File Excel quản lý bán hàng [Tải MIỄN PHÍ] & Cách tạo đơn giản

Nếu hoạt động kinh doanh của bạn chưa đòi hỏi đến sự hỗ trợ của những phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp và phức tạp, thì bạn có thể chọn sử dụng các mẫu file excel quản lý bán hàng đơn giản mà hiệu quả để vừa tối ưu năng suất, vừa tiết kiệm chi phí. Trong bài viết này, Upbase sẽ share cho bạn một số mẫu file excel quản lý thông dụng và thiết yếu nhất!

Lợi ích và hạn chế của việc sử dụng file Excel/Google Sheet quản lý bán hàng

Dưới đây là những lợi ích và hạn chế của việc sử dụng file Excel/Google Sheet trong quản lý bán hàng:

1. Lợi ích

Về mặt lợi ích, file Excel/Google Sheet có thể giúp ích như sau:

• Đơn giản, dễ sử dụng: Excel là một công cụ có giao diện thân thiện và dễ học, ngay cả với người dùng không có chuyên môn về công nghệ.
• Tiết kiệm chi phí: Google Sheet là một công cụ free, do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí đầu tư.
• Tính linh hoạt: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính theo nhu cầu và mục đích sử dụng.
• Thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ: Excel là một giải pháp phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ có quy mô hoạt động đơn giản.

2. Hạn chế

Về mặt hạn chế, file Excel/Google Sheet có thể không hữu ích trong một số trường hợp:

• Dữ liệu không được đảm bảo an toàn: Excel chỉ lưu trữ dữ liệu dưới dạng tập tin đơn giản, do đó khả năng bảo mật dữ liệu thấp.
• Ít tính năng chuyên sâu: Excel không có nhiều tính năng chuyên sâu như các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp, do đó khó đáp ứng được nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp có quy mô hoạt động phức tạp.
• Gây tốn thời gian và công sức: Việc nhập liệu và xử lý dữ liệu trên Excel có thể gây tốn thời gian và công sức, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có quy mô hoạt động lớn.
• Khó khăn trong việc cộng tác: Excel không có tính năng cộng tác mạnh mẽ, do đó việc nhiều người dùng cùng làm việc trên một bảng tính có thể gây khó khăn trong việc theo dõi và quản lý các thay đổi.

Các mẫu file Excel quản lý bán hàng đơn giản [download miễn phí]

*Ghi chú: Có thể sử dụng để áp dụng trên nhiều ngành hàng như quẩn áo, mỹ phẩm, tạp hóa, vật liệu xây dựng, v.v.

Các mẫu file Excel quản lý bán hàng đơn giản bao gồm:

1. Mẫu file Excel quản lý khách hàng

File Excel quản lý khách hàng chuẩn sẽ cần có những thông tin cơ bản sau:

• Họ tên khách hàng.
• Ngày sinh của khách hàng.
• Số điện thoại hoặc Email.
• Mã khách hàng.
• Địa chỉ.
• Lịch sử giao dịch (mặt hàng/dịch vụ đã trải nghiệm, giá trị đơn hàng, review/ phản ánh của khách).
• Lịch sử liên hệ: Danh sách các lần liên hệ của nhân viên với khách hàng, bao gồm ngày liên hệ và nội dung.
• Ghi chú: Các chú thích khác về khách hàng.

Mẫu file Excel quản lý khách hàng là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả.

⇒ Link tải: file Excel quản lý khách hàng

2. Mẫu file Excel quản lý đơn hàng

Mẫu file Excel quản lý đơn hàng thường bao gồm các cột thông tin cơ bản sau:

• Mã đơn hàng: Mã số duy nhất để nhận diện đơn hàng.
• Ngày đặt hàng: Ngày khách hàng đặt hàng.
• Tên khách hàng: Tên hoặc thông tin liên hệ của khách hàng.
• Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ nhận hàng của khách hàng.
• Thông tin sản phẩm: Tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng sản phẩm, giá sản phẩm.
• Tổng tiền: Tổng giá trị đơn hàng.
• Trạng thái đơn hàng: Trạng thái đơn hàng hiện tại (chưa xử lý, đã xử lý, đã giao hàng, đã hủy,...).

Tùy vào nhu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, bạn có thể tùy chỉnh linh hoạt các trường thông tin và form sao cho phù hợp và thuận tiện theo dõi nhất.

⇒ Link tải: file Excel quản lý đơn hàng

3. Mẫu file Excel quản lý doanh thu

Mẫu file Excel quản lý doanh thu là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp theo dõi và phân tích doanh thu một cách hiệu quả. Mẫu file này thường bao gồm các sheet sau:

• Sheet theo dõi hàng tồn kho: Sheet này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa/dịch vụ tồn kho, giúp tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc tồn kho quá nhiều.
• Sheet theo dõi khách hàng: Sheet này giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin về khách hàng, bao gồm tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email,...
• Sheet theo dõi chi phí: Sheet này giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản chi phí, bao gồm chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý,...

Việc sử dụng các trường thông tin và hàm Excel cụ thể sẽ phụ thuộc vào cách tổ chức cũng như nhu cầu quản lý doanh thu cụ thể của doanh nghiệp.

⇒ Link tải: file Excel quản lý doanh thu

4. Mẫu file Excel quản lý công nợ

Mẫu file Excel quản lý công nợ thường được chia thành hai phần chính:

• Danh mục khách hàng/nhà cung cấp: Phần này bao gồm các thông tin cơ bản về khách hàng/nhà cung cấp như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ, mã số thuế, mã số theo dõi,...
• Công nợ phải trả: Phần này bao gồm các thông tin về công nợ phải trả của doanh nghiệp cho khách hàng/nhà cung cấp như nội dung công nợ, khoản phải trả đầu kỳ, phải trả tăng - giảm, khoản phải trả cuối kỳ, ghi chú và tên người thực hiện.

Việc sử dụng mẫu file Excel này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý công nợ một cách hiệu quả hơn, tránh các sai sót và đảm bảo quyền lợi của khách hàng.

⇒ Link tải: file Excel quản lý công nợ

Hướng dẫn cách tạo file Excel/Google Sheet quản lý bán hàng

Để tạo file Excel/Google Sheet quản lý bán hàng, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Thiết lập các sheet dữ liệu cần thiết

Trước tiên, bạn cần tạo các sheet cần thiết cho file quản lý bán hàng của mình. Thông thường, một file quản lý bán hàng cần có các sheet sau:

• Sheet khách hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, email,...
• Sheet sản phẩm: Lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm, bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá bán,...
• Sheet đơn hàng: Lưu trữ thông tin chi tiết về các đơn hàng đã bán, bao gồm số đơn hàng, ngày bán, khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá trị,...
• Sheet báo cáo: Lưu trữ các báo cáo về hoạt động bán hàng, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, thị phần,...

2. Nhập dữ liệu vào file Excel/Google Sheet

Sau khi tạo các sheet cần thiết, bạn cần thiết lập cấu trúc dữ liệu cho các sheet đó. Cấu trúc dữ liệu phải phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp bạn.

Ví dụ, đối với sheet khách hàng, bạn có thể nhập cấu trúc dữ liệu như sau:

3. Sử dụng các hàm Excel/Google Sheet để quản lý bán hàng

Excel/Google Sheet là một công cụ mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thu chi, bán hàng online. Với các hàm và công cụ tích hợp sẵn, Excel/Google Sheet có thể giúp bạn theo dõi khách hàng, đơn hàng, doanh số và nhiều hơn nữa. Dưới đây là một số hàm Excel/Google Sheet phổ biến được sử dụng trong quản lý bán hàng:

• SUM: Dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: để tính tổng doanh thu của tất cả đơn hàng, bạn có thể sử dụng công thức "=SUM(B2:B10)".
• AVERAGE: Dùng để tính trung bình cộng các giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: để tính trung bình giá bán của tất cả sản phẩm, bạn có thể sử dụng công thức "=AVERAGE(C2:C10)".
• COUNT: Dùng để đếm số ô chứa giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: để đếm số lượng đơn hàng đã được đặt, bạn có thể sử dụng công thức "=COUNT(B2:B10)".
• COUNTIF: Dùng để đếm số ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện nhất định. Ví dụ: để đếm số lượng đơn hàng được đặt từ khách hàng ở Hà Nội, bạn có thể sử dụng công thức "=COUNTIF(B2:B10, 'Hà Nội')".
• VLOOKUP: Dùng để tìm kiếm giá trị trong một bảng dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Ví dụ: để tìm tên khách hàng của một đơn hàng, bạn có thể sử dụng công thức "=VLOOKUP(B2, A2:C10, 2, FALSE)".

Ngoài ra, Excel/Google Sheet còn cung cấp nhiều hàm và công cụ khác có thể được sử dụng trong quản lý bán hàng, chẳng hạn như:

• IF: Dùng để thực hiện một hành động dựa trên điều kiện.
• AND: Dùng để nối hai hoặc nhiều điều kiện.
• OR: Dùng để nối hai hoặc nhiều điều kiện.
• DATE: Dùng để tạo giá trị ngày tháng.
• TIME: Dùng để tạo giá trị thời gian.
• TEXT: Dùng để định dạng văn bản.
• FILTER: Dùng để lọc dữ liệu dựa trên điều kiện.
• SORT: Dùng để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự.
• PIVOT TABLE: Dùng để tổng hợp dữ liệu.

Kết hợp file Excel quản lý bán hàng với các phần mềm khác

File Excel là một công cụ quản lý bán hàng phổ biến, đơn giản và dễ sử dụng. Tuy nhiên, quản lý bán hàng bằng Excel cũng có những hạn chế nhất định như:

• Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu lớn.
• Khó dàng xảy ra sai sót.
• Không có khả năng tự động hóa các quy trình.
• Không có khả năng phân tích dữ liệu nâng cao.

1. Kết hợp với phần mềm CRM

Để khắc phục những hạn chế này, doanh nghiệp có thể kết hợp file Excel quản lý bán hàng với phần mềm CRM. Việc kết hợp này mang lại những lợi ích sau:

• Tích hợp thông tin khách hàng từ Excel sang CRM, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khách hàng và lịch sử giao dịch.
• Tự động hóa các tác vụ bán hàng, chẳng hạn như tạo đơn hàng, tạo báo giá, và gửi email cho khách hàng.
• Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch marketing, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chiến dịch.

2. Kết hợp với phần mềm ERP

Đây là một giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng hiệu quả hơn:

• Tích hợp thông tin bán hàng từ Excel sang ERP, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh.
• Tự động hóa các tác vụ liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như tạo hóa đơn, nhập hàng, và xuất kho.
• Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền và tài chính doanh nghiệp.

3. Kết hợp với phần mềm POS

Việc kết hợp file Excel quản lý bán hàng với phần mềm POS mang lại nhiều lợi ích cho các cửa hàng, bao gồm:

• Tự động hóa việc nhập liệu từ POS sang Excel, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Theo dõi hoạt động bán hàng tại cửa hàng, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
• Quản lý nhân viên bán hàng, giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng.

Trên đây là một số mẫu file Excel quản lý bán hàng thông dụng và dễ sử dụng nhất cho doanh nghiệp/nhà bán lẻ. Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu được cách để tạo một file Excel quản lý bán hàng hiệu quả và tìm được file mẫu phù hợp với nhu cầu của mình!