Bạn đang gặp khó khăn khi quản lý hóa đơn bán hàng truyền thống, hóa đơn ghi tay? Việc ghi chép hóa đơn thủ công, gõ tay dễ dẫn đến sai sót. Do đó, giải pháp tối ưu cho bạn khi này là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn. UpBase sẽ bật mí cho bạn 5 phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất hiện nay! Cùng khám phá nhé!
Các tính năng chính của phần mềm quản lý hóa đơn
Phần mềm quản lý hóa đơn bán hàng sẽ giúp bạn xử lý hóa đơn đầu vào một cách dễ dàng, chuyên nghiệp. Các tính năng chính của một phần mềm quản lý hóa đơn gồm có:
1. Tạo lập và gửi hóa đơn
Tính năng tạo lập và gửi hóa đơn giúp:
- Tạo hóa đơn tự động: Dựa trên dữ liệu có sẵn (đơn hàng, hợp đồng), tự động tạo hóa đơn với đầy đủ thông tin cần thiết.
- Tùy chỉnh mẫu hóa đơn: Bạn có thể chọn từ các mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với thương hiệu.
- Gửi hóa đơn trực tuyến: Gửi hóa đơn qua email, tin nhắn SMS, hoặc các nền tảng liên lạc khác.
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và ngôn ngữ: Phù hợp với hoạt động kinh doanh quốc tế.
- Tạo hóa đơn định kỳ: Tự động tạo và gửi hóa đơn cho các dịch vụ, sản phẩm có tính chất định kỳ.
2. Quản lý và theo dõi hóa đơn
Tính năng quản lý và theo dõi hóa đơn giúp:
- Lưu trữ hóa đơn tập trung: Lưu trữ an toàn, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất mọi lúc mọi nơi.
- Theo dõi trạng thái hóa đơn: Theo dõi tình trạng đã gửi, đã xem, đã thanh toán,...
- Cảnh báo hạn thanh toán: Nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, tránh trễ hạn.
- Quản lý công nợ: Theo dõi công nợ của từng khách hàng, xuất báo cáo tổng hợp.
- Kết nối với hệ thống kế toán: Tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn với phần mềm kế toán, hạn chế sai sót.
3. Báo cáo và phân tích
Tính năng báo cáo và phân tích giúp:
- Báo cáo doanh thu, chi phí: Theo dõi dòng tiền, đánh giá hiệu quả kinh doanh.
- Báo cáo tình hình thanh toán: Theo dõi tỷ lệ thanh toán, phân tích hành vi khách hàng.
- Báo cáo hóa đơn xuất, nhập: Tổng hợp số liệu hóa đơn theo thời gian, khách hàng, sản phẩm,...
- Phân tích dữ liệu: Cung cấp các biểu đồ, thống kê trực quan giúp dễ dàng phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh.
4. Các tính năng bổ trợ
Ngoài ra, phần mềm quản lý hóa đơn còn có một số tính năng bổ trợ như:
- Quản lý thông tin khách hàng: Lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng tập trung.
- Quản lý sản phẩm, dịch vụ: Tạo danh mục sản phẩm, dịch vụ với đầy đủ thông tin.
- Tích hợp chữ ký số & hóa đơn điện tử: Đảm bảo tính pháp lý và tiện lợi.
- Kết nối với các phần mềm khác: Tăng cường hiệu quả hoạt động, đồng bộ dữ liệu.
- Bảo mật dữ liệu: Sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn thông tin.
TOP 5 phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất hiện nay
Dưới đây là TOP 5 phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất hiện nay, bạn hãy tham khảo ưu điểm của từng phần mềm nhé:
1. Gam Invoice
Gam Invoice là phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra với các tính năng như:
- Tải hàng loạt XML để lưu.
- In hàng loạt HĐĐT kẹp chứng từ.
- Tải PDF gốc mà không cần Email.
- Kết xuất hóa đơn ra BK chi tiết mặt hàng nhận vào Phần mềm kế toán đang sử dụng.
Bạn có thể lựa chọn gói phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Bên cạnh đó, đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, nhiệt tình giúp bạn sử dụng phần mềm hiệu quả nhất.
2. EasyInvoice
EasyInvoice được phát triển bởi Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ và Thương Mại Softdream - công ty hàng đầu trong lĩnh vực phát triển phần mềm, công nghệ phục vụ doanh nghiệp và chính phủ. Các tính năng chính của EasyInvoice gồm:
- Tự động nhập liệu 80% và chính xác. Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế.
- Lưu trữ 10 năm miễn phí.
- Không giới hạn thiết bị truy cập, quản lý tài khoản đăng nhập và phần mềm cho từng nhân viên.
- Cảnh báo tức thì với các hóa đơn không hợp pháp, hợp lý, hợp lệ.
3. MISA meInvoice
Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào của Misa – meInvoice được phát triển bởi công ty cổ phần của Misa, được đánh giá là dễ sử dụng và có nhiều tính năng như:
- Phân tích hóa đơn tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp.
- Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ tập trung trên cùng một địa chỉ duy nhất giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.
- Tự động phân tích, kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán - đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.
4. Bkav eQLHĐ
Phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào Bkav eQLHĐ được phát triển bởi Công ty Cổ phần Bkav đã áp dụng thực tiễn tại rất nhiều các doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. Các tính năng chính của phần phềm như:
- Cho phép đồng bộ hàng ngày và quản lý danh sách thông tin hóa đơn đầu vào bao gồm quản lý các thông tin chi tiết về hóa đơn như: Mẫu số/seri, số hóa đơn/ngày hóa đơn và một số thông tin khác ...
- Đồng bộ hóa đơn, kết xuất XML, in hóa đơn, đính kèm chứng từ, check không hạch toán và xem chi tiết lịch sử hóa đơn.
- Kết xuất hóa đơn ra Excel, nhận hóa đơn đầu vào.
5. EFY-iHOADON
EFY-iHOADON cũng là một trong những phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm này có đầy đủ các tính năng mà một phần mềm quản lý hóa đơn cần có, ngoài ra còn có 2 ưu điểm là dễ dàng tích hợp dữ liệu với các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp (CRM, ERP...), phần mềm kế toán, quản lý bán hàng,… và có thể tự thiết kế các mẫu hóa đơn cho phù hợp với nhu cầu và nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
So sánh các phần mềm quản lý hóa đơn
Bảng so sánh 5 phần mềm quản lý hóa đơn tốt nhất hiện nay:
| Tính năng | Gam Invoice | EasyInvoice | MISA meInvoice | Bkav eQLHĐ | EFY-iHOADON |
|---|---|---|---|---|---|
| Giá cả | Miễn phí cho bản cơ bản, có bản trả phí. | Trả phí. | Trả phí. | Trả phí. | Trả phí. |
| Giao diện | Đơn giản, dễ sử dụng | Đơn giản, dễ sử dụng | Chuyên nghiệp, dễ sử dụng | Chuyên nghiệp, dễ sử dụng | Chuyên nghiệp, dễ sử dụng |
| Tính năng chính | Tạo hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, in hóa đơn. | Tạo hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, in hóa đơn, quản lý kho. | Tạo hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, in hóa đơn, quản lý kho, tích hợp với phần mềm kế toán. | Tạo hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, in hóa đơn, quản lý kho, bảo mật cao. | Tạo hóa đơn điện tử, quản lý khách hàng, quản lý sản phẩm, in hóa đơn, quản lý kho, hỗ trợ đa ngôn ngữ. |
| Tích hợp | Tích hợp với nhiều nền tảng. | Tích hợp với nhiều nền tảng. | Tích hợp với nhiều phần, bao gồm cả phần mềm kế toán. | Tích hợp với nhiều nền tảng | Tích hợp với nhiều nền tảng |
| Hỗ trợ | Hỗ trợ qua email, chat. | Hỗ trợ qua email, chat. | Hỗ trợ qua email, chat, hotline. | Hỗ trợ qua email, chat, hotline. | Hỗ trợ qua email, chat, hotline. |
| Ưu điểm | Dễ sử dụng, miễn phí cho bản cơ bản. | Dễ sử dụng. | Chuyên nghiệp, tích hợp được với phần mềm kế toán. | Bảo mật cao. | Hỗ trợ đa ngôn ngữ. |
Qua bài viết, UpBase đã chia sẻ các thông tin cần có của một phần mềm quản lý hóa đơn đầu vào. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn tối ưu quy trình xử lý hóa đơn cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
