Thương mại điện tử không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành một phần không thể thiếu của nền kinh tế hiện đại. Với tốc độ phát triển mạnh mẽ, việc nâng cao tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh là điều mà mọi doanh nghiệp TMĐT đều phải quan tâm. Giữa dòng chảy công nghệ và các quy định mới từ đơn vị Thuế, hoá đơn điện tử là một phần không thể thiếu đối với các cá nhân và doanh nghiệp kinh doanh trên TMĐT.
Quy định của cơ quan thuế về hoá đơn TMĐT
Cơ quan thuế Việt Nam đã ban hành các quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử (TMĐT), nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiện đại hóa hệ thống thuế. Dưới đây là những quy định quan trọng mà các doanh nghiệp TMĐT cần tuân thủ khi triển khai hóa đơn điện tử:
1. Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
Nghị định 119/2018/NĐ-CP, ban hành ngày 12/9/2018, đã quy định chi tiết về việc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Theo đó, doanh nghiệp TMĐT phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy, và điều này bắt buộc phải được thực hiện trong các giao dịch bán hàng trực tuyến.
- Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ trên hệ thống điện tử mà không cần phải in ra giấy.
- Các doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử và được cơ quan thuế cấp mã số hóa đơn cho từng hóa đơn xuất ra.
2. Thông tư 78/2021/TT-BTC
Thông tư 78/2021/TT-BTC, ban hành ngày 17/9/2021, quy định chi tiết về việc áp dụng hóa đơn điện tử và có hiệu lực từ ngày 1/7/2022. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng cho việc triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời hạn áp dụng: Từ ngày 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh, bao gồm cả doanh nghiệp TMĐT, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Loại hóa đơn: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp TMĐT, đa phần cần sử dụng hóa đơn điện tử có mã để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.
- Cách thức gửi hóa đơn: Doanh nghiệp phải gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trước khi gửi cho khách hàng. Hóa đơn sẽ được cơ quan thuế xác thực và cấp mã số trước khi đưa vào sử dụng.
3. Nghị định 123/2020/NĐ-CP về quản lý hóa đơn và chứng từ
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/7/2022, thay thế cho các quy định trước đó về hóa đơn và chứng từ, và đặc biệt quy định rõ ràng hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Xử phạt vi phạm: Nghị định cũng quy định các mức phạt cụ thể đối với các doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về hóa đơn điện tử, như việc không sử dụng hóa đơn điện tử, chậm đăng ký sử dụng, hoặc sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
- Hủy bỏ hóa đơn giấy: Các doanh nghiệp, bao gồm TMĐT, không còn được phép sử dụng hóa đơn giấy sau thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Việc này nhằm loại bỏ các rủi ro liên quan đến gian lận thuế và đảm bảo sự minh bạch.
Xem thêm: [Mới nhất] Khai báo thuế và các cập nhật mới nhất về thuế TMĐT cho Doanh nghiệp
Lợi ích của việc sử dụng và xuất hoá đơn điện tử đối với doanh nghiệp
Từ ngày 1 tháng 7 năm 2022, tất cả đơn vị kinh doanh bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Tính đến nay, có hơn 850.000 tổ chức, đơn vị trên cả nước áp dụng hóa đơn điện tử và đã nhận được lợi ích vô cùng thiết thực.
Tiết kiệm 80% thời gian và chi phí so với hóa đơn giấy
Sử dụng hóa đơn giấy truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải đầu tư nhiều chi phí, từ in ấn, vận chuyển đến lưu trữ hóa đơn. Theo khảo sát từ Tổng cục Thuế, chi phí cho một tờ hóa đơn tự in có thể lên đến 2.500 đồng, trong khi đặt in hóa đơn cũng tiêu tốn khoảng 2.000 đồng mỗi tờ.
Ngược lại, hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mức giá chỉ từ 300 đồng mỗi tờ và hoàn toàn không phát sinh thêm chi phí vận chuyển hay lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 80% chi phí so với việc sử dụng hóa đơn giấy.
Bên cạnh đó, thời gian giao nhận hóa đơn cũng được rút ngắn đáng kể – từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút, nhờ vào quy trình tự động hoá hoàn toàn trên máy tính. Với vài thao tác đơn giản, khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay lập tức, ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí mà còn tăng cường hiệu quả và sự tiện lợi trong quy trình kinh doanh.
Giảm thiểu các thủ tục hành chính thuế
Sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các thủ tục hành chính thuế. Thay vì phải in ấn, ký tên, đóng dấu và gửi hóa đơn giấy đến khách hàng rồi lưu trữ theo quy định, toàn bộ quy trình với hóa đơn điện tử được thực hiện trực tuyến, từ việc xuất hóa đơn, gửi hóa đơn đến khách hàng cho đến lưu trữ trên hệ thống.
Doanh nghiệp cũng không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý như trước đây, vì dữ liệu hóa đơn được tự động kết nối với cơ quan thuế. Điều này không chỉ giúp tăng tốc độ kê khai thuế mà còn giảm thiểu sai sót, giúp việc quản lý thuế trở nên minh bạch, chính xác hơn, đồng thời cắt giảm khối lượng lớn công việc giấy tờ liên quan đến thủ tục hành chính.
Đơn giản hóa các quy trình liên quan đến hóa đơn
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình liên quan đến hóa đơn. Thay vì phải thực hiện hàng loạt các bước thủ công như in ấn, ký tên, đóng dấu, gửi qua bưu điện và lưu trữ giấy tờ, hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp tự động hóa tất cả các khâu này.
- Lập và xuất hóa đơn: Chỉ với vài cú nhấp chuột, doanh nghiệp có thể lập và gửi hóa đơn ngay lập tức cho khách hàng qua email hoặc hệ thống điện tử.
- Lưu trữ và quản lý: Hóa đơn được lưu trữ điện tử, dễ dàng truy xuất khi cần mà không cần kho bãi hay chi phí bảo quản như hóa đơn giấy.
- Tích hợp dữ liệu thuế: Hệ thống hóa đơn điện tử tự động liên kết và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, giúp doanh nghiệp không cần thực hiện thủ công các báo cáo và kê khai như trước.
Nhờ vậy, toàn bộ quy trình từ khâu lập, phát hành đến lưu trữ và kê khai thuế đều trở nên nhanh chóng, gọn nhẹ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót đáng kể.
An toàn – Bảo mật – Chống làm giả hóa đơn
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử gần như không thể bị làm giả và giảm thiểu tối đa các sai sót thường gặp. Việc ghi sai tên người mua, sai địa chỉ, mã số thuế hay đơn giá – những lỗi dễ xảy ra khi viết tay trên hóa đơn giấy – gần như được loại bỏ hoàn toàn nhờ vào tính năng tự động hóa và hệ thống kiểm tra chặt chẽ của hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ đảm bảo độ chính xác tuyệt đối mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tránh các phiền toái liên quan đến việc chỉnh sửa hóa đơn.
Tối ưu hoá xuất hoá đơn TMĐT với phần mềm UpBase SMEs
Đồng bộ dữ liệu đơn hàng từ đa sàn về một giao diện
Phần mềm UpBase SMEs giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng từ nhiều sàn thương mại điện tử về một giao diện duy nhất, giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
UpBase SMEs tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các sàn thương mại điện tử, hệ thống quản lý kho, và các phần mềm khác. Điều này giúp kế toán không cần phải mất thời gian nhập liệu thủ công hoặc tìm kiếm dữ liệu ở nhiều nơi khác nhau.
Tự động đối soát chi phí trên mỗi đơn hàng
Phần mềm UpBase SMEs cung cấp tính năng tự động đối soát chi phí trên mỗi đơn hàng với dữ liệu từ các sàn thương mại điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong quản lý tài chính.
Tính năng tự động đối soát giúp loại bỏ các lỗi nhập liệu thủ công, đảm bảo rằng thông tin về chi phí trên từng đơn hàng được khớp chính xác với dữ liệu từ sàn. Điều này giúp nâng cao tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo tài chính.
Với việc tự động đối soát, kế toán có thể nhanh chóng xác nhận các chi phí phát sinh từ mỗi đơn hàng, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời về giá cả, chi phí vận chuyển và các khoản phí khác liên quan.
Xuất hoá đơn TMĐT nhanh chóng và chính xác
UpBase SMEs cho phép tích hợp với nhiều nền tảng thương mại điện tử và hệ thống quản lý khác nhau thông qua API. Liên kết và xuất hoá đơn trực tiếp trên phần mềm Hoá đơn 30s, xuất file theo chuẩn form dữ liệu với các phần mềm kế toán khác giúp doanh nghiệp xuất hoá đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
Theo dõi và phân tích báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Ngoài những tính năng liên quan đến xuất hoá đơn TMĐT, UpBase SMEs cũng cung cấp các báo cáo tài chính được cập nhật liên tục, giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính trong thời gian thực và đưa ra phản ứng nhanh chóng với các biến động của thị trường.
- Dữ liệu tài chính được phân tích chi tiết giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt hơn, từ việc đầu tư, mở rộng quy mô đến cắt giảm chi phí.
- Phần mềm cho phép theo dõi và kiểm soát ngân sách một cách chặt chẽ, giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và tránh tình trạng chi tiêu vượt mức.
Với UpBase SMEs, kế toán và các bộ phận liên quan không chỉ tiết kiệm thời gian quý báu mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, góp phần tạo ra hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Kết luận
Việc xuất hóa đơn điện tử không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp thương mại điện tử. Từ việc tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu sai sót, đến việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ và sự gia tăng cạnh tranh trong ngành, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mà còn là một bước đi chiến lược để nâng cao hiệu quả và phát triển bền vững.
