Trong thời đại công nghệ, chuyển đổi số đã trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và khả năng cạnh tranh. Nhưng làm thế nào để bắt đầu hành trình này một cách hiệu quả trong năm 2025? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ chuyển đổi số là gì và hướng dẫn từng bước để doanh nghiệp triển khai toàn diện với Lark Suite.

Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình áp dụng công nghệ số vào mọi khía cạnh của tổ chức, từ quy trình vận hành, quản lý đến tương tác với khách hàng. Không chỉ dừng lại ở việc số hóa dữ liệu, chuyển đổi số còn bao gồm việc cải tiến và tái cấu trúc các quy trình làm việc để nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và tạo ra các giá trị mới.

Trong thời đại công nghệ luôn phát triển, chuyển đổi số không chỉ còn là một lựa chọn mà đã trở thành xu thế tất yếu để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Với các nền tảng All-in-One như Lark Suite, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa việc quản lý, tối ưu hóa quy trình và tăng cường khả năng kết nối đội nhóm, từ đó đạt được hiệu quả vượt trội trong mọi hoạt động.

Tại sao chuyển đổi số là xu hướng không thể bỏ qua?

Thách thức khi doanh nghiệp không chuyển đổi số

Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, chuyển đổi số đã trở thành chìa khóa để doanh nghiệp duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường. Khách hàng ngày nay đòi hỏi trải nghiệm nhanh chóng, tiện lợi và cá nhân hóa, buộc doanh nghiệp phải tối ưu hóa quy trình và tận dụng công nghệ để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đồng thời, sự bùng nổ của các mô hình làm việc từ xa và hybrid cũng tạo áp lực lớn lên hệ thống vận hành truyền thống, đòi hỏi một nền tảng linh hoạt và toàn diện để hỗ trợ kết nối đội nhóm. Chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp thích nghi với những thay đổi này mà còn mở ra cơ hội tối ưu hóa hiệu suất, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Phân mảnh dữ liệu.

Khi sử dụng nhiều công cụ rời rạc cho các chức năng khác nhau, dữ liệu doanh nghiệp thường bị phân tán và khó quản lý. Ví dụ, tài liệu lưu trữ ở nhiều nơi như Google Drive, email hoặc trên các ổ cứng cá nhân, khiến việc tìm kiếm và sử dụng thông tin mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành mà còn làm tăng nguy cơ mất mát hoặc lạm dụng dữ liệu quan trọng.

Giao tiếp không đồng bộ.

Trong các tổ chức sử dụng nhiều công cụ giao tiếp như email, Zalo, hoặc Slack, thông tin thường bị phân tán qua nhiều kênh, dẫn đến sự hiểu lầm, bỏ sót hoặc chậm trễ trong xử lý công việc. Đặc biệt với các đội nhóm làm việc từ xa, việc không có một nền tảng giao tiếp thống nhất có thể làm giảm hiệu quả cộng tác và gia tăng sự mâu thuẫn trong phối hợp giữa các phòng ban.

Tốn chi phí và thời gian với quy trình thủ công.

Các quy trình thủ công như phê duyệt giấy tờ, quản lý hợp đồng hoặc theo dõi tiến độ công việc không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn làm tăng chi phí nhân sự và nguy cơ xảy ra sai sót. Những doanh nghiệp không áp dụng công nghệ tự động hóa sẽ khó cạnh tranh trong thị trường hiện đại, nơi tốc độ và sự chính xác quyết định thành công.

Lợi ích của chuyển đổi số

Nâng cao hiệu suất.

Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách áp dụng công nghệ tự động hóa, loại bỏ các thao tác thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót. Nhờ vào việc tích hợp dữ liệu và các công cụ quản lý, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất và ra quyết định nhanh chóng. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp đội ngũ nhân sự tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Tăng tính cạnh tranh.

Trong thị trường cạnh tranh khốc liệt, các doanh nghiệp cần đổi mới liên tục để bắt kịp xu hướng và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Chuyển đổi số không chỉ cải thiện quy trình nội bộ mà còn giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu nhanh chóng, từ đó đưa ra các chiến lược phù hợp với thị trường. Doanh nghiệp nào ứng dụng chuyển đổi số hiệu quả sẽ có lợi thế vượt trội trong việc tối ưu chi phí, cải thiện dịch vụ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thay đổi.

Đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt (hybrid, remote).

Xu hướng làm việc từ xa và mô hình hybrid đã trở thành thực tế phổ biến trong môi trường hiện đại. Chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ thống vận hành linh hoạt, giúp nhân viên kết nối và làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu. Từ việc quản lý dự án, giao tiếp đến theo dõi hiệu suất, công nghệ số hóa đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn duy trì năng suất và sự đồng bộ, ngay cả trong những điều kiện làm việc thay đổi.

Các bước chuẩn bị cho hành trình chuyển đổi số

Đánh giá hiện trạng: Hiểu rõ thực trạng doanh nghiệp.

Trước khi bước vào hành trình chuyển đổi số, điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là đánh giá toàn diện về hiện trạng hoạt động. Bao gồm việc xem xét kỹ lưỡng các quy trình hiện tại: liệu chúng có hiệu quả hay đang tồn tại những nút thắt gây lãng phí thời gian và nguồn lực?

Đồng thời, doanh nghiệp cần kiểm tra mức độ áp dụng công nghệ trong tổ chức: các công cụ đang sử dụng có đáp ứng nhu cầu không, hay chúng chỉ làm tăng thêm sự phức tạp? Cuối cùng, hãy đánh giá cả nguồn nhân lực: đội ngũ nhân viên đã sẵn sàng thích nghi với công nghệ mới chưa?

Những câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ các điểm mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục, từ đó xây dựng nền tảng vững chắc cho lộ trình chuyển đổi số.

Xác định mục tiêu: Đặt ra đích đến cụ thể.

Chuyển đổi số không thể thành công nếu thiếu một mục tiêu rõ ràng. Doanh nghiệp cần xác định điều mình muốn đạt được từ quá trình này, chẳng hạn như tăng năng suất lao động, tối ưu chi phí vận hành hay cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ.

Việc tự động hóa quy trình và tích hợp công nghệ sẽ giúp giảm đáng kể thời gian xử lý công việc, nâng cao hiệu quả và đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng tiến độ. Đồng thời, một môi trường giao tiếp đồng bộ sẽ loại bỏ các trở ngại trong phối hợp giữa các phòng ban, giúp đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Ngoài ra, việc cắt giảm chi phí thông qua tối ưu hóa các công cụ và quy trình sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Những mục tiêu này sẽ là kim chỉ nam để doanh nghiệp định hướng các bước tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số.

Lựa chọn công cụ phù hợp: Tại sao Lark Suite là giải pháp All-in-One lý tưởng.

Sau khi đã xác định được mục tiêu, bước quan trọng tiếp theo là lựa chọn công cụ phù hợp để hiện thực hóa chúng. Một công cụ lý tưởng không chỉ đáp ứng được nhu cầu hiện tại mà còn phải linh hoạt, sẵn sàng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp. Những công cụ tích hợp nhiều chức năng sẽ giúp doanh nghiệp tập trung tất cả quy trình trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ sự phân mảnh dữ liệu và tối ưu hóa công việc.

Đồng thời, công cụ phải dễ sử dụng để đảm bảo nhân viên có thể nhanh chóng làm quen và áp dụng vào công việc hàng ngày. Đưa ra quyết định đúng trong giai đoạn này sẽ không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn đặt nền móng cho sự phát triển dài hạn, bền vững.

Trong số các giải pháp hiện nay, Lark Suite nổi bật như một nền tảng All-in-One hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp tích hợp giao tiếp, quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình trong một hệ thống duy nhất. Đây là một lựa chọn đáng cân nhắc khi doanh nghiệp bước vào hành trình chuyển đổi số.

Đọc thêm: Lark Suite: Nền tảng cộng tác Chat-Centric tối ưu năm 2025

Chuyển đổi số toàn diện với Lark Suite

Giới thiệu về Lark Suite: Nền tảng Chat-Centric All-in-One.

Lark Suite là một nền tảng công nghệ tiên phong được thiết kế với triết lý Chat-Centric, đặt giao tiếp làm trung tâm để tối ưu hóa sự phối hợp và hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Là giải pháp All-in-One, Lark tích hợp mọi công cụ cần thiết vào một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp loại bỏ sự phân mảnh thông tin và vận hành một cách liền mạch. Từ giao tiếp tức thì, họp trực tuyến, đến quản lý tài liệu và tự động hóa quy trình, Lark Suite mang lại sự đơn giản, hiệu quả và linh hoạt, phù hợp với mọi quy mô và ngành nghề.

Lark Suite chuyển đổi số quy trình làm việc doanh nghiệp như thế nào?

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là tái cấu trúc các quy trình làm việc để đạt hiệu quả tối ưu. Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể hiện thực hóa điều này thông qua việc ứng dụng các công cụ mạnh mẽ vào từng quy trình nội bộ.

1. Giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả

Quy trình trước đây: Giao tiếp phân mảnh qua email, ứng dụng nhắn tin hoặc các công cụ không đồng bộ, dẫn đến thông tin bị bỏ sót hoặc chậm trễ. Messenger giúp tất cả thông tin được trao đổi trên một nền tảng duy nhất, giảm thiểu rủi ro mất thông tin. Nhân viên có thể tạo nhiệm vụ ngay trong các cuộc hội thoại, giúp công việc được triển khai nhanh hơn.

2. Họp trực tuyến hiệu quả, mọi lúc mọi nơi

Quy trình trước đây: Họp trực tuyến không liền mạch, khó khăn trong chia sẻ tài liệu và ghi chú nội dung.Với Video Conference, doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp chất lượng cao với khả năng chia sẻ màn hình, chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trong thời gian thực và ghi lại toàn bộ biên bản họp để tham khảo sau. Điều này giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và cải thiện sự phối hợp giữa các đội nhóm từ xa.

3. Quản lý tài liệu tập trung, tránh thất lạc thông tin

Trước đây, tài liệu lưu trữ rải rác trên nhiều nền tảng như email, ổ cứng, hoặc các ứng dụng lưu trữ khác, gây khó khăn trong tìm kiếm và truy cập. Với Lark, mọi tài liệu và tri thức doanh nghiệp được lưu trữ tập trung trên Lark Docs & Wiki, dễ dàng chỉnh sửa và truy cập từ bất kỳ đâu. Wiki còn giúp tổ chức tri thức của doanh nghiệp một cách khoa học, giúp nhân viên nhanh chóng tìm được thông tin cần thiết.

4. Tự động hóa quy trình nội bộ

Quy trình trước đây cần xử lý thủ công các quy trình như phê duyệt nghỉ phép, đề xuất mua sắm hoặc báo cáo, dễ xảy ra sai sót và mất thời gian. Doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình với giao diện kéo thả đơn giản với Workflow & Automation. Các quy trình như phê duyệt chi phí hay xử lý yêu cầu được thực hiện nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian cho các nhiệm vụ lặp lại.

5. Theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc

Quản lý hiệu suất từng là quy trình rời rạc, khó theo dõi tiến độ dự án hoặc đánh giá KPI của từng đội nhóm? Các dự án và mục tiêu đã có thể được theo dõi trong thời gian thực, với dữ liệu trực quan từ bảng Kanban, Gantt Chart trên Dashboard & Base, hoặc các báo cáo phân tích chi tiết. Điều này giúp nhà quản lý nắm rõ tiến độ công việc và ra quyết định nhanh chóng.

Kết luận

Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà đã trở thành yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp thích nghi, phát triển và dẫn đầu trong kỷ nguyên số. Với Lark Suite, doanh nghiệp có thể tái cấu trúc toàn bộ quy trình làm việc, từ giao tiếp, quản lý tài liệu đến tự động hóa, tất cả trên một nền tảng All-in-One mạnh mẽ.

UpBase tự hào là đối tác hàng đầu trong lĩnh vực triển khai chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp với Lark Suite. Chúng tôi mang đến giải pháp tối ưu, hỗ trợ từng bước để doanh nghiệp của bạn đạt được hiệu quả vượt trội, tiết kiệm chi phí và xây dựng hệ thống vận hành bền vững.

Liên hệ với UpBase ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí và bắt đầu hành trình chuyển đổi số thành công cùng Lark Suite!