Chuyển đổi số đã và đang là xu hướng được các doanh nghiệp quan tâm để tối ưu vận hành quản trị. Trong đó mảng chấm công đang được áp dụng phổ biến nhất với việc chuyển đổi từ hình thức chấm công truyền thống sang phần mềm chấm công. Cùng UpBase khám phá 11+ phần mềm chấm công chính xác, tùy chỉnh cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây!
Tìm hiểu chung về phần mềm chấm công
Phần mềm chấm công là gì?
Phần mềm chấm công là công cụ tự động hóa quy trình theo dõi, ghi nhận và quản lý thời gian ra vào làm việc của nhân viên. Phần mềm này thay thế các phương pháp chấm công truyền thống như thẻ từ, điểm danh hay ghi sổ, mang lại sự chính xác, minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý công ca.
Sử dụng phần mềm chấm công giúp phòng nhân sự tự động ghi nhận thời gian làm việc, vào, ra ca của nhân viên theo thời gian thực, tự động hóa quy trình đồng bộ dữ liệu, xuất báo cáo và tích hợp vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Bên cạnh đó, phần mềm chấm công có thể tích hợp đa phương thức chấm công. Một doanh nghiệp có thể có nhiều phương thức chấm công khác nhau, ví dụ như vân tay cho khối văn phòng, FaceID cho khối nhà máy sản xuất. Phần mềm chấm công có thể ghi nhận lịch sử chấm công từ nhiều nguồn, nhiều phương thức khác nhau mà doanh nghiệp sử dụng.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công
Là một phần của chuyển đổi số, phần mềm chấm công mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng thay thế các phương pháp chấm công truyền thống:
- Tiết kiệm thời gian: Phần mềm chấm công thay thế các quy trình thủ công cho nhân viên và giảm khối lượng công việc phải xử lý cho bộ phận nhân sự.
- Chính xác và minh bạch: Các phần mềm chấm công hiện đại tích hợp GPS, FaceID giúp ngăn chặn tình trạng gian lận chấm công, đảm bảo tính công bằng.
- Quản lý linh hoạt: Với sự phổ biến của điện thoại di động hiện này, phần mềm chấm công phù hợp với nhiều loại hình làm việc, từ văn phòng, làm việc từ xa đến nhân viên tại hiện trường, giúp doanh nghiệp linh hoạt quản lý và tạo tâm lý thoải mái cho nhân viên.
Các tính năng cơ bản của một phần mềm chấm công
Mỗi phần mềm chấm công được thiết kế với nhiều tính năng và khả năng tích hợp khác nhau, tùy vào mục đích và đối tượng khách hàng của phần mềm đó, nhưng dưới đây là các tính năng cơ bản một phần mềm chấm công cần có:
- Ghi nhận thời gian làm việc: Tính năng cơ bản của phần mềm chấm công, bao gồm theo dõi giờ vào, giờ ra và thời gian làm việc thực tế của nhân viên theo thời gian thực.
- Hỗ trợ đa phương thức chấm công: Phần mềm chấm công hiện đại có thể nhận diện khuôn mặt (Face ID); Chấm công bằng GPS, vân tay, QR code, hoặc qua thiết bị Kiosk; Chấm công thủ công thông qua ứng dụng di động hoặc máy tính.
- Quản lý giờ làm việc và ca làm: Với các mô hình làm việc theo ca, bán thời gian, phần mềm cần có khả năng cấu hình linh hoạt lịch trình làm việc, quản lý nhiều ca làm hoặc làm thêm giờ.
- Quản lý nghỉ phép và thời gian vắng mặt: Ngoài thời gian vào ra ca, phần mềm chấm công còn ghi nhận và quản lý các loại nghỉ phép như nghỉ ốm, nghỉ lễ, nghỉ phép năm; cũng như có khả năng theo dõi thời gian vắng mặt hoặc đi trễ, về sớm để tính lương thưởng hoặc các khoản trừ.
- Báo cáo và phân tích dữ liệu: Dữ liệu từ việc chấm công có thể được sử dụng để sản xuất và cung cấp các báo cáo chi tiết về chấm công, làm thêm giờ và hiệu suất làm việc; Dữ liệu được trình bày trực quan, hỗ trợ ra quyết định quản lý.
- Tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự: Phần mềm cần có khả năng tích hợp hoặc kết nối với phần mềm HRM để quản lý thông tin nhân sự; Tích hợp dữ liệu chấm công với hệ thống tính lương để tự động hóa quy trình trả lương. Các phần mềm chấm công hiện nay thường được tích hợp trong các nền tảng HRM.
Hạn chế của đa số phần mềm chấm công hiện nay
Không phải giải pháp phần mềm chấm công nào cũng là toàn diện. Các giải pháp chuyên sâu thường chỉ phù hợp với 1 hoặc một số loại hình doanh nghiệp, với những phần mềm được thiết kế theo hướng tổng thể thì các tính năng khá đơn giản. Dưới đây là một số hạn chế của các phần mềm chấm công hiện nay:
- Thiếu tính đồng bộ và tích hợp: Nhiều phần mềm chấm công chỉ ghi nhận dữ liệu thời gian làm việc mà không tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự (HRM), tính lương hoặc báo cáo. Điều này khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý dữ liệu thủ công, dễ xảy ra sai sót.
- Khó sử dụng và giao diện phức tạp: Chấm công là một quá trình nhanh gọn, vì vậy giao diện phần mềm chấm công cần đơn giản và dễ sử dụng nhất có thể. Một số phần mềm có giao diện thiếu trực quan, nhiều bước, gây khó khăn cho nhân viên và quản lý khi thao tác, đặc biệt đối với những người không rành về công nghệ.
- Hạn chế trong việc hỗ trợ làm việc linh hoạt: Một số phần mềm chuyên sâu nhưng không hỗ trợ đầy đủ các phương thức chấm công phù hợp với mô hình làm việc từ xa, hybrid hoặc tại hiện trường, gây bất tiện cho doanh nghiệp có đội ngũ phân tán, khó thích nghi khi có sự thay đổi đột ngột trong doanh nghiệp.
- Thiếu tính năng tự động hóa quy trình: Nhiều phần mềm chỉ dừng lại ở việc ghi nhận giờ vào/ra, không hỗ trợ tự động hóa các quy trình phê duyệt nghỉ phép, làm thêm giờ hay thông báo nhắc nhở, gây mất thời gian xử lý.
- Hỗ trợ kỹ thuật kém: Một số nhà cung cấp thiếu dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi có sự cố hoặc cần nâng cấp tính năng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công chất lượng
Dễ sử dụng
Khi lựa chọn sản phẩm, phần mềm chấm công cần có giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng để nhân viên ở mọi cấp độ, kể cả những người không rành về công nghệ, cũng có thể dễ dàng thao tác. Việc này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đào tạo mà còn tăng cường hiệu quả sử dụng phần mềm trong tổ chức. Một phần mềm dễ sử dụng cũng giảm thiểu sai sót trong quá trình thao tác, giúp mọi người nhanh chóng làm quen và áp dụng vào công việc hàng ngày.
Đáp ứng quy tắc tính lương của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có các quy tắc tính lương khác nhau, từ cách xử lý thời gian làm thêm, nghỉ phép có lương đến các chính sách về làm việc ngày lễ hoặc tăng ca. Phần mềm chấm công cần được thiết kế linh hoạt để cấu hình theo các quy tắc cụ thể này, đảm bảo mọi dữ liệu ghi nhận đều phù hợp với chính sách của doanh nghiệp. Điều này giúp tránh được sự bất đồng hoặc nhầm lẫn trong quá trình tính lương và quản lý.
Tích hợp được bảng lương
Một phần mềm chất lượng cần có khả năng đồng bộ dữ liệu chấm công với hệ thống tính lương. Điều này giúp tự động hóa quy trình, từ ghi nhận thời gian làm việc đến tính toán chính xác các khoản lương, phụ cấp và khấu trừ. Việc tích hợp này không chỉ giảm thời gian xử lý thủ công mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng hoàn thành bảng lương hàng tháng mà không gặp nhiều trở ngại.
Cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ xa
Phần mềm cần hỗ trợ truy cập dữ liệu từ xa thông qua ứng dụng di động. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh doanh nghiệp có đội ngũ làm việc từ xa hoặc tại hiện trường. Nhân viên và quản lý có thể dễ dàng theo dõi thời gian làm việc, lịch sử chấm công, hoặc thực hiện các yêu cầu nghỉ phép mọi lúc, mọi nơi, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi trong quản lý.
Dễ tùy chỉnh khi có sai lệch
Trong quá trình vận hành, có thể xảy ra sai sót hoặc sự cố dẫn đến dữ liệu chấm công bị ghi nhận không chính xác. Phần mềm chấm công cần cung cấp tính năng tùy chỉnh linh hoạt để quản lý có thể sửa đổi thông tin một cách nhanh chóng, đồng thời ghi nhận lịch sử thay đổi để đảm bảo minh bạch. Tính năng này giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề kịp thời và duy trì sự chính xác trong hệ thống quản lý.
Xuất ra đầy đủ các báo cáo cần thiết
Phần mềm chấm công chất lượng cần cung cấp khả năng xuất báo cáo chi tiết theo các định dạng linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu quản lý. Các loại báo cáo quan trọng bao gồm:
- Dữ liệu chấm công thô.
- Dữ liệu chi tiết vào/ra hàng ngày.
- Xem danh sách đi trễ, về sớm trong phần mềm chấm công.
- Danh sách tăng ca.
- Bảng chấm công tổng hợp cả tháng.
- Các báo cáo khác tùy thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp.
Những báo cáo này không chỉ hỗ trợ theo dõi hiệu suất mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá và tối ưu hóa quy trình làm việc của nhân viên.
11+ phần mềm chấm công chính xác, dễ cập nhật cho doanh nghiệp
Phần mềm - nền tảng chấm công Lark Suite
Lark Suite không chỉ là một nền tảng cộng tác và quản lý công việc, mà còn tích hợp tính năng chấm công hiện đại, mang đến sự chính xác, tiện lợi và hiệu quả trong quản lý nhân sự. Lark Suite hỗ trợ chấm công bằng nhận diện khuôn mặt (Face ID), GPS, và các phương thức linh hoạt khác, giúp ghi nhận thời gian làm việc một cách tự động, minh bạch và chính xác tuyệt đối.
Việc chấm công trên Lark Suite được tích hợp trực tiếp với rất nhiều công cụ và tính năng khác: Lark Base & Lark Dashboard giúp lưu trữ thông tin chấm công, tự động tổng hợp bảng công và theo dõi tình hình công, ca; Lark Workflow & Automation giúp nhắc nhở và quản lý quy trình chấm công, quy trình xét duyệt đơn từ, công ca.
Việc có một phần mềm chấm công hiện đại kết hợp nền tảng làm việc All-in-one như Lark giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí cho một nền tảng với nhiều chức năng khác nhau, đơn giản quy trình chấm công và tự động hóa quá trình theo dõi, đảm bảo tính minh bạch cho nhân sự. Hiện tại, Lark Suite đang có các gói sử dụng từ miễn phí đến trả phí cho doanh nghiệp trên nhiều quy mô khác nhau.
- Tính năng nổi bật: Chấm công kết hợp chụp ảnh và GPS
- Mức giá: Từ miễn phí cho bản Basic tới $12/người dùng/tháng cho gói Lark Pro.
Phần mềm chấm công Wise Eye
Wise Eye là một phần mềm chấm công được phát triển tại Việt Nam, hỗ trợ kết nối với nhiều loại máy chấm công như Ronald Jack, ZKTeco, Kobio, Gigata, Mita và chính thương hiệu Wise Eye. Phần mềm này được thiết kế với giao diện tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả. Mức giá: Liên hệ.
Phần mềm máy chấm công MITACO
Phần mềm chấm công Mitaco là một giải pháp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, được thiết kế để kết nối với các máy chấm công như Ronald Jack, ZKTeco, Kobio, Gigata, Mita và Wise Eye.
- Mức giá: Liên hệ.
Phần mềm chấm công Tanca
Tanca là phần mềm chấm công kiêm quản lý nhân sự nổi tiếng tại Việt Nam, cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong việc quản lý chấm công, tính lương, đánh giá KPI/OKR và quản lý công việc. Với tính năng chấm công trực tuyến qua điện thoại, Tanca giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ ngày công của nhân viên, xác định vị trí và lộ trình di chuyển, đồng thời hỗ trợ các nghiệp vụ nhân sự được tự động hóa, cắt giảm đến 90% thủ tục hành chính.
- Tính năng nổi bật: Chấm công, Quản lý nhân tài, Quản lý nguồn lực, Văn phòng điện tử, Quyền lợi nhân viên.
- Mức giá: Liên hệ.
Phần mềm quản lý chấm công ACheckin
Phần mềm chấm công ACheckin được tích hợp với giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chấm công, tính lương và quản lý nhân sự trên một nền tảng duy nhất. Với các hình thức chấm công đa dạng như nhận diện khuôn mặt qua Camera AI, mã QR, GPS và Wifi nội bộ, ACheckin đảm bảo ghi nhận thời gian làm việc chính xác và minh bạch. Phần mềm còn hỗ trợ quản lý ca làm việc linh hoạt, tự động hóa quy trình phê duyệt đơn từ, và cung cấp báo cáo nhân sự theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý.
- Tính năng nổi bật: Xếp ca, Tính lương, Quản lý nhân sự.
- Mức giá: Từ 15.000 VND/nhân sự/tháng, không có chi phí ẩn và thiết lập từ nhà cung cấp.
Phần mềm chấm công FTA
Phần mềm chấm công FTA là giải pháp quản lý nhân sự tích hợp với máy chấm công để tự động ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Với khả năng tính toán nhanh, tự động tìm ca làm việc, quản lý ca linh hoạt và cung cấp hơn 17 mẫu báo cáo chi tiết, FTA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chấm công. Giao diện tiếng Việt thân thiện và khả năng kết nối với nhiều loại máy chấm công phổ biến khiến FTA trở thành lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đa dạng.
- Mức giá: Phiên bản miễn phí không cần key bản quyền; phiên bản tính phí được miễn phí tặng kèm khi mua máy chấm công hoặc thu phí theo mỗi máy chấm công nếu không được tặng kèm theo máy.
Phần mềm chấm công TimeSOFT
TimeSOFT là giải pháp quản lý phòng gym, tích hợp phần mềm chấm công cho doanh nghiệp. Phần mềm này giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, đồng thời hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu giờ giấc làm việc một cách hiệu quả. TimeSOFT có thể tích hợp với các loại máy chấm công bằng thẻ từ, khuôn mặt, dấu vân tay của các hãng phổ biến như Wise Eye, Ronald Jack, Ronald Jack Pro, Gigata,…
- Mức giá: Từ 200.000 VND - 800.000 VND/tháng tùy gói đăng ký.
Phần mềm chấm công VeriClock
VeriClock là phần mềm chấm công trực tuyến, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả làm việc thông qua khả năng tương tác với các phần mềm bên thứ ba. Phần mềm này hỗ trợ các tính năng như ánh xạ và cảnh báo, giúp việc giám sát nhân viên trở nên thuận tiện hơn. Với giao diện đơn giản và đẹp mắt, VeriClock phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị cần quản lý nhân viên từ xa.
- Mức giá: Từ $5/nhân viên/tháng.
Phần mềm chấm công Ronald Jack Pro
Phần mềm chấm công Ronald Jack Pro là giải pháp quản lý chấm công chuyên dụng, được thiết kế để kết nối với các máy chấm công qua các chuẩn như RS232/RS485, USB host và RJ45 (mạng LAN, WAN). Phần mềm này hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, bao gồm dữ liệu thẻ, vân tay và khuôn mặt, cho phép tải và đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị một cách linh hoạt.
- Mức giá: Liên hệ.
Phần mềm chấm công Tsheets
TSheets là một phần mềm chấm công trên điện thoại đa năng. Điểm đặc biệt của TSheet là giao diện mới mẻ và trực quan, cung cấp khả năng quản lý nhân sự dễ dàng, chính xác. Ứng dụng hỗ trợ sử dụng trên cả nền tảng Windows và MacOS với phiên bản phần mềm chấm công online miễn phí và phiên bản trả phí $20/tháng.
Phần mềm chấm công WISAMI
WISAMI là phần mềm chấm công và quản lý nhân sự trực tuyến, phù hợp cho các doanh nghiệp như cửa hàng, nhà hàng, công ty văn phòng và nhà máy. WISAMI cung cấp các phương thức chấm công đa dạng như nhận diện GPS/Wi-Fi trên ứng dụng di động, chấm công Wi-Fi trên website và kết nối với máy chấm công vân tay.
- Tính năng nổi bật: Chấm công đa hình thức, Giám sát kỷ luật nhân sự, Gửi và phê duyệt đơn từ, Quản lý hồ sơ nhân sự, Tính công & Xuất báo cáo chấm công.
- Mức giá: Từ 200.000 VND - 40.000.000 VND/tháng tùy quy mô doanh nghiệp.
Những câu hỏi thường gặp về phần mềm chấm công
Có nên sử dụng phần mềm chấm công miễn phí không?
Phần mềm chấm công miễn phí có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc được sử dụng để thử nghiệm. Tuy nhiên, các phiên bản miễn phí thường bị hạn chế về tính năng, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật. Nếu doanh nghiệp cần giải pháp lâu dài và chuyên nghiệp, nên cân nhắc sử dụng các phiên bản trả phí.
Phần mềm chấm công hoạt động như thế nào?
Phần mềm chấm công ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên thông qua các phương thức như GPS, nhận diện khuôn mặt, vân tay hoặc mã QR. Dữ liệu chấm công được lưu trữ và đồng bộ hóa trên hệ thống, cung cấp các báo cáo chi tiết và hỗ trợ tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự hoặc tính lương.
Nhận tư vấn miễn phí từ các Chuyên gia Chuyển đổi số của UpBase
Việc lựa chọn một giải pháp chấm công thông minh thường gặp nhiều khó khăn với vô vàn hạng mục và nhà cung cấp. Điều này khiến doanh nghiệp cần một Đối tác chuyển đổi số chuyên nghiệp đồng hành. UpBase là một trong những đơn vị hàng đầu với dịch vụ Chuyển đổi số Doanh nghiệp toàn diện với Lark Suite.
Là Đối tác chính thức tại Việt Nam của Lark - Công ty thành viên của tập đoàn Bytedance, sứ mệnh của UpBase là đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hóa, từ việc phân tích hiện trạng, xác định chiến lược, đến triển khai các giải pháp phù hợp, nhằm đảm bảo rằng mỗi tổ chức đều có thể nắm bắt cơ hội, vượt qua thách thức và tạo dựng lợi thế cạnh tranh lâu dài.Bắt đầu hành trình chuyển đổi số cùng UpBase! Liên hệ ngay để nhận tư vấn chuyên sâu, sát với nhu cầu doanh nghiệp từ chuyên gia.
Kết luận
Phần mềm chấm công là giải pháp công nghệ không thể thiếu giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách minh bạch, chính xác và hiệu quả. Với các tính năng hiện đại như nhận diện khuôn mặt, GPS, và tự động hóa quy trình, phần mềm chấm công không chỉ đơn giản hóa việc ghi nhận thời gian mà còn hỗ trợ lập báo cáo chi tiết, tích hợp bảng lương và nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự. Hy vọng với 11+ phần mềm chấm công UpBase đã tổng hợp trong bài viết sẽ giúp bạn tìm được giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của mình!
