Phúc Thịnh là một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ và giải pháp logistics/fulfillment. Tuy nhiên, khi khách hàng của họ chuyển dịch sang kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử (eCommerce), Phúc Thịnh gặp phải những thách thức lớn. Vì thiếu kinh nghiệm và hiểu biết về eCommerce fulfillment, họ gặp khó khăn trong việc xử lý và quản lý đơn hàng TMĐT, từ việc theo dõi kho bãi, quản lý vận chuyển cho đến các yêu cầu đặc thù của các sàn TMĐT.
Nhờ áp dụng phần mềm UpBase SMEs cùng với các giải pháp mà UpBase cung cấp, Phúc Thịnh đã tối ưu hóa được quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả công việc. Cùng khám phá câu chuyện thành công của Phúc Thịnh trong việc ứng dụng công nghệ để chuyển mình mạnh mẽ hơn trong ngành fulfillment.
Bối cảnh doanh nghiệp
Phúc Thịnh là đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment chuyên nghiệp cho các thương hiệu FMCG, hỗ trợ các nhà bán lẻ trong việc xử lý đơn hàng, lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Với đặc thù hàng hóa cồng kềnh, khối lượng đơn hàng lớn (đặc biệt trong các chiến dịch khuyến mãi), và hàng hóa ra vào kho liên tục, Phúc Thịnh đã gặp phải không ít khó khăn trong việc quản lý vận hành. Những thách thức này dẫn đến tình trạng quá tải trong kho, sai sót trong việc xử lý đơn hàng, và hiệu suất công việc không đạt được như kỳ vọng.
Đặc biệt, khi chuyển sang phục vụ các khách hàng TMĐT, Phúc Thịnh cần đáp ứng yêu cầu về xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, không chỉ đảm bảo sự hài lòng của người mua hàng mà còn phải đáp ứng các chỉ số vận hành trên sàn cho khách hàng của mình.
Thách thức trước khi sử dụng phần mềm UpBase SMEs
Mặc dù Phúc Thịnh đã thành công trong việc cung cấp dịch vụ logistics và fulfillment truyền thống, nhưng khi khách hàng của họ chuyển sang kinh doanh trên các nền tảng eCommerce, đơn vị này đã gặp phải một số thách thức lớn:
Thiếu kinh nghiệm về eCommerce Fulfillment
Với nền tảng fulfillment truyền thống, Phúc Thịnh thiếu kiến thức chuyên sâu về eCommerce fulfillment—một lĩnh vực yêu cầu sự linh hoạt cao và khả năng tích hợp các hệ thống để xử lý đơn hàng từ các sàn thương mại điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.
Tìm hiểu: Tổng quan về Fulfillment trong kinh doanh đa sàn TMĐT (e-Com Fulfillment)
Xử lý đơn trễ hạn SLA của sàn
Khách hàng của Phúc Thịnh đang kinh doanh trên các nền tảng thương mại điện tử yêu cầu quy trình fulfillment phức tạp hơn, bao gồm việc xử lý đơn hàng trực tuyến, đồng bộ kho bãi và vận chuyển. Do thiếu hiểu biết về đặc thù của các nền tảng này, Phúc Thịnh gặp khó khăn trong việc đảm bảo đơn hàng được xử lý và giao hàng đúng hẹn.
Không đồng bộ dữ liệu với các sàn TMĐT
Việc kết nối và đồng bộ các dữ liệu giữa các sàn TMĐT với hệ thống quản lý fulfillment của Phúc Thịnh là một vấn đề lớn. Điều này dẫn đến tình trạng thiếu sót trong quá trình xử lý đơn hàng và giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín và hiệu quả kinh doanh của khách hàng.
Quy trình vận hành rời rạc, tốn thời gian
Quy trình nhặt hàng, đóng gói và bàn giao đơn hàng trước đây vẫn phụ thuộc vào các phương pháp thủ công và không có sự tự động hóa, khiến cho các nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý một lượng lớn đơn hàng và tăng thời gian hoàn tất đơn hàng.
Những khó khăn này đã đặt ra một yêu cầu cấp thiết cho Phúc Thịnh trong việc tìm kiếm một giải pháp công nghệ phù hợp để nâng cao hiệu quả hoạt động fulfillment trong bối cảnh thương mại điện tử.
Giải pháp từ phần mềm UpBase SMEs
Để giải quyết những khó khăn mà Phúc Thịnh gặp phải trong quản lý fulfillment, UpBase SMEs đã cung cấp các giải pháp tối ưu giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian:
1. Đồng bộ và quản lý dữ liệu tập trung
UpBase SMEs mang đến một giải pháp toàn diện, không chỉ tối ưu quy trình fulfillment mà còn giúp Phúc Thịnh xử lý các vấn đề đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống của các sàn TMĐT và hệ thống kho hàng:
- Đồng bộ đơn hàng từ Shopee, Lazada, TikTok Shop về một giao diện duy nhất, cập nhật theo thời gian thực, giúp Phúc Thịnh dễ dàng kiểm tra và xử lý.
- Quản lý trạng thái đơn hàng chặt chẽ: Mỗi đơn hàng được đồng bộ trạng thái rõ ràng như chờ xử lý, đã đóng gói, bàn giao hay bị hủy, đảm bảo không bỏ sót.
- Đồng bộ hệ thống giữa đơn và sàn: Lượng tồn kho cũng tự động cập nhật, giúp kiểm soát chính xác số hàng hóa khả dụng và tránh tình trạng bán quá tồn.
2. Tối ưu quy trình nhặt hàng với Packing List
UpBase SMEs giúp Phúc Thịnh tối ưu hóa quy trình nhặt hàng bằng cách cung cấp packing list với nhiều lựa chọn phù hợp cho từng loại đơn hàng:
- Đơn có 1 sản phẩm: Nhân viên kho dễ dàng nhặt nhanh chóng mà không cần phải kiểm tra quá nhiều thông tin.
- Đơn có nhiều sản phẩm: Giúp nhân viên nhanh chóng tập hợp đầy đủ các sản phẩm trong đơn hàng mà không bị nhầm lẫn.
- Đơn hỗn hợp: Hệ thống tự động phân chia và nhóm các sản phẩm theo loại, giúp nhân viên không bị lúng túng trong việc nhặt hàng từ nhiều danh mục khác nhau.
3. Quản lý linh hoạt theo quy trình vận hành
Với UpBase SMEs, Phúc Thịnh có thể linh hoạt quản lý theo quy trình vận hành của từng kho và nhu cầu cụ thể:
- Đóng đơn trước rồi dán vận đơn: Phù hợp với kho có quy trình chuẩn và yêu cầu đóng gói đơn hàng trước khi tạo vận đơn.
- In vận đơn trước rồi mới đóng gói: Thích hợp với kho cần tạo vận đơn và sắp xếp hàng hóa trước khi thực hiện đóng gói, giúp tránh thiếu sót khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
4. Kiểm soát lượng hàng hóa, đơn hàng xuất nhập kho đúng và đủ
Phần mềm UpBase SMEs cung cấp các tính năng giúp Phúc Thịnh kiểm soát lượng hàng hóa và đơn hàng xuất nhập kho một cách chính xác:
- Tạo phiếu bàn giao đi với ĐVVC: Khi đơn hàng đã được xử lý và sẵn sàng giao, hệ thống tự động tạo phiếu bàn giao với ĐVVC để theo dõi trạng thái vận chuyển và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.
- Tạo phiếu bàn giao về với ĐVVC: Khi đơn hàng bị trả lại hoặc bị hủy, hệ thống tự động tạo phiếu bàn giao về để đảm bảo thông tin được cập nhật chính xác và kịp thời.
Với những giải pháp này, UpBase SMEs đã giúp Phúc Thịnh giải quyết triệt để các vấn đề tồn kho, sai sót trong nhặt hàng và tối ưu quy trình fulfillment, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu thời gian vận hành.
Xem chi tiết: Công cụ tối ưu Fulfillment trên phần mềm UpBase SMEs
5. Theo dõi hiệu quả Fulfillment và báo cáo SLA sàn TMĐT
Bằng việc kết nối hệ thống với sàn, Phúc Thịnh có thể dễ dàng theo dõi được hiệu Fulfillment và báo cáo thời hạn SLA theo chuẩn từng sàn. Từ đó, Phúc Thịnh có thể phân bổ nhân sự, ưu tiên những đơn hàng sắp đến hạn để đảm bảo gian hàng của các thương hiệu không bị ảnh hưởng bởi tỷ lệ giao hàng trễ.
Kết quả đạt được sau 3 tháng sử dụng UpBase SMEs
Sau 3 tháng ứng dụng phần mềm UpBase SMEs, các chỉ số hiệu suất vận hành của Phúc Thịnh đã có những cải thiện rõ rệt, giúp đơn vị này tối ưu hóa quy trình fulfillment và nâng cao hiệu quả công việc. Cụ thể, các kết quả đạt được như sau:
- Tăng hiệu suất nhặt hàng lên 50%: Nhờ tính năng gộp phiếu nhặt hàng, nhân viên kho chỉ cần di chuyển một vòng để hoàn thành nhiều đơn hàng cùng lúc.
- Giảm sai sót trong xử lý đơn hàng: Mỗi đơn hàng đều được hiển thị chi tiết trên hệ thống, giảm nhầm lẫn và đảm bảo độ chính xác 99%.
- Tiết kiệm 40% thời gian vận hành: Nhờ đồng bộ hóa và tự động hóa các quy trình, từ nhặt hàng, đóng gói đến giao hàng.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn tăng lên 95%, phản hồi tích cực từ khách hàng tăng 30%.
Tổng kết
Phúc Thịnh, một đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment, đã đối mặt với những thách thức lớn khi chuyển dịch sang phục vụ khách hàng trong lĩnh vực e-commerce. Tình trạng thiếu đồng bộ dữ liệu, khó khăn trong quản lý tồn kho và xử lý đơn hàng thủ công đã làm giảm hiệu suất vận hành, ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả kinh doanh.
Nhờ ứng dụng công nghệ vào vận hành, Phúc Thịnh không chỉ giải quyết triệt để những khó khăn ban đầu mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô kinh doanh trong tương lai. Phúc Thịnh là minh chứng rõ ràng cho việc áp dụng công nghệ phù hợp vào quản lý vận hành để mang lại lợi ích vượt trội. Đối với các doanh nghiệp TMĐT và đơn vị cung cấp dịch vụ fulfillment, UpBase SMEs chính là giải pháp đáng tin cậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
