lấy hàng.
• Sắp xếp hàng theo nhóm: Có thể bố trí hàng hóa theo mã sản phẩm, theo mẫu, theo loại hàng,... giúp kiểm soát và quản lý hàng tốt hơn.
• Đảm bảo an toàn: Lắp đặt các hệ thống camera, báo cháy, chữa cháy đầy đủ để ngăn chặn các vấn đề phức tạp có thể xảy ra.

2. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập kho

Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập kho để hỗ trợ cho việc quản lý số lượng hàng hóa trong kho, tránh tình trạng thất thoát hàng hóa do sai sót khi nhập hàng vào kho. Đảm bảo hàng hóa được cung cấp đều đặn trong quá trình bán hàng, tránh gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.

3. Sử dụng phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý kho là công cụ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho một số hoạt động. Với nhiều tính năng hữu ích, phần mềm quản lý kho mang lại những lợi ích cho nhà bán hàng, doanh nghiệp.

• Tự động hóa các quy trình quản lý kho: Các quy trình được tự động hóa với mọi hoạt động quản lý kho, giúp tiết kiệm thời gian và mang lại nguồn thông tin hữu ích cho các chiến lược bán hàng.
• Thống kê, báo cáo thông tin: Phần mềm cung cấp các thông tin kho hàng một cách chính xác, kịp thời. Nắm thông tin về tình trạng xuất nhập kho, hàng tồn kho, doanh thu bán hàng,....
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý kho: Quá trình quản lý kho được thiết lập theo quy chuẩn cụ thể nhằm hạn chế những sai sót trong các công động quản lý hàng hóa.

4. Thường xuyên kiểm kho hàng

Thường xuyên kiểm kho hàng để nắm thông tin chính xác về số lượng và tình hình kho hàng. Nhà bán hàng, doanh nghiệp có thể biết được lượng hàng còn tồn đọng trong kho để đưa ra phương án xử lý phù hợp. Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm kho hàng giúp xác định chất lượng hàng hóa, kịp thời loại bỏ những hàng hóa bị hư hỏng, kém chất lượng.

5. Giao trách nhiệm rõ ràng

Trong một tổ chức, trách nhiệm là điều mà mỗi nhân sự đều phải có để duy trì hoạt động kinh doanh một cách ổn định, thúc đẩy sự phát triển của hệ thống. Vì vậy, trong quá trình quản lý kho, việc giao trách nhiệm rõ ràng cho các cá nhân để công việc đạt năng suất và hiệu quả tốt hơn, đảm bảo quyền lợi cho đôi bên.

• Không dồn nhiều việc: Công việc cần được sắp xếp một cách logic, đúng quy trình khi giao cho nhân sự, tránh tình trạng chồng chéo việc dẫn đến khó quản lý và kiểm soát, ảnh hưởng đến cả hệ thống.
• Tăng cường trách nhiệm: Khi được giao trách nhiệm rõ ràng, nhân sự sẽ có ý thức hơn khi làm việc, cùng với đó sự cố gắng và nỗ lực để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
• Tránh xảy ra mâu thuẫn: Trách nhiệm rõ ràng có thể giảm tình trạng mâu thuẫn trong quá trình làm việc chung. Hạn chế xảy ra xung đột theo chiều hướng tiêu cực, gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc.

6. Đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên kho

Đào tạo về chuyên môn và kỹ năng cho nhân viên kho để đảm bảo các nhân sự được tiếp thu kiến thức đầy đủ, làm việc đúng quy chuẩn và giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có.

• Đào tạo nghiệp vụ: Hướng dẫn nhân sự về các quy trình và nguyên tắc trong các công đoạn quản lý kho như nhập hàng, xuất hàng, sắp xếp hàng, xử lý hàng tồn kho,...
• Đào tạo sử dụng phần mềm: Với thời đại công nghệ tiên tiến như hiện nay, mỗi nhân sự đều cần phải thành thạo về kỹ năng sử dụng phần mềm để tăng hiệu quả cho công việc.
• Đào tạo kỹ năng: Chương trình đào tạo về kỹ năng được chia theo nhiều nhóm đa dạng, có thể là kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực cụ thể, kỹ năng xử lý vấn đề, kỹ năng về an toàn lao động,...

7. Vẽ sơ đồ kho hàng

Vẽ sơ đồ kho hàng giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn cách sắp xếp và quản lý hàng hóa. Sơ đồ giúp khai thác triệt để không gian trong kho hàng, sắp xếp hàng hóa ở những vị trí phù hợp để tiện cho việc xuất nhập hàng, đảm bảo an toàn lao động. Việc vẽ sơ đồ kho hàng cần phải chính xác so với thực tế, hạn chế tối đa các sai số vì điều này có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng về sau.

8. Phân loại, dán nhãn cho hàng hóa

Để quản lý kho hàng hiệu quả hơn, các nhà bán hàng, doanh nghiệp thường sử dụng các cách khác nhau để phân loại, dán nhãn cho hàng hóa, giúp dễ dàng nhận biết và tìm kiếm hàng hóa trong kho. Ngoài ra, phân loại hàng hóa giúp quá trình vận chuyển được cẩn trọng và kỹ lưỡng hơn, đặc biệt là đối với các mặt hàng dễ vỡ, hàng điện tử, hàng hóa chất lỏng,...

Tùy vào tính chất của mỗi ngành hàng mà bạn có thể áp dụng các cách quản lý kho hiệu quả. Song song với những công cụ hỗ trợ quản lý kho thì bạn cũng cần đến sự hòa hợp với yếu tố con người để quy trình được vận hành một cách trơn tru và mượt mà hơn. Hy vọng bài viết sẽ mang lại cho bạn những thông tin hữu ích trong quá trình vận hành và quản lý kho hàng. Đừng quên theo dõi UpBase để đón đọc những bài viết mới nhất nhé!