Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, đảm bảo đơn hàng được thực hiện đúng thời gian và địa điểm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Bài viết này, UpBase sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả.
Quản lý đơn hàng là gì?
Quản lý đơn hàng là quy trình kiểm soát, theo dõi tình trạng đơn hàng của doanh nghiệp và xử lý các công đoạn để hoàn thành đơn hàng. Hoạt động này bao gồm các công việc từ khi nhận đơn, lấy hàng, đóng gói đến vận chuyển và xử lý sau bán hàng. Quản lý đơn hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát toàn bộ quy trình bán hàng, đảm bảo đơn hàng được xử lý đúng thời hạn, đúng yêu cầu của khách hàng.
- Tối ưu hóa chi phí vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo ấn tượng tốt và thúc đẩy khách hàng quay lại mua hàng.
Quy trình các bước quản lý đơn hàng hiệu quả
Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác, và mang lại trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng. Quy trình quản lý đơn hàng online thường bao gồm các bước sau:
Bước 1: Nhận đơn hàng
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý đơn đặt hàng là tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng. Điều này có thể được thực hiện thông qua các kênh bán hàng trực tuyến như website, sàn thương mại điện tử, mạng xã hội,...
Khi nhận đơn hàng, cần kiểm tra thông tin đơn hàng một cách cẩn thận để đảm bảo chính xác, bao gồm:
- Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ, số điện thoại, email,...
- Thông tin sản phẩm: mã sản phẩm, số lượng, giá,...
- Phương thức thanh toán
- Phương thức vận chuyển
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi nhận đơn hàng, cần kiểm tra hàng tồn kho để đảm bảo có đủ sản phẩm để giao cho khách hàng. Nếu không đủ hàng, cần liên hệ với khách hàng để xác nhận lại đơn hàng.
Bước 3: Xác nhận đơn hàng
Sau khi kiểm tra hàng tồn kho, cần xác nhận đơn hàng với khách hàng. Điều này có thể được thực hiện thông qua email, tin nhắn, hoặc gọi điện thoại.
Bước 4: Chuẩn bị sản phẩm
Khi đã xác nhận đơn hàng, cần tiến hành chuẩn bị sản phẩm để giao cho khách hàng. Điều này bao gồm các công việc như:
- Lấy sản phẩm từ kho
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Đóng gói sản phẩm
Bước 5: Đóng gói đơn hàng
Sau khi chuẩn bị sản phẩm, cần đóng gói sản phẩm một cách cẩn thận để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
Bước 6: Giao hàng
Sau khi đóng gói sản phẩm, cần giao hàng cho khách hàng. Điều này có thể được thực hiện thông qua các đơn vị vận chuyển.
Bước 7: Theo dõi đơn hàng
Sau khi giao hàng, cần theo dõi đơn hàng để đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng thời gian và trong tình trạng tốt.
Kinh nghiệm quản lý đơn hàng hiệu quả
Quản lý đơn hàng hiệu quả là một nhiệm vụ quan trọng đối với các doanh nghiệp bán hàng trực tuyến. Để quản lý đơn hàng hiệu quả thì doanh nghiệp phải chú ý đến các yếu tố sau:
1. Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng là một cách quản lý đơn hàng vô cùng hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí nguồn lực lại vừa chính xác, giảm thiếu được các sai sót nhầm lẫn không đáng có.
Đặc biệt, phần mềm quản lý bán hàng đa sàn còn đồng bộ giữ liệu của nhiều gian hàng trên nhiều sàn. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể xử lý đơn hàng, theo dõi đơn hàng, chăm sóc khách hàng và cả xuất hoá đơn trên cùng một giao diện phần mềm.
2. Lập file theo dõi đơn hàng
Lập file theo dõi đơn hàng bán hàng online là một việc cần thiết giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng một cách hiệu quả. File theo dõi đơn hàng cần bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email,...
- Thông tin đơn hàng: Mã đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày giao hàng, tổng giá trị đơn hàng,...
- Thông tin sản phẩm/dịch vụ: Tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, giá thành,...
- Trạng thái đơn hàng: Đã đặt hàng, đang xử lý, đã giao hàng, đã hủy,...
- Ghi chú: Ghi chú các thông tin cần thiết khác, chẳng hạn như các yêu cầu đặc biệt của khách hàng, các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng,...
Ngoài các thông tin cơ bản trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác vào file theo dõi đơn hàng, chẳng hạn như:
- Thông tin người bán hàng: Tên, số điện thoại, email,...
- Thông tin nhà vận chuyển: Tên công ty vận chuyển, mã vận đơn,...
Dưới đây là một mẫu file theo dõi đơn hàng bán hàng online mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
3. Thiết lập quy trình quản lý đơn hàng
Quy trình quản lý đơn hàng là một chuỗi các bước được thực hiện để tiếp nhận, xử lý và giao hàng cho khách hàng. Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo các đơn hàng được xử lý đúng thời hạn, chính xác và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Để thiết lập quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau:
- Loại hình kinh doanh: Doanh nghiệp kinh doanh trực tiếp, kinh doanh online hay kinh doanh theo mô hình đa kênh sẽ có quy trình quản lý đơn hàng khác nhau.
- Quy mô doanh nghiệp: Quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ sẽ ảnh hưởng đến quy mô và độ phức tạp của quy trình quản lý đơn hàng.
- Các yêu cầu của khách hàng: Doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu của khách hàng về thời gian giao hàng, chính sách đổi trả,... để xây dựng quy trình phù hợp.
4. Quản lý tồn kho cẩn thận
Quản lý tồn kho cẩn thận là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể quy mô hay ngành nghề. Nó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng thừa hàng tồn kho gây lãng phí tài nguyên. Việc quản lý tồn kho cẩn thận có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng doanh số bán hàng: Đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể giúp tăng doanh số bán hàng.
- Giảm chi phí: Quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển và chi phí hư hỏng hàng hóa.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Quản lý tồn kho hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và cải thiện khả năng cạnh tranh.
5. Chú ý nhập liệu mỗi khi xuất/nhập kho
Khi xuất/nhập kho, doanh nghiệp cần chú ý nhập liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời để đảm bảo quản lý hàng tồn kho và đơn hàng hiệu quả. Khi nhập liệu cần chú ý:
- Nhập liệu chính xác: Doanh nghiệp cần nhập liệu chính xác các thông tin cần thiết, bao gồm số lượng, loại hàng hóa, giá thành,... Việc nhập liệu sai sót có thể dẫn đến tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng tồn kho, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhập liệu đầy đủ: Doanh nghiệp cần nhập liệu đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm tất cả các đơn hàng xuất/nhập trong ngày. Việc nhập liệu không đầy đủ có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý hàng tồn kho.
- Nhập liệu kịp thời: Doanh nghiệp cần nhập liệu kịp thời sau khi xuất/nhập kho. Việc nhập liệu chậm trễ có thể dẫn đến tình trạng thiếu thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho.
6. Lên lịch giao hàng hợp lý
Lên lịch giao hàng hợp lý là việc xác định thời gian và địa điểm giao hàng sao cho phù hợp với cả người gửi và người nhận, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, địa điểm và nguyên vẹn. Để lên lịch giao hàng hợp lý, cần lưu ý những yếu tố sau:
- Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng cần phù hợp với lịch trình của cả người gửi và người nhận. Nếu người gửi có thể lựa chọn thời gian giao hàng, nên ưu tiên các khung giờ bình thường, tránh các khung giờ cao điểm như giờ tan tầm, giờ cơm trưa,... Nếu người nhận có thể lựa chọn thời gian nhận hàng, nên thông báo cho người gửi thời gian nhận hàng mong muốn.
- Địa điểm giao hàng: Địa điểm giao hàng cần cụ thể, rõ ràng, dễ tìm. Nếu địa điểm giao hàng ở khu vực đông dân cư, nên tránh giao hàng vào giờ cao điểm để tránh ùn tắc giao thông. Nếu địa điểm giao hàng ở khu vực hẻm nhỏ, nên thông báo cho người nhận biết để thuận tiện cho việc giao hàng.
- Khối lượng và kích thước hàng hóa: Khối lượng và kích thước hàng hóa cần được cân nhắc khi lựa chọn phương thức vận chuyển và thời gian giao hàng. Nếu hàng hóa có khối lượng và kích thước lớn, cần lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp và đảm bảo thời gian giao hàng đủ để nhân viên vận chuyển bốc xếp và giao hàng.
- Tình trạng hàng hóa: Nếu hàng hóa là hàng tươi sống, hàng dễ hư hỏng, cần lưu ý thời gian giao hàng để đảm bảo hàng hóa được giao trong tình trạng tốt nhất.
7. Kiểm tra trạng thái đơn hàng đã giao
Dưới đây là một số lưu ý khi kiểm tra trạng thái đơn hàng đã giao:
- Kiểm tra trạng thái đơn hàng thường xuyên: Doanh nghiệp cần kiểm tra trạng thái đơn hàng thường xuyên để đảm bảo rằng khách hàng đã nhận được hàng đúng thời gian và địa điểm.
- Kiểm tra trạng thái đơn hàng với nhiều nguồn thông tin: Doanh nghiệp nên kiểm tra trạng thái đơn hàng với nhiều nguồn thông tin để đảm bảo độ chính xác.
- Liên hệ với khách hàng ngay khi có vấn đề phát sinh: Nếu doanh nghiệp phát hiện bất kỳ vấn đề nào trong quá trình giao hàng, doanh nghiệp cần liên hệ với khách hàng ngay lập tức để giải quyết vấn đề.
Quản lý đơn hàng là một công việc quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp đang kinh doanh trực tuyến. Doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý đơn hàng online để giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tăng doanh số và giảm thiểu chi phí.
