Xây dựng P&L kênh eCommerce cho Thương hiệu và Doanh nghiệp

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (P&L) là một phần quan trọng trong lĩnh vực kế toán và tài chính. Đặc biệt là với các doanh nghiệp kinh doanh trên TMĐT, ngoài các chi phí Marketing, chi phí vận hành, doanh nghiệp còn cần chi trả các khoản chi phí giao dịch và thanh toán với sàn. Cùng UpBase Blog tìm hiểu về cách xây dựng P&L chuẩn cho Doanh nghiệp/ Thương hiệu có kinh doanh trên sàn TMĐT!

Doanh nghiệp cần nắm những gì về P&L?

P&L là gì?

• P&L viết tắt của “Profit and Loss” (Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh). Đây là một báo cáo tài chính cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh thu, chi phí và lợi nhuận của một công ty.
• Nó giúp các nhà đầu tư và các bên liên quan khác hiểu cách công ty hoạt động và liệu nó có khả năng tạo ra lợi nhuận hay không.
• Báo cáo P&L được tính bằng cách lấy tổng doanh thu của công ty và trừ đi tổng chi phí, bao gồm cả thuế. Kết quả (thu nhập ròng) âm là Doanh nghiệp thua lỗ và dương là có lãi.

Tại sao P&L quan trọng?

• P&L cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động TMĐT của Doanh nghiệp. Từ đó giúp ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định và chiến lược rõ ràng theo từng giai đoạn, ngắn và dài hạn.
• Một P&L tiêu cực có thể là dấu hiệu cảnh báo về vấn đề trong hoạt động của công ty, nhưng đôi khi nhà đầu tư vẫn tin tưởng vào tiềm năng dài hạn của công ty.
• P&L thường được xem xét cùng với bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ để đánh giá tình hình tài chính của công ty

Các thành phần cần có của P&L:

• Thu thập dữ liệu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận hoặc tổn thất của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Phân loại và phân tích các khoản chi phí, bao gồm chi phí vận hành, chi phí sản xuất và chi phí quản lý.
• Tính toán lợi nhuận hoặc tổn thất bằng cách trừ tổng chi phí từ doanh thu

Một số lưu ý khi lập báo cáo P&L:

• Sử dụng dữ liệu chính xác: Hãy đảm bảo rằng tất cả dữ liệu được sử dụng trong báo cáo P&L đều chính xác và cập nhật mới nhất. Doanh nghiệp có thể lấy dữ liệu từ hệ thống báo cáo của sàn (Seller Center), hệ thống quản lý bán hàng (OMS), hệ thống quản lý kho hàng (WMS), hệ thống kế toán, v.v.
• Phân loại chi phí hợp lý: Phân loại chi phí một cách hợp lý để doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và phân tích. Ví dụ, doanh nghiệp có thể phân loại chi phí theo hoạt động (chi phí marketing, chi phí nhân công, v.v.) hoặc theo bộ phận (bộ phận marketing, bộ phận bán hàng, v.v.).
• So sánh theo thời gian: So sánh báo cáo P&L của các kỳ khác nhau để theo dõi hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo thời gian.
• Phân tích xu hướng: Phân tích xu hướng của các khoản mục trong báo cáo P&L để xác định những cơ hội và thách thức tiềm ẩn.

Bằng cách lập báo cáo P&L một cách thường xuyên và phân tích kỹ lưỡng, Doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp trên TMĐT. Từ đó đưa ra chiến lược cho giai đoạn phát triển tiếp theo.

Khi kinh doanh trên Thương mại điện tử, cơ cấu về Doanh thu và Chi phí của Doanh nghiệp sẽ khác so với cơ cấu Doanh thu và Chi phí của các kênh bán hàng truyền thống hoặc phân phối. Do đó, để xây dựng một báo cáo P&L chính xác nhằm xác định đúng hiệu quả họa động kinh doanh trên sàn. Doanh nghiệp cần nắm được chính xác từng nguồn doanh thu và chi phí của kênh bán TMĐT của doanh nghiệp.

Các bước thiết lập 1 báo cáo P&L của gian hàng TMĐT cho Doanh nghiệp

Với một doanh nghiệp sở hữu nhiều gian hàng trên ít nhất là 1-2 sàn TMĐT: Shopee, Tiki, Lazada, TikTok Shop, Brand owned website,... cần xác định rõ cơ cấu Doanh thu và Chi phí của từng sàn. Các sàn TMĐT điện tử phổ biến hiện tại như Shopee/ Lazada/ TikTok Shop về cơ bản là có các nguồn doanh thu và chi phí gần tương tự nhau.

Xác định rõ cơ cấu doanh thu và chi phí, thực hiện report đầy đủ thông tin và dữ liệu trước khi lập báo cáo P&L

Các hoạt động mang lại Doanh thu chính trên TikTok Shop hiện tại thường đến từ nguồn quảng cáo (Ads), livestream, trung tâm mua sắm, booking KOC/KOL. Cơ cấu chi phí cũng sẽ được chia theo cơ cấu nguồn Doanh thu. Với gian hàng Shopee hay Lazada, các hoạt động chính mang lại Doanh thu kể đến như quảng cáo nội sàn, các gói/ chương trình marketing solutions, các chương trình quà tặng/ combo thúc đẩy, quảng cáo ngoại sàn (CPAS), livestream. Để có thể đối soát và tổng hợp đầy đủ thông tin, dữ liệu, chỉ số Doanh nghiệp có thể:

• Sử dụng các nền tảng, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh, đa sàn: Các phần mềm như UpBase SMEs, Haravan, Sapo,... cho phép Doanh nghiệp quản lý tập trung nhiều gian hàng TMĐT cùng lúc trên một giao diện. Nền tảng này cung cấp các tính năng tự động hóa quy trình bán hàng, quản lý kho hàng, theo dõi đơn hàng, đối soát tài chính, v.v., giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Áp dụng quy trình đối soát tài chính chặt chẽ:

Thiết lập quy trình đối soát rõ ràng: Xác định các bước đối soát cụ thể, bao gồm thời gian đối soát, người chịu trách nhiệm, phương thức đối soát (thủ công hoặc tự động), v.v.

Sử dụng phần mềm đối soát: Các phần mềm như UpBase SMEs, Nhanh.vn, Sapo Biz, BePOS,... giúp tự động đối soát dữ liệu đơn hàng, doanh thu, chi phí giữa các gian hàng TMĐT và các kênh thanh toán, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác.

Kiểm tra đối soát định kỳ: Thực hiện đối soát tài chính định kỳ theo ngày, tuần hoặc tháng để kịp thời phát hiện và xử lý sai sót.

• Lưu trữ dữ liệu an toàn:

Sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây: Lưu trữ dữ liệu bán hàng, tài chính trên các dịch vụ lưu trữ đám mây uy tín như Google Drive, Dropbox, iCloud,... giúp đảm bảo an toàn dữ liệu và dễ dàng truy cập từ mọi nơi.

Sao lưu dữ liệu định kỳ: Thực hiện sao lưu dữ liệu thường xuyên để đề phòng trường hợp mất mát dữ liệu do sự cố kỹ thuật hoặc hacker tấn công.

P&L kênh Thương mại điện tử của doanh nghiệp

Sau khi tổng hợp và báo cáo, có được dữ liệu đảm bảo chính xác, Doanh nghiệp có thể tiến hành thiết lập báo cáo P&L. Báo cáo P&L trên của gian hàng Thương mại điện tử cần đảm bảo đầy đủ các nhóm:

• Doanh thu hàng bán (% chiết khấu nếu có)
• Nhóm chi phí bán hàng: Tổng hợp tất cả các chi phí bán hàng (quy định theo từng mức của từng sàn)
• Nhóm chi phí Marketing: Tổng hợp tất cả các hạng mục chi phí liên quan tới hoạt động Marketing đã tổng hợp báo cáo trước đó
• Nhóm chi phí sản phẩm: Các chi phí liên quan tới sản phẩm bán mà Doanh nghiệp cần bỏ ra như chi phí quà tặng, chi phí voucher,...
• Giá vốn hàng bán
• Nhóm chi phí vận hành: Ví dụ như chi phí nhân sự vận hành giàn hàng, công cụ dụng cụ sử dụng cho quá trình vận hành, chi phí fulfillment,...

Từ đó Doanh nghiệp có thể tính được lợi nhuận sau khi trừ đi giá vốn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm một số chỉ số quan trọng khác trong báo cáo P&L như:

• Giá vốn hàng bán: [Tổng COGS] / [Tổng doanh thu] x 100%
• Điểm hòa vốn: [Tổng chi phí hoạt động] / [Tỷ suất lợi nhuận ròng]
• Vòng quay hàng tồn kho: [Doanh thu bán hàng] / [Giá trị hàng tồn kho trung bình]
• Lợi nhuận gộp trên tỷ lệ doanh thu: [Lợi nhuận gộp] / [Tổng doanh thu] x 100%

Note: Sau khi nhận đăng ký nhận tài liệu, vui lòng kiểm tra email của bạn. Nếu không có mail trong hộp thư chính, hãy kiểm tra hộp thư spam. Nếu không thấy ảnh và video của email hãy click "báo cáo đây không phải mail spam".

Quản lý vận hành, đối soát tài chính nhiều gian hàng TMĐT với UpBase SMEs

Việc quản lý vận hành và đối soát tài chính cho nhiều gian hàng thương mại điện tử (TMĐT) có thể trở nên phức tạp và dễ dẫn đến sai sót, thất thu dữ liệu nếu không có chiến lược phù hợp. Mỗi sàn sẽ có các chi phí khác nhau, giá bán, giá quà tặng, chi phí chiết khấu,... khác nhau tùy theo chiến dịch. Doanh nghiệp cần nắm rõ và đối soát chính xác những dữ liệu này để có thể thiết lập một báo cáo P&L chuẩn.

Phần mềm quản lý bán hàng đa sàn UpBase SMEs hỗ trợ Kế toán đối soát đơn hàng và xuất hóa đơn TMĐT

Tính năng xuất hoá đơn bán hàng trên phần mềm UpBase SMEs không chỉ giúp bộ phận kế toán của doanh nghiệp xuất hoá đơn nhanh chóng, mà còn hỗ trợ tính toán chi phí, thuế suất một cách chính xác.Giờ đây, các doanh nghiệp đã có thể:

• Bỏ qua những bước tính toán thủ công trên Excel mà vẫn kiểm soát được mọi chi phí cho từng đơn hàng
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực
• Giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hoá đơn

UpBase SMEs hỗ trợ phân tích hiệu quả kinh doanh gian hàng trên sàn TMĐT

Tính năng Phân tích trên phần mềm UpBase SMEs không chỉ giúp các doanh nghiệp quản lý tốt hơn các hoạt động hàng ngày mà còn cung cấp những công cụ mạnh mẽ để phân tích và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh:

- Cập nhật biến động lãi lỗ, tình hình kinh doanh

- Theo dõi doanh thu, chi phí chi tiết theo từng ngày

- Theo dõi xu hướng sản phẩm, hiệu suất của gian hàng

Sử dụng UpBase SMEs, các doanh nghiệp có thể nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng nhanh chóng với các thay đổi của thị trường và đạt được sự tăng trưởng bền vững.

Tính năng quản lý vận hành gian hàng TMĐT toàn diện trên UpBase SMEs

Ngoài tính năng hỗ trợ về phân tích kinh doanh và đối soát tài chính, phần mềm UpBase SMEs còn giúp Doanh nghiệp quản lý bán hàng đa sàn toàn diện.

UpBase SMEs hỗ trợ đồng bộ dữ liệu gian hàng đa sàn chỉ trên 1 nền tảng. Với tính năng toàn diện từ quản lý gian hàng (quản lý sản phẩm, quản lý đơn hàng, quả lý kho) tới marketing, báo cáo, chăm sóc khách hàng, fulfillment, tài chính và đối soát. Giúp doanh nghiệp quản trị quản diện, tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu quả kinh doanh.