Số hóa quy trình không còn là xu hướng, mà đã trở thành yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tăng tốc và bứt phá trong kỷ nguyên công nghệ. Vậy số hóa quy trình là gì? Lợi ích và cách triển khai thế nào để bứt phá năm 2025? Hãy cùng UpBase khám phá chi tiết trong bài viết này!
Số hóa quy trình là gì?
Số hóa quy trình là việc ứng dụng công nghệ để chuyển đổi các quy trình vận hành thủ công sang nền tảng số, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, nâng cao hiệu suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Thay vì xử lý công việc bằng giấy tờ, bảng tính rời rạc hay thao tác thủ công, doanh nghiệp có thể tự động hóa, đồng bộ dữ liệu và quản lý quy trình một cách thông minh trên một nền tảng duy nhất.
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, số hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, tăng hiệu suất làm việc, mà còn đảm bảo tính minh bạch, khả năng mở rộng và cạnh tranh trên thị trường. Một số ví dụ về số hóa quy trình doanh nghiệp có thể kể đến bao gồm:
- Tự động hóa quy trình phê duyệt: Thay vì chờ đợi chữ ký và giấy tờ phê duyệt theo cách truyền thống, hệ thống số hóa giúp doanh nghiệp xử lý phê duyệt online, thông báo tự động.
- Quản lý công việc tập trung: Các bộ phận có thể giao việc, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả trên một nền tảng thay vì sử dụng email, tin nhắn rời rạc.
- Lưu trữ tài liệu điện tử: Thay vì lưu trữ tài liệu giấy, doanh nghiệp có thể số hóa tài liệu lên cloud, giúp truy xuất nhanh chóng và đảm bảo bảo mật.
Lợi ích số hóa quy trình đối với doanh nghiệp
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, số hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tinh gọn vận hành, mà còn mở ra cơ hội tăng trưởng bền vững và nâng cao hiệu suất làm việc. Khi các quy trình thủ công gây ra lãng phí thời gian, sai sót và gián đoạn luồng công việc, việc chuyển đổi sang hệ thống số hóa giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tăng tính linh hoạt và nâng cao trải nghiệm khách hàng.Vậy cụ thể, số hóa quy trình mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc
Số hóa quy trình giúp tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm thiểu thời gian xử lý thủ công, giúp nhân sự tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Với hệ thống số hóa, doanh nghiệp có thể:
- Tối ưu luồng công việc, giảm thời gian chờ phê duyệt và giao nhận nhiệm vụ.
- Kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, giúp xử lý nhanh chóng mà không bị gián đoạn.
- Tích hợp các công cụ làm việc, như quản lý tác vụ, báo cáo tự động và giao tiếp nội bộ, giúp các phòng ban làm việc hiệu quả hơn.
Ví dụ, một doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý quy trình có thể rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 3 ngày xuống chỉ còn vài giờ, nhờ vào việc tự động cập nhật thông tin giữa các bộ phận.
Giảm chi phí hoạt động
Một trong những lợi ích rõ rệt nhất của số hóa quy trình là giảm thiểu chi phí vận hành. Khi doanh nghiệp vẫn dựa vào quy trình giấy tờ hoặc xử lý thủ công, sẽ phát sinh nhiều chi phí như:
- Chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý tài liệu.
- Nhân sự tốn quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công không tạo ra giá trị.
- Sai sót trong quy trình làm việc gây ra chi phí khắc phục và sửa chữa.
Một báo cáo từ Forrester Research cho biết, số hóa quy trình giúp doanh nghiệp cắt giảm từ 20% - 30% chi phí vận hành, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc mà không cần mở rộng đội ngũ.
Tăng tính minh bạch
Khi quy trình vận hành vẫn dựa trên email, bảng tính Excel hoặc tin nhắn rời rạc, doanh nghiệp khó kiểm soát và giám sát tiến độ công việc. Việc số hóa giúp:
- Tạo hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung, dễ dàng truy xuất và kiểm tra bất kỳ lúc nào.
- Theo dõi và đo lường hiệu suất nhân sự, giúp đánh giá khách quan dựa trên dữ liệu thực tế.
- Tự động ghi nhận lịch sử hoạt động, đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót do con người.
Khi sử dụng phần mềm quản lý quy trình từ Lark, mọi tác vụ, thay đổi và cập nhật trong dự án đều được ghi nhận tự động, thậm chí thay đổi trên thời gian thực, giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp hoặc thất thoát thông tin.
Đảm bảo chất lượng nhất quán
Số hóa quy trình giúp chuẩn hóa cách làm việc, đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều được thực hiện theo tiêu chuẩn chung. Điều này giúp:
- Hạn chế sai sót trong quá trình xử lý công việc.
- Tạo sự thống nhất giữa các bộ phận, tránh việc mỗi phòng ban làm theo cách riêng.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ quy định ngành.
Ví dụ, trong lĩnh vực bán lẻ, việc số hóa quy trình kiểm kê kho giúp đảm bảo rằng mọi sản phẩm đều được theo dõi chính xác, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá mức.
Gia tăng sự linh hoạt trong hoạt động
Doanh nghiệp hiện đại cần khả năng thích nghi nhanh với thay đổi. Khi quy trình được số hóa, doanh nghiệp có thể:
- Làm việc từ xa hiệu quả mà không bị gián đoạn do dữ liệu được đồng bộ trên nền tảng đám mây.
- Dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc mà không cần đào tạo lại từ đầu.
- Tích hợp với các hệ thống phần mềm khác, giúp mở rộng tính năng theo nhu cầu.
Chẳng hạn, khi một doanh nghiệp muốn triển khai mô hình Hybrid Work (kết hợp làm việc tại văn phòng và từ xa), hệ thống quản lý số hóa giúp nhân viên truy cập thông tin và xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không gặp trở ngại.
Đưa ra quyết định kịp thời và chính xác
Số hóa quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, mà còn cung cấp dữ liệu chính xác để ra quyết định nhanh chóng. Thay vì dựa vào cảm tính, doanh nghiệp có thể:
- Theo dõi KPI theo thời gian thực, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình ngay lập tức.
- Tích hợp báo cáo tự động, giảm thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công.
- Dự báo xu hướng kinh doanh, nhờ vào dữ liệu có hệ thống và phân tích chuyên sâu.
Khi triển khai hệ thống quản lý bán hàng thông minh, doanh nghiệp có thể dự đoán xu hướng tiêu dùng, điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp và tăng trưởng doanh thu bền vững.
Thực trạng quy trình số hóa của các doanh nghiệp tại Việt Nam
Hiện nay, số hóa quy trình đang trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Theo báo cáo của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, tính đến tháng 10/2024, cả nước có khoảng 48.000 doanh nghiệp công nghệ số đang hoạt động, cho thấy sự gia tăng đáng kể so với các năm trước. Tuy nhiên, mức độ triển khai số hóa trong các doanh nghiệp vẫn còn nhiều hạn chế. Chỉ có khoảng 35,3% doanh nghiệp đã thực hiện số hóa dữ liệu và quy trình, chủ yếu là chuyển đổi các tài liệu từ dạng vật lý sang kỹ thuật số để lưu trữ trên hệ thống. Đáng chú ý, chỉ 2,2% doanh nghiệp làm chủ được công nghệ và phần mềm quản lý để phân tích dữ liệu và tự động hóa quy trình, hỗ trợ ra quyết định trong hoạt động kinh doanh.
Việc ứng dụng công nghệ số thường tập trung vào các nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, như hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc tiếp cận và triển khai các giải pháp công nghệ do hạn chế về tài chính, nhân lực và hạ tầng kỹ thuật.
Số hóa quy trình và chuyển đổi số hiệu quả với giải pháp từ UpBase x Lark
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp không chỉ cần số hóa quy trình nội bộ mà còn phải tích hợp các công cụ quản lý thông minh để tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất. Việc vận hành thủ công, quản lý dữ liệu rời rạc và thiếu tự động hóa khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, gia tăng chi phí và dễ mắc sai sót trong quá trình làm việc.
Hiểu được những thách thức này, UpBase x Lark mang đến giải pháp số hóa toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc, đồng bộ dữ liệu và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác. Nhờ vào việc tích hợp các công cụ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự phụ thuộc vào hệ thống cũ, tối ưu nguồn lực và nhanh chóng thích nghi với thị trường.
Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng Lark để số hóa quy trình
Việc số hóa quy trình không chỉ mang lại hiệu suất cao hơn mà còn giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Theo thống kê, các doanh nghiệp áp dụng số hóa quy trình có thể tăng hiệu suất làm việc lên đến 40%, nhờ vào việc giảm thời gian xử lý công việc và tối ưu nguồn lực. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể cắt giảm 20-30% chi phí vận hành, nhờ vào việc loại bỏ các công đoạn thừa, hạn chế lỗi sai và giảm bớt công việc thủ công không cần thiết.
Bên cạnh đó, số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô, đảm bảo hoạt động linh hoạt khi phát triển, mà không bị giới hạn bởi các hệ thống cũ. Nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực, nắm bắt các chỉ số quan trọng và ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào cảm tính.
Giải pháp số hóa quy trình với UpBase x Lark Suite
Một trong những vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp hiện nay là dữ liệu phân mảnh, thiếu đồng bộ giữa các bộ phận, gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm soát và ra quyết định. Với Lark, mọi dữ liệu từ Marketing, Sales, Fulfillment, WMS, CRM… đều được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát luồng công việc mà không bị gián đoạn.
Bên cạnh đó, tự động hóa quy trình là một yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Thay vì thực hiện thủ công các bước như phê duyệt giấy tờ, xử lý đơn hàng, cập nhật báo cáo, hệ thống sẽ tự động giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và gửi thông báo khi có thay đổi quan trọng. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru.
Không chỉ vậy, Lark còn hỗ trợ cộng tác liền mạch giữa các nhóm làm việc, đặc biệt hữu ích cho doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid work hoặc làm việc từ xa. Nhân sự có thể họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, giao tiếp nhóm ngay trên nền tảng, đồng thời truy cập dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại, máy tính bảng mà không cần phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ.
Bắt đầu số hóa quy trình với UpBase x Lark ngay hôm nay!
UpBase - Lark Partner là đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam, sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên hành trình chuyển đổi số toàn diện. Chúng tôi không chỉ cung cấp công cụ làm việc, mà tư vấn, triển khai và tối ưu hóa quy trình chuyển đổi số cho khách hàng để Lark thực sự trở thành "trợ lý số" mạnh mẽ cho tổ chức. Với 5 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp Việt Nam trên hành trình chuyển đổi số, đặc biệt trong lĩnh vực Thương mại điện tử, Bán lẻ và Sản xuất, UpBase tự hào có đội ngũ chuyên gia am hiểu thị trường, tư vấn các giải pháp chuyên sâu cho doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với UpBase để nhận tư vấn giải pháp số hóa quy trình chuyên sâu phù hợp với ngành nghề và quy mô doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng giải pháp này?
Giải pháp số hóa quy trình của Lark phù hợp với nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là:
- Retail & Thương mại điện tử: Doanh nghiệp có thể quản lý bán hàng, tồn kho và fulfillment trên một nền tảng duy nhất, giúp theo dõi hoạt động kinh doanh dễ dàng và chính xác hơn.
- SME & Startup: Với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa, số hóa quy trình giúp tiết kiệm chi phí quản lý, tăng cường hiệu suất làm việc và giảm bớt các công việc thủ công không cần thiết.
- Doanh nghiệp sản xuất: Việc tích hợp quy trình giúp tối ưu chuỗi cung ứng, giám sát sản xuất và số hóa quy trình kiểm soát chất lượng, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn.
- Đội nhóm làm việc từ xa: Cộng tác hiệu quả hơn nhờ vào các công cụ hỗ trợ giao tiếp, quản lý công việc và chia sẻ dữ liệu thời gian thực, giúp nhân viên luôn kết nối với quy trình làm việc mà không bị gián đoạn.
Một số câu hỏi thường gặp
Số hóa quy trình và chuyển đổi số khác gì?
Số hóa quy trình và chuyển đổi số có mối liên hệ chặt chẽ nhưng không hoàn toàn giống nhau.
- Số hóa quy trình tập trung vào việc chuyển đổi các quy trình thủ công sang nền tảng số, giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, chính xác hơn. Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc thay vì theo dõi trên Excel.
- Chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn, không chỉ số hóa quy trình mà còn thay đổi mô hình kinh doanh, áp dụng công nghệ để nâng cao trải nghiệm khách hàng và mở rộng thị trường. Ví dụ: Một cửa hàng truyền thống triển khai bán hàng online kết hợp hệ thống CRM để chăm sóc khách hàng.
Tóm lại, số hóa quy trình là bước đi đầu tiên để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số thành công.
Vì sao số hóa ngày càng quan trọng?
- Tăng hiệu suất và tối ưu chi phí: Số hóa giúp doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp lại, giảm 20-30% chi phí vận hành. Nhân viên có thể tập trung vào công việc quan trọng thay vì xử lý thủ công.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hệ thống số hóa giúp doanh nghiệp phản hồi khách hàng nhanh hơn, theo dõi lịch sử giao dịch chính xác và cá nhân hóa dịch vụ. Điều này giúp giữ chân khách hàng hiệu quả hơn.
- Thích ứng nhanh với thay đổi: Doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô dễ dàng mà không bị hạn chế bởi hệ thống quản lý cũ. Khi thị trường biến động, doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu chính xác.
Nếu doanh nghiệp chưa số hóa quy trình ngay từ bây giờ, rất có thể sẽ bị tụt lại phía sau so với đối thủ.
Kết luận
Số hóa quy trình là bước đi bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn tăng trưởng bền vững và tối ưu vận hành trong kỷ nguyên số. Khi công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng, doanh nghiệp cần loại bỏ quy trình thủ công, tự động hóa công việc và ra quyết định dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.
Lark Suite là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp số hóa quy trình một cách toàn diện. Với hệ thống quản lý công việc, dữ liệu tập trung và tự động hóa thông minh, Lark giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.T uy nhiên, để số hóa thành công, doanh nghiệp cần một đối tác triển khai phù hợp, giúp xây dựng lộ trình rõ ràng và ứng dụng công nghệ một cách hiệu quả. Liên hệ với UpBase - đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam để được tư vấn 1-1 bởi chuyên gia!
