sizevuong
Hoàng Minh Huệ

Tác giả:

Hoàng Minh Huệ

Làm thế nào để kiểm soát đơn hàng hoàn về?

Làm thế nào để kiểm soát đơn hàng hoàn về?

Có một vấn đề nhiều shop chỉ tập trung đẩy sản phẩm đi, nhưng không chú trọng đến việc hàng hoàn về. Điều này gây khó khăn trong việc quản lý lãi lỗ, dẫn đến việc kinh doanh không hiệu quả, nhà bán hàng không biết lời lỗ thế nào. Vậy làm sao để kiểm soát đơn hàng hoàn, huỷ một cách hiệu quả? Cùng UpBase tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Nguyên nhân khiến đơn hàng bị hoàn trả vì giao hàng không thành công

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến việc đơn hàng được giao không thành công, có thể do chủ quan từ phía người mua hoặc do quá trình vận chuyển bị thất lạc, hỏng hóc. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến nhất mà các nhà bán hàng thường gặp phải khi hàng bị hoàn về:

  • Người mua không có mặt tại địa chỉ nhận hàng (không có người nhận hộ)
  • Người mua ghi nhầm địa chỉ nhận hàng
  • Địa chỉ nhận hàng không chính xác
  • Người mua yêu cầu hủy đơn hàng
  • Đơn hàng bị thất lạc, hư hỏng, mất mát
  • Nhân viên giao hàng tự hủy không giao
  • Do khu vực của bạn bị phong tỏa do dịch bệnh
  • Do đơn hàng đã quá thời gian lưu kho
  • Đơn hàng có dấu hiệu vi phạm chính sách của Shopee
  • Người mua không nhận được hàng hàng sau 3 lần giao
  • Từ chối nhận hàng (không đúng hàng, không muốn nhận, hàng hư hỏng,…)
  • Người giao không liên hệ được với người mua (không nghe máy)
  • Không thể nhận hàng vì nhiều lý do
  • Người mua hẹn giao lại quá nhiều lần

Cách xử lý khi đơn hàng bị hoàn trả vì giao hàng không thành công

Đối với người mua

Việc đơn hàng bị hoàn trả đôi khi do người mua chủ động không muốn nhận hàng, hoặc do nhầm lẫn của người mua trong quá trình đặt hàng. Trong trường hợp đơn hàng của mình được giao, người mua cần:

  • Kiểm tra lại thông tin địa chỉ nhận hàng của mình
  • Liên hệ với nhân viên sàn TMĐT hoặc đơn vị vận chuyển để được hỗ trợ
  • Hỏi địa chỉ kho lưu hàng của mình khi shipper gọi đến để chủ động đến lấy hàng (trong trường hợp không thể nhận hàng tại địa chỉ giao)
  • Hẹn shipper giao hàng lại (nếu có thể)

Đối với người bán

Lượng đơn hoàn nhiều có thể gây ảnh hưởng đến điểm vận hành gian hàng và ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận bán hàng. Vì vậy, các nhà bán hàng cần đặc biệt quan tâm đến vấn đề theo dõi và xử lý đơn hàng hoàn huỷ của mình khi kinh doanh.

  • Theo dõi tình trạng đơn hàng để kịp thời xử lý
  • Liên hệ với người mua để xác nhận thông tin (địa chỉ, số điện thoại)
  • Liên hệ với khách hàng để chốt phương án xử lý (tiếp tục giao hay hủy)
  • Thực hiện thủ tục hoàn tiền cho người mua
  • Có thể yêu cầu khách đặt cọc tiền hàng hoặc tiền vận chuyển trước khi giao hàng

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để kiểm soát đơn hoàn huỷ

Đối với các shop nhỏ, nhà bán hàng có thể kiểm soát lượng đơn hàng và đơn hoàn huỷ một cách thủ công. Tuy nhiên, đối với những shop có lượng đơn hàng lớn, nhà bán hàng nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để dễ dàng quản lý đồng thời tiết kiệm thời gian và nhân lực.

Quản lý đơn hàng

Tính năng quản lý đơn hàng trên phần mềm UpBase SMEs cho phép người bán theo dõi tình trạng đơn hàng, xử lý đơn hàng của nhiều gian hàng trên một giao diện phần mềm.

Quản lý hàng hoàn trên sàn TMĐT

Tính năng quản lý hàng hoàn giúp nhà bán hàng xử lý các đơn hàng hoàn về, đơn huỷ bất thường. Theo dõi nguyên nhân hoàn trả hàng và nhập kho tự động sau khi hàng hoàn về.

Xem thêm: Cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều hiệu quả nhất 2021

Đối soát đơn hàng

  • Đối soát dòng hàng: thực tế là kiểm soát được đơn hàng ra vào để nhà bán hàng biết được đơn hàng đang như thế nào. Tình trạng đơn hàng đang giao, hàng hoàn về để tranh việc thất thoát
  • Đối soát dòng tiền: Cũng tương tự như kiểm soát dòng hàng. Nhà bán hàng kiểm tra xem đơn hàng đó đã được trả tiền về chưa? Số tiền trả về là bao nhiêu? Thời gian trả tiền là bao lâu?
  • Đối soát lời lỗ: Nhà bán hàng trừ đi số tiền nhập hàng, phí dịch vụ xem còn lãi được bao nhiêu. Một điều quan trọng nhất của file đối soát lời lỗ là chi phí. Nhà bán hàng kiểm tra phần nào đang chiếm nhiều % chi phí nhất, để biết và tiết giảm chi phí đó lại.

Phần mềm UpBase SMEs cũng giúp các nhà bán hàng đối soát chi tiết chi phí trên từng đơn hàng, kiểm soát số lượng hàng hoá và tình trạng lãi lỗ của gian hàng.

Trường hợp phát sinh: Bị mất cắp hàng hoàn về

Đây là một trong những trường hợp được chia sẻ bởi chính nhà bán hàng trong cộng đồng của UpBase.

Trường hợp đặt ra: “Rất mong chị giải đáp về vấn đề tại sao nếu đơn hàng đang vận chuyển mà khách hàng huỷ đơn thì bên J&T lại lấy luôn đơn hàng của shop, năn nỉ cỡ nào cũng k hoàn về, mong anh/chị tham mưu giúp e cách khắc phục ạ. shop e có khoản trăm đơn J&T nhưng k dám giao ạ”

Giải quyết vấn đề:

Trường hợp này nhà bán hàng nên giải quyết theo hướng: liệt kê tất cả mã vận đơn đã báo trả hàng thành công nhưng thực tế chưa nhận được gửi email lên J&T. Đồng thời gọi điện lên tổng đài J&T khiếu nại. Nhà bán hàng tiếp tục ra bưu cục đòi hàng, nếu bưu cục vẫn nói đã trả hàng, NBH yêu cầu đối chiếu chữ ký. Bạn ký mẫu gửi mail lên JT và yêu cầu đối chiếu.

Tạm kết:

Bài viết này UpBase đã đưa ra cho nhà bán hàng cách kiểm soát đơn hàng hoàn về. Hi vọng bạn thích bài viết này.

Xem thêm các bài viết khác:

Điều kiện lên Shopee Mall

Chiến lược định vị thương hiệu trên Shopee

Xuất bản vào 11/19/2021

Bài viết mới

icon next

icon next

icon next

icon next

icon next

icon next