Với sự phát triển mạnh mẽ của kinh doanh đa sàn TMĐT, Fulfillment đóng vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán xử lý đơn hàng, quản lý tồn kho và tối ưu hóa giao vận, UpBase SMEs mang đến bộ công cụ mạnh mẽ, giúp nâng cao hiệu quả Fulfillment và tiết kiệm chi phí vận hành.
Bài toán về Fulfillment của doanh nghiệp
Fulfillment bao gồm tất cả các công đoạn từ nhận đơn hàng, quản lý tồn kho, đóng gói, đến giao hàng. Tuỳ vào ngành hàng và quy mô kinh doanh mà doanh nghiệp có thể gặp phải những bài toán khác nhau.
Doanh nghiệp Self-fulfillment
Tự thực hiện Fulfillment là mô hình phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp TMĐT, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp tự thực hiện toàn bộ quy trình Fulfillment thường đối mặt với các thách thức:
- Áp lực vận hành: Lượng đơn hàng lớn dễ gây quá tải, nhất là trong mùa cao điểm.
- Chi phí cao: Đòi hỏi đầu tư lớn vào nhân sự, kho bãi, và thiết bị.
- Quản lý tồn kho: Nhập dữ liệu thủ công hoặc không có hệ thống theo dõi đồng bộ dễ gây sai sót, dẫn đến việc quá bán (overselling) hoặc tồn kho không cần thiết.
- Tốc độ xử lý: Quy trình nhặt hàng, đóng gói thủ công làm giảm hiệu suất.
Các đơn vị Fulfillment Provider
Các doanh nghiệp Fulfillment phải xử lý hàng nghìn, thậm chí hàng chục nghìn đơn hàng mỗi ngày. Vì vậy, các doanh nghiệp tự thực hiện toàn bộ quy trình Fulfillment thường đối mặt với rất nhiều thách thức:
- Áp lực vận hành: Khối lượng đơn hàng lớn dễ gây quá tải. Đòi hỏi hệ thống vận hành phải luôn hoạt động ổn định và có khả năng mở rộng nhanh chóng.
- Đồng bộ dữ liệu từ nhiều khách hàng và kênh bán hàng: Các doanh nghiệp Fulfillment thường phục vụ nhiều khách hàng với các kênh bán hàng khác nhau (Shopee, Lazada, TikTok Shop,...). Việc đồng bộ dữ liệu tồn kho, đơn hàng và vận chuyển từ nhiều nguồn là một thách thức lớn.
- Đảm bảo độ chính xác trong xử lý đơn hàng: Sai sót trong quá trình nhặt hàng hoặc đóng gói khi xử lý đơn thủ công, không có các công cụ hỗ trợ.
- Đáp ứng kỳ vọng về tốc độ giao hàng: Việc xử lý và đóng gói đơn hàng trễ hạn gây ảnh hưởng đến vận chuyển và chỉ số vận hành của gian hàng.
- Quản lý mối quan hệ khách hàng: Doanh nghiệp Fulfillment phải đảm bảo duy trì chất lượng dịch vụ cao để giữ chân đối tác và cạnh tranh với các nhà cung cấp khác.
Tìm hiểu thêm: Self-fulfillment và Fulfillment Provider là gì? Phân biệt và cách vận hành
Để giải quyết các bài toán trên, doanh nghiệp cần:
- Sử dụng phần mềm quản lý Fulfillment như UpBase SMEs để tự động hóa quy trình và tối ưu hóa nguồn lực.
- Đồng bộ hóa tồn kho trên các sàn TMĐT để giảm sai sót.
- Tổng hợp báo cáo và phân tích dữ liệu để không ngừng cải tiến.
Sự hỗ trợ từ công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp tự thực hiện Fulfillment hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt.
Các công cụ hỗ trợ quản lý fulfillment hiệu quả trên phần mềm UpBase SMEs
Từ cương vị là nhà cung cấp dịch vụ vận hành TMĐT toàn diện, UpBase mang đến giải pháp công nghệ giúp khách hàng của mình cũng như các doanh nghiệp tối ưu hoạt động fulfillment một cách tối đa.
Đồng bộ dữ liệu đơn hàng từ nhiều sàn TMĐT
Khi phát sinh đơn hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, Lazada hoặc Tiki, hệ thống Order Management System (OMS) của UpBase SMEs sẽ ngay lập tức đồng bộ dữ liệu lên phần mềm theo thời gian thực.
Doanh nghiệp có thể theo dõi thông tin chi tiết về đơn hàng, sản phẩm, đối tác vận chuyển (ĐVVC) và trạng thái đơn hàng trên cùng một giao diện tập trung để xử lý từng đơn hoặc xử lý hàng loạt theo bộ lọc.
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực (Real-time)
Phần mềm UpBase SMEs cung cấp tính năng đồng bộ tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp TMĐT kiểm soát số lượng hàng hóa hiệu quả trên nhiều kênh bán hàng, loại bỏ tình trạng bán vượt tồn.
- Tự động cập nhật: Khi phát sinh đơn hàng từ bất kỳ sàn TMĐT nào, hệ thống tự động điều chỉnh tồn kho tương ứng trên tất cả các kênh.
- Cảnh báo hết hàng: Phần mềm cung cấp cảnh báo khi số lượng sản phẩm sắp chạm ngưỡng tối thiểu, giúp doanh nghiệp bổ sung kịp thời.
- Đồng bộ toàn diện: Hàng hóa luôn được quản lý chính xác, tránh tình trạng chênh lệch dữ liệu giữa các kênh.
Ví dụ: Một sản phẩm còn 10 đơn vị trong kho, nếu 8 đơn được đặt trên Shopee và 2 đơn trên Lazada, hệ thống ngay lập tức cập nhật tồn kho là 0 trên tất cả các kênh khác.
Gộp danh sách nhặt hàng thông minh
Phần mềm UpBase SMEs cho phép doanh nghiệp tạo danh sách nhặt hàng tối ưu theo vị trí trong kho, giảm thời gian và công sức xử lý đơn. Đồng thời hỗ trợ in phiếu đóng gói và nhãn vận chuyển ngay trên hệ thống.
- Sắp xếp sản phẩm theo vị trí kho, gộp các đơn có 1 sản phẩm, các đơn có nhiều sản phẩm để tối ưu hóa quy trình nhặt hàng.
- Tạo danh sách đóng gói theo lô, giảm thời gian xử lý từng đơn hàng riêng lẻ.
Ví dụ: Thay vì nhân viên đi lấy từng món hàng cho từng đơn, phần mềm sẽ nhóm các sản phẩm cùng vị trí để nhặt một lần, giúp tiết kiệm 30% thời gian.
Theo dõi và xử lý đơn hoàn huỷ
UpBase SMEs cung cấp tính năng chuyên biệt để doanh nghiệp dễ dàng tiếp nhận, xử lý và quản lý các đơn hàng hoàn hủy, đảm bảo quy trình nhập kho được minh bạch và chính xác.
- Tiếp nhận đơn hoàn hủy: Hệ thống tự động cập nhật trạng thái hoàn hủy từ các sàn TMĐT, hiển thị thông tin chi tiết về lý do, sản phẩm và tình trạng đơn hàng.
- Phân loại trạng thái: Các đơn hoàn hủy được phân loại rõ ràng:
- Hoàn về kho: Sản phẩm được khách hàng trả lại do lỗi hoặc đổi trả.
- Hủy trước giao hàng: Đơn bị khách hàng hủy trước khi giao.
- Quản lý nhập kho: Khi hàng hoàn được trả lại, hệ thống hỗ trợ đối chiếu và kiểm tra trạng thái sản phẩm để nhập kho nhanh chóng và chính xác.
Báo cáo và phân tích hiệu suất Fulfillment
Công cụ báo cáo và phân tích hiệu suất Fulfillment toàn diện giúp doanh nghiệp TMĐT nắm bắt các chỉ số quan trọng để tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về số lượng đơn hàng, thời gian xử lý, và tỷ lệ giao hàng thành công.
- Giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận hành và đưa ra chiến lược cải thiện.
- Thống kê các đơn hàng giao đúng/trễ hạn và cảnh báo thời gian còn lại để xử lý đơn.
Doanh nghiệp có thể xem báo cáo cho thấy tỷ lệ đơn hàng giao trễ đang tăng cao. Phân tích chi tiết cho thấy nguyên nhân chủ yếu là do thời gian xử lý đơn hàng tại kho lâu. Doanh nghiệp sau đó sẽ có giải pháp cải thiện quy trình kho bãi, giúp giảm thời gian giao hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Kết luận
Với UpBase SMEs, doanh nghiệp TMĐT không chỉ quản lý hiệu quả quá trình Fulfillment mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành từ khi nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng. Các tính năng nổi bật như cập nhật tồn kho real-time, xử lý đơn hoàn hủy, báo cáo và phân tích hiệu suất, và khả năng đồng bộ hóa đơn hàng và tồn kho qua API với các sàn TMĐT mang lại nhiều lợi ích thiết thực, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
UpBase SMEs chính là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp TMĐT vượt qua mọi thách thức trong việc quản lý Fulfillment.
