Trong ngành logistics, đặc biệt là lĩnh vực quản lý kho bãi và fulfillment, tính chính xác và tốc độ xử lý đơn hàng đóng vai trò quyết định đến hiệu suất vận hành và sự hài lòng của khách hàng. Khi quy mô kho hàng ngày càng mở rộng, việc quản lý bằng phương pháp thủ công hoặc các công cụ không chuyên biệt trở thành rào cản lớn, gây thất thoát hàng hóa, chậm trễ trong xử lý đơn và gia tăng chi phí vận hành.
T&C Logistics – một trong những đơn vị dẫn đầu về dịch vụ kho bãi và vận tại Việt Nam – từng gặp phải những thách thức tương tự khi vận hành hệ thống kho rộng 25.000m² tại TP.HCM. Với nhu cầu tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và giảm sai sót, T&C đã quyết định ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp UpS. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình vận hành, mà còn tạo tiền đề cho sự mở rộng quy mô bền vững.
Bài viết này sẽ phân tích chi tiết cách T&C Logistics ứng dụng phần mềm UpS vào quản lý kho bãi, những bài toán mà doanh nghiệp phải giải quyết và kết quả thực tế đạt được sau khi ứng dụng công nghệ.
Giới thiệu về T&C Logistics và bối cảnh ngành
T&C Logistics là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kho bãi và giao vận tại Việt Nam, phục vụ hàng nghìn doanh nghiệp TMĐT. Trong bối cảnh thị trường logistics Đông Nam Á dự kiến đạt 55 tỷ USD vào năm 2025 (Statista), T&C đứng trước thách thức tối ưu vận hành, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất để giữ vững lợi thế cạnh tranh.
Tổng quan về T&C Logistics
T&C Logistics là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kho bãi và giao nhận tại Việt Nam, chuyên cung cấp các giải pháp logistics toàn diện, từ lưu trữ hàng hóa, xử lý đơn hàng đến vận chuyển và giao nhận. Với hệ thống kho rộng 25.000m² tại TP. Hồ Chí Minh, T&C phục vụ đa dạng khách hàng, bao gồm doanh nghiệp thương mại điện tử (TMĐT), bán lẻ, phân phối và sản xuất.
Là đối tác chiến lược của nhiều thương hiệu lớn, T&C Logistics cam kết cung cấp dịch vụ vận hành kho hiện đại, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính chính xác trong mỗi đơn hàng. Tuy nhiên, với tốc độ tăng trưởng nhanh chóng, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý kho và vận hành fulfillment.
Bối cảnh ngành logistics và quản lý kho bãi
Ngành logistics đang phát triển mạnh mẽ nhờ sự bùng nổ của TMĐT và nhu cầu giao hàng nhanh. Theo báo cáo của Statista, quy mô thị trường logistics tại Đông Nam Á dự kiến đạt 55 tỷ USD vào năm 2025, với Việt Nam là một trong những thị trường tiềm năng nhất.
Sự phát triển của ngành kéo theo những yêu cầu ngày càng cao đối với dịch vụ kho bãi:
- Tốc độ xử lý đơn hàng phải nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu giao hàng trong ngày hoặc 24-48 giờ (SLA của sàn).
- Quản lý tồn kho chính xác để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho dư thừa, ảnh hưởng đến dòng tiền.
- Tối ưu chi phí vận hành, đặc biệt trong bối cảnh chi phí lao động và mặt bằng ngày càng tăng.
- Tích hợp công nghệ để tăng hiệu suất, đảm bảo tính minh bạch và giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập - xuất hàng.
Trong bối cảnh này, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý kho bãi không còn là lựa chọn mà trở thành yếu tố bắt buộc để các doanh nghiệp logistics duy trì lợi thế cạnh tranh. Đây cũng chính là động lực để T&C Logistics quyết định triển khai UpS – phần mềm quản lý kho và fulfillment chuyên sâu cho TMĐT, giúp tối ưu vận hành và nâng cao hiệu suất làm việc.
Bài toán của T&C trước khi ứng dụng UpS
Là một đơn vị kho bãi và fulfillment lớn, T&C Logistics xử lý từ 15.000 - 30.000 đơn hàng mỗi ngày cho nhiều doanh nghiệp TMĐT. Tuy nhiên, trước khi triển khai phần mềm quản lý kho chuyên sâu UpS, hệ thống vận hành của T&C gặp nhiều bất cập trong việc in vận đơn và xử lý đơn hàng.
Tốc độ in vận đơn chậm
Với số lượng đơn hàng lớn, kho vận của T&C cần in vận đơn hàng loạt để đẩy nhanh quy trình đóng gói. Tuy nhiên, hệ thống cũ mà T&C đang sử dụng chỉ cho phép in tối đa 100 đơn/lần, gây ra nhiều hệ lụy:
- Khi cần in 500 – 1000 vận đơn, nhân viên phải chia nhỏ thành 5 – 10 lần in.
- Mất thời gian thao tác thủ công: Nhân viên phải chờ đợt in trước hoàn tất mới có thể tiếp tục, làm chậm tiến độ.
- Dễ gây lỗi gián đoạn: Khi hệ thống xử lý quá tải, việc in có thể bị lỗi hoặc ngừng đột ngột, khiến nhân viên phải in lại từ đầu.
Việc in vận đơn chậm khiến nhân viên kho phải chờ đợi, làm gián đoạn quy trình đóng gói và bàn giao hàng. Đồng thời, khi không kịp bàn giao đơn hàng đúng thời gian cho đơn vị vận chuyển, T&C có nguy cơ vi phạm SLA, gây ảnh hưởng đến cam kết dịch vụ.
Xử lý các đơn hàng có quà tặng thủ công
T&C Logistic phục vụ nhiều doanh nghiệp TMĐT, trong đó có các đơn hàng quà tặng đi kèm sản phẩm. Tuy nhiên, hệ thống cũ không hỗ trợ tốt việc quản lý quà tặng, dẫn đến nhiều bất cập trong vận hành:
- Thông tin quà tặng không hiển thị trên vận đơn: Nhân viên kho phải in danh sách quà tặng riêng để kiểm tra thủ công, gây mất thời gian đối chiếu và dễ xảy ra sai sót.
- Đóng gói quà tặng thủ công, nhiều bước phức tạp: Vì hệ thống không tự động nhận diện quà tặng theo từng đơn, nhân viên phải kiểm tra thủ công, dẫn đến quy trình đóng gói bị kéo dài và tăng nguy cơ đóng thiếu hoặc nhầm quà.
- Không có quy trình kiểm tra chính xác: Việc thiếu bước xác nhận quà tặng trước khi đóng gói khiến tỷ lệ khiếu nại của khách hàng tăng cao, ảnh hưởng đến trải nghiệm mua sắm và uy tín của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của T&C.
Ví dụ thực tế: Khi một thương hiệu mỹ phẩm triển khai chương trình tặng kèm sample cho mỗi đơn hàng, nhân viên kho của T&C phải kiểm tra danh sách quà tặng riêng, sau đó tự tay thêm sản phẩm vào hộp. Nếu có sai sót, khách hàng có thể nhận được quà tặng không đúng như cam kết, làm tăng tỷ lệ hoàn đơn và khiếu nại.
Đóng gói sai sản phẩm – Thiếu bước xác nhận sản phẩm trước khi đóng gói
Một trong những thách thức lớn nhất mà T&C gặp phải trước khi ứng dụng UpS là tỷ lệ nhầm hàng khi đóng gói cao. Nguyên nhân chính đến từ việc hệ thống cũ không có cơ chế kiểm tra tự động trước khi hoàn tất đơn hàng, dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình vận hành.
Các vấn đề cụ thể:
- Không có bước quét mã barcode để xác nhận sản phẩm trước khi đóng gói
Nhân viên kho phải dựa vào danh sách đơn hàng trên giấy hoặc màn hình máy tính để kiểm tra sản phẩm, dễ dẫn đến nhầm lẫn, đặc biệt khi có nhiều mặt hàng giống nhau nhưng khác biến thể (màu sắc, kích cỡ). - Kiểm tra thủ công làm chậm tốc độ xử lý đơn hàng
Khi số lượng đơn hàng tăng cao, nhân viên kho phải dành nhiều thời gian kiểm tra từng sản phẩm bằng mắt thường. Với các đơn hàng có nhiều sản phẩm, quy trình này càng kéo dài, ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. - Không có cảnh báo khi đóng gói sai sản phẩm
Do hệ thống cũ không có tính năng đối chiếu sản phẩm với đơn hàng, nhân viên chỉ phát hiện lỗi khi khách hàng khiếu nại. Điều này làm tăng chi phí đổi trả, gây gián đoạn vận hành và ảnh hưởng đến uy tín của T&C.
Báo cáo tồn kho thủ công – Không có dữ liệu thời gian thực
Trước khi sử dụng UpS, T&C Logistics quản lý và báo cáo tồn kho thủ công bằng file excel gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn về mặt số liệu dẫn đến việc không kiểm soát được lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Cập nhật tồn kho chậm, không đồng bộ: Dữ liệu tồn kho nhập thủ công vào cuối ngày, không phản ánh chính xác số lượng thực tế, khiến nhân viên kho khó điều phối hàng hóa.
- Không có cảnh báo hàng sắp hết hoặc tồn kho lâu: Không có cảnh báo tự động, dễ dẫn đến tình trạng thiếu hàng hoặc hàng tồn kho lâu ngày gây lãng phí.
- Khó kiểm soát hàng hóa trong dịp cao điểm: Vào các mùa sale, số lượng đơn tăng đột biến nhưng dữ liệu cập nhật chậm, gây sai lệch số liệu và làm chậm quá trình xử lý đơn hàng.
Giải pháp: Ứng dụng phần mềm quản lý kho & logistics UpS
Sau khi phân tích những thách thức trong quản lý kho và vận hành của T&C Logistics, đội ngũ UpS đã đưa ra những giải pháp dưới đây nhằm số hóa quy trình và nâng cao hiệu suất cho T&C:
Giải quyết vấn đề in vận đơn chậm
Hệ thống cũ của T&C Logistics giới hạn in 100 đơn/lần, gây chậm trễ vào giờ cao điểm. UpS giúp tối ưu quy trình này bằng:
- Tốc độ in nhanh & ổn định: Hỗ trợ in vận đơn hàng loạt 500 đơn/lần, giúp nhân viên kho xử lý đơn nhanh hơn.
- Tích hợp thông tin tuyến giao hàng: Tự động nhóm đơn theo khu vực, giảm thời gian sắp xếp đơn sau khi in.
- Tích hợp trực tiếp với đơn vị vận chuyển: Hệ thống kết nối API với các hãng vận chuyển, đảm bảo vận đơn chính xác theo từng đơn vị giao hàng.
Tự động thêm quà tặng vào vận đơn
Hệ thống cũ không hiển thị thông tin quà tặng trên vận đơn, buộc nhân viên phải in danh sách riêng. UpS khắc phục bằng:
- Tự động hiển thị quà tặng trên vận đơn: Giúp nhân viên đóng hàng không bỏ sót quà.
- Tích hợp danh mục quà tặng trong hệ thống: Mỗi đơn hàng sẽ hiển thị danh sách quà kèm sản phẩm chính, giảm sai sót khi đóng gói.
- Tối ưu quy trình đóng gói: Lược bỏ các bước thủ công, giúp đơn hàng được xử lý nhanh hơn.
Giảm thiểu sai sót trong khâu đóng gói
Thiếu bước kiểm tra sản phẩm trước khi đóng gói khiến tỷ lệ nhầm hàng cao. UpS hỗ trợ bằng:
- Tích hợp quét mã barcode: Mỗi sản phẩm được quét kiểm tra trước khi đóng hộp, đảm bảo đúng hàng.
- Cảnh báo khi đóng nhầm sản phẩm: Hệ thống tự động phát hiện lỗi khi sản phẩm trong đơn không khớp với đơn hàng.
- Tự động hóa quy trình kiểm tra: Loại bỏ sai sót do kiểm tra thủ công, nâng cao độ chính xác.
Báo cáo tồn kho theo thời gian thực
Báo cáo tồn kho thủ công gây chậm trễ và sai số. UpS giải quyết bằng:
- Đồng bộ tồn kho theo thời gian thực: Hệ thống tự động cập nhật mỗi khi nhập hoặc xuất hàng.
- Cảnh báo tồn kho thấp: Giúp nhà quản lý kịp thời bổ sung hàng khi chạm ngưỡng tối thiểu.
- Tạo báo cáo tự động: Tổng hợp số liệu trực quan, hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác.
Kết quả đạt được sau khi ứng dụng phần mềm UpS vào quản lý kho & logistics
Sau khi áp dụng phần mềm quản lý kho & logistics UpS, T&C Logistics đã đạt được những cải thiện đáng kể trong vận hành:
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng & in vận đơn gấp 3 lần, 100% đơn hàng quà tặng được xử lý tự động, không cần đối chiếu danh sách thủ công.
- Giảm 40% thời gian đóng gói, nhờ tích hợp thông tin quà tặng trực tiếp vào hệ thống.
- Hạn chế tối đa sai sót trong việc đóng thiếu hoặc nhầm quà, nâng cao trải nghiệm khách hàng.
- Tỷ lệ đóng gói nhầm giảm 90%, nhờ quy trình quét mã barcode kiểm tra sản phẩm trước khi đóng gói. Hạn chế tối đa chi phí đổi trả hàng do lỗi đóng gói.
- Đồng bộ dữ liệu tồn kho 24/7, không còn lệch số liệu do nhập liệu thủ công. Giảm 70% thời gian kiểm kê kho, giúp tối ưu nhân sự và chi phí vận hành.
- Cảnh báo hàng sắp hết kịp thời, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng.
Với UpS, T&C Logistics không chỉ giải quyết triệt để các vấn đề tồn đọng mà còn nâng cao hiệu suất vận hành, sẵn sàng mở rộng quy mô khi nhu cầu tăng cao.
T&C logistic và rất nhiều đơn vị khác đã tin tưởng và ứng dụng công nghệ vào quản lý kho bãi, giao vận thành công, còn doanh nghiệp của bạn thì sao? Liên hệ ngay để được hỗ trợ Demo và dùng thử miễn phí!
Xem thêm: Case study Phúc Thịnh - Ứng dụng phần mềm UpBase SMEs trong quản lý Fulfillment
