Trong ngành sáng tạo, nơi tốc độ và sự linh hoạt quyết định hiệu suất, các startup đang đối mặt với bài toán tối ưu quy trình làm việc để tăng cường cộng tác nhóm và đảm bảo tiến độ dự án. Quản lý công việc bằng các công cụ rời rạc như email, Google Drive, Slack hay Trello không chỉ gây mất thời gian mà còn làm giảm khả năng ra quyết định nhanh chóng.
Làm thế nào để startup sáng tạo duy trì hiệu suất cao mà không bị "bó buộc" bởi quy trình cứng nhắc? Surgo Media - một Creative Agency Startup - đã tìm ra giải pháp với Lark – hệ sinh thái làm việc hợp nhất, giúp đồng bộ dữ liệu, tự động hóa quy trình và tối ưu giao tiếp nội bộ. Vậy Lark đã giúp Surgo Media bứt phá như thế nào? Cùng UpBase phân tích và khám phá trong bài viết này!
Thách thức mà startup sáng tạo đang đối mặt trong quản lý quy trình làm việc
Trong lĩnh vực truyền thông và sáng tạo nội dung, startup không chỉ cần những ý tưởng đột phá mà còn phải quản lý quy trình làm việc hiệu quả để đảm bảo tiến độ, chất lượng và sự phối hợp giữa các nhóm. Tuy nhiên, với nguồn lực hạn chế và yêu cầu vận hành nhanh, các startup sáng tạo thường gặp những rào cản lớn trong việc quản lý công việc và tối ưu workflow. Dưới đây là những thách thức phổ biến mà họ phải đối mặt.
Đội nhóm nhỏ nhưng phải xử lý nhiều công việc cùng lúc
Startup sáng tạo, đặc biệt trong ngành truyền thông, thường có nguồn nhân lực hạn chế nhưng khối lượng công việc lớn. Một nhóm nhỏ có thể phải đảm nhiệm sáng tạo nội dung, quản lý dự án, chăm sóc khách hàng và xử lý vận hành nội bộ cùng lúc. Điều này dẫn đến:
- Nhân sự bị quá tải, dễ bị stress do phải chuyển đổi giữa nhiều nhiệm vụ khác nhau.
- Công việc chồng chéo, thiếu sự phân công rõ ràng, gây gián đoạn trong quy trình làm việc.
- Mất tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, vì liên tục phải giải quyết các công việc phát sinh.
Nếu không có một hệ thống quản lý công việc hợp lý, startup dễ rơi vào trạng thái thiếu kiểm soát, mất hiệu suất và giảm chất lượng đầu ra.
Thông tin phân tán
Phần lớn startup vẫn sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ như email, Google Drive, Slack, Trello để quản lý công việc. Tuy nhiên, việc làm việc trên nhiều nền tảng tách rời có thể gây ra:
- Mất nhiều thời gian tìm kiếm dữ liệu, vì tài liệu quan trọng bị rải rác trên các ứng dụng khác nhau.
- Giao tiếp gián đoạn, nhóm làm nội dung có thể sử dụng Slack, nhóm quản lý dự án dùng Trello, còn phòng tài chính lại lưu dữ liệu trên Google Drive, dẫn đến thiếu sự kết nối giữa các bộ phận.
- Lỗi sai và thiếu nhất quán trong dữ liệu, do mỗi công cụ có cách lưu trữ và cập nhật khác nhau, gây khó khăn trong việc kiểm soát phiên bản tài liệu mới nhất.
Tham khảo: Loại bỏ Data-Silo: Bí quyết giúp doanh nghiệp khai thác tối đa sức mạnh dữ liệu
Một nền tảng tích hợp tất cả quy trình làm việc sẽ giúp startup tối ưu thời gian và tăng khả năng cộng tác hiệu quả hơn.
Thiếu quy trình làm việc linh hoạt
Ban đầu, startup có thể vận hành đơn giản, nhưng khi quy mô phát triển, thiếu quy trình làm việc linh hoạt sẽ khiến doanh nghiệp dễ gặp các vấn đề sau:
- Tắc nghẽn trong việc giao nhiệm vụ, do chưa có workflow rõ ràng, nhân viên không biết ai chịu trách nhiệm chính.
- Khó mở rộng quy mô, vì không có hệ thống tự động hóa và quy trình chuẩn hóa để hỗ trợ doanh nghiệp phát triển nhanh.
- Quá tải trong việc giám sát và kiểm soát công việc, khi có nhiều dự án cùng chạy nhưng không có hệ thống quản lý minh bạch.
Giải pháp cần thiết: Một hệ thống workflow linh hoạt, cho phép tạo luồng công việc tự động, giao nhiệm vụ thông minh và theo dõi tiến độ theo thời gian thực sẽ giúp startup vận hành trơn tru hơn khi phát triển.
Ra quyết định chậm
Ra quyết định nhanh chóng và chính xác là yếu tố quan trọng giúp startup giữ vững lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì:
- Dữ liệu không tập trung, phải tổng hợp từ nhiều nguồn như email, Google Sheets, báo cáo riêng lẻ, làm chậm quá trình phân tích thông tin.
- Thiếu hệ thống báo cáo trực quan, khiến người quản lý khó nắm bắt hiệu suất công việc, KPI và tình trạng dự án theo thời gian thực.
- Phản hồi chậm từ các bộ phận, do không có quy trình xử lý công việc nhanh, dẫn đến trì hoãn trong việc đưa ra quyết định quan trọng.
Một hệ thống quản lý công việc tích hợp báo cáo tự động và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực sẽ giúp startup xử lý thông tin nhanh hơn và đưa ra quyết định chính xác hơn.
Startup sáng tạo tăng tốc nhờ Workflow từ Lark
Trong môi trường sáng tạo, nơi tốc độ và sự phối hợp nhóm quyết định thành công, việc tối ưu quy trình làm việc là chìa khóa để nâng cao hiệu suất. Một hệ thống làm việc rời rạc, dữ liệu phân tán và giao tiếp kém hiệu quả có thể khiến các startup mất đi lợi thế cạnh tranh và khó mở rộng quy mô.
Lark đã trở thành giải pháp tối ưu cho các startup sáng tạo, giúp họ tích hợp quy trình làm việc, tối ưu giao tiếp nội bộ và đảm bảo thông tin luôn đồng bộ. Một minh chứng điển hình là Surgo Media, một startup hoạt động trong lĩnh vực truyền thông & sáng tạo nội dung, đã tăng tốc hiệu suất và vận hành trơn tru hơn nhờ vào Lark Workflow.
Về Khách hàng
Surgo Media là một startup trong lĩnh vực truyền thông & sáng tạo nội dung, chuyên cung cấp các giải pháp sáng tạo như quảng cáo kỹ thuật số, sản xuất nội dung và chiến lược thương hiệu trên TikTok và Instagram Reels. Trong ngành công nghiệp sáng tạo, yêu cầu công việc đòi hỏi tính linh hoạt cao, khả năng cộng tác nhanh chóng giữa nhiều bộ phận như thiết kế, nội dung, marketing và khách hàng.Thách thức trước khi sử dụng Lark:
- Khó đồng bộ thông tin giữa các bộ phận: Mỗi nhóm làm việc sử dụng một công cụ khác nhau như Slack cho giao tiếp, Trello cho quản lý dự án, Google Drive để lưu trữ tài liệu, gây phân tán dữ liệu và gián đoạn luồng công việc.
- Giao tiếp nội bộ không hiệu quả: Việc phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng khác nhau khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, cập nhật tài liệu và chờ phản hồi từ các nhóm liên quan.
- Khó theo dõi tiến độ dự án: Không có hệ thống workflow tự động, các nhà quản lý phải theo dõi thủ công, gây chậm trễ trong quy trình phê duyệt, xử lý yêu cầu khách hàng và đánh giá hiệu suất.
Surgo Media cần một giải pháp giúp họ hợp nhất quy trình làm việc, tối ưu hóa quản lý công việc và giao tiếp nội bộ để duy trì tốc độ sáng tạo & đáp ứng nhu cầu khách hàng tốt hơn. Vậy Lark đã giúp họ làm điều đó như thế nào?
Lark đã giúp Surgo Media tối ưu quy trình làm việc như thế nào?
Sau khi gặp những khó khăn trong việc đồng bộ thông tin, quản lý công việc và giao tiếp nội bộ, Surgo Media đã quyết định triển khai Lark Workflow để tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc, tăng tốc độ xử lý và nâng cao hiệu suất nhóm. Nhờ vào hệ sinh thái tất cả trong một, Lark đã giúp Surgo Media đơn giản hóa quy trình, loại bỏ công việc thủ công và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
Tích hợp toàn bộ công việc vào một nền tảng duy nhất
Trước đây, Surgo Media phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ như Slack để nhắn tin, Trello để quản lý dự án, Google Drive để lưu trữ tài liệu. Việc phân tán dữ liệu trên nhiều nền tảng khác nhau khiến nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, theo dõi tiến độ công việc và chuyển đổi giữa các công cụ. Điều này không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn làm giảm hiệu suất làm việc chung của cả đội nhóm.
Lark đã giúp Surgo Media hợp nhất tất cả quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, giúp nhân viên dễ dàng truy xuất dữ liệu, theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực mà không cần phải sử dụng quá nhiều công cụ riêng lẻ. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng gián đoạn công việc, tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu và tối ưu hóa quy trình làm việc một cách trơn tru hơn.
Tăng hiệu suất nhờ giao tiếp và cộng tác theo thời gian thực
Trong ngành sáng tạo, nơi việc trao đổi ý tưởng và phản hồi nhanh là yếu tố quan trọng, Surgo Media gặp nhiều khó khăn khi phải chờ đợi email phản hồi, sắp xếp lịch họp phức tạp và chia sẻ tài liệu qua nhiều nền tảng khác nhau. Điều này khiến quy trình làm việc trở nên rườm rà và chậm trễ trong việc đưa ra quyết định quan trọng.
Với Lark, Surgo Media đã tăng tốc độ giao tiếp và cộng tác nhóm nhờ hệ thống nhắn tin & gọi video tích hợp ngay trong nền tảng. Lark Chat & Video Call cho phép nhân viên nhắn tin, họp trực tuyến và trao đổi thông tin ngay lập tức, giúp giảm thời gian chờ đợi phản hồi và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Đồng thời, Lark Docs & Lark Sheets giúp chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực, đảm bảo mọi người luôn có phiên bản tài liệu mới nhất để làm việc, tránh tình trạng sai lệch hoặc mất dữ liệu quan trọng.
Tự động hóa workflow, giúp công việc trơn tru hơn
Trước khi sử dụng Lark, Surgo Media phải xử lý nhiều tác vụ thủ công, từ theo dõi deadline, gửi email nhắc nhở đến phê duyệt công việc. Các nhiệm vụ này không chỉ làm mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót hoặc chậm trễ do phụ thuộc vào con người.
Lark Workflow đã giúp Surgo Media loại bỏ các công việc thủ công không cần thiết bằng cách tự động hóa quy trình làm việc. Nhờ vào hệ thống phê duyệt tự động, các đầu việc được thực hiện một cách mượt mà mà không cần phải gửi email hoặc nhắc nhở thủ công. Đồng thời, hệ thống nhắc nhở thông minh giúp nhân viên không bị bỏ lỡ các nhiệm vụ quan trọng, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và hiệu suất làm việc được tối ưu hóa.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Trong ngành truyền thông, khả năng phản hồi nhanh chóng với khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp giữ chân khách hàng và xây dựng thương hiệu vững chắc. Trước đây, việc theo dõi yêu cầu khách hàng và cập nhật tiến độ công việc bị chậm trễ do quy trình giao tiếp nội bộ chưa tối ưu, khiến Surgo Media gặp khó khăn trong việc đảm bảo đúng deadline và duy trì sự hài lòng của khách hàng.
Với Lark, Surgo Media có thể cập nhật trạng thái công việc theo thời gian thực, giúp đội ngũ xử lý yêu cầu khách hàng nhanh hơn và phản hồi tức thì. Điều này không chỉ tăng tốc độ xử lý công việc mà còn giúp Surgo Media duy trì chất lượng dịch vụ cao, xây dựng uy tín thương hiệu vững chắc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Tóm lại, Lark không chỉ giúp Surgo Media tối ưu quản lý công việc, mà còn cải thiện khả năng giao tiếp, cộng tác nhóm và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đây chính là giải pháp mà bất kỳ startup sáng tạo nào cũng cần để phát triển mạnh mẽ trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
Bài học thực tiễn: Cách startup áp dụng Workflow linh hoạt với Lark
Việc xây dựng một quy trình làm việc linh hoạt là yếu tố quan trọng giúp startup sáng tạo tăng hiệu suất, tối ưu vận hành và đảm bảo đội nhóm phối hợp nhịp nhàng. Nhờ vào Lark Workflow, Surgo Media đã tìm ra cách tổ chức công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu tác vụ thủ công và tăng khả năng phản hồi nhanh chóng.Dưới đây là những bài học thực tiễn từ Surgo Media, giúp các startup sáng tạo có thể áp dụng workflow linh hoạt với Lark để tối ưu quy trình làm việc của mình.
Định hình quy trình làm việc phù hợp với đội nhóm
Một trong những sai lầm phổ biến của các startup là thiếu một quy trình làm việc rõ ràng, dẫn đến tình trạng công việc bị chồng chéo, tiến độ bị đình trệ và đội nhóm phải xử lý quá nhiều tác vụ thủ công.Bài học rút ra:
- Xác định các tác vụ thường xuyên lặp lại có thể tự động hóa: Các công việc như gửi báo cáo định kỳ, phê duyệt nội dung, theo dõi tiến độ dự án đều có thể thiết lập workflow tự động trong Lark. Điều này giúp đội nhóm tiết kiệm thời gian và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
- Chia công việc theo workflow linh hoạt, tránh những bước rườm rà gây chậm tiến độ: Trước đây, quy trình duyệt nội dung của Surgo Media phải qua nhiều bước thủ công, khiến các dự án bị kéo dài. Với Lark, họ thiết lập quy trình duyệt tự động, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc luôn đúng tiến độ.
Kết nối tất cả công việc trên một nền tảng duy nhất
Trước khi sử dụng Lark, đội nhóm của Surgo Media phải làm việc trên nhiều nền tảng riêng lẻ như Slack để giao tiếp, Trello để quản lý công việc, Google Drive để lưu trữ tài liệu. Điều này khiến dữ liệu bị phân tán, nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.Vậy, Startup cần làm gì để khắc phục tình trạng này?:
- Gộp giao tiếp, quản lý dự án & lưu trữ tài liệu trên Lark: Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ khác nhau, Surgo Media hợp nhất tất cả công việc vào Lark, giúp đội nhóm có thể nhắn tin, họp video, theo dõi tiến độ và quản lý tài liệu trên cùng một nền tảng.
- Sử dụng Lark Docs & Lark Sheets để cập nhật tài liệu theo thời gian thực: Nhờ vào tính năng chỉnh sửa tài liệu đồng bộ, các team có thể cùng làm việc trên một tài liệu mà không lo bị mất phiên bản cũ. Điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý các dự án sáng tạo, nơi thông tin cần được cập nhật nhanh chóng và chính xác.
Tận dụng Lark Workflow để tối ưu hiệu suất
Tự động hóa quy trình làm việc là một bước tiến quan trọng giúp startup sáng tạo tối ưu hiệu suất và tránh sai sót. Nếu không có workflow rõ ràng, các nhiệm vụ dễ bị bỏ sót, nhân viên phải thực hiện nhiều thao tác lặp lại và quản lý mất nhiều thời gian theo dõi tiến độ.Giải pháp được UpBase và Lark khuyên dùng:
- Tạo workflow tự động cho quy trình phê duyệt, theo dõi tiến độ dự án – Trước đây, các nhóm trong Surgo Media phải duyệt từng hạng mục công việc thủ công, làm chậm tiến độ dự án. Với Lark Workflow, quy trình này được tự động hóa hoàn toàn, giúp mọi phê duyệt diễn ra nhanh hơn, không còn tình trạng công việc bị trì hoãn.
- Sử dụng thông báo tự động để nhắc nhở công việc quan trọng – Lark có hệ thống nhắc nhở thông minh, tự động thông báo đến người phụ trách khi deadline sắp đến hoặc khi có cập nhật mới về công việc. Nhờ vậy, nhân viên luôn chủ động xử lý nhiệm vụ mà không bị bỏ sót.
Kết luận – Startup có thể bứt phá nhờ Lark Workflow
Surgo Media là minh chứng rõ ràng cho thấy rằng một startup sáng tạo có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tốc độ vận hành và cải thiện trải nghiệm khách hàng khi áp dụng workflow linh hoạt từ Lark. Nhờ vào việc tích hợp giao tiếp, quản lý công việc và tự động hóa quy trình trên một nền tảng duy nhất, Lark đã giúp Surgo Media loại bỏ các rào cản về hiệu suất, giảm thiểu công việc thủ công và đảm bảo thông tin luôn được cập nhật theo thời gian thực.
Việc ứng dụng Lark Workflow không chỉ mang lại lợi ích trong ngắn hạn mà còn giúp startup định hình quy trình làm việc hiệu quả, sẵn sàng mở rộng quy mô trong tương lai. Tuy nhiên, để áp dụng Lark đúng cách và tối ưu theo từng mô hình vận hành, các startup cần có lộ trình triển khai bài bản và hướng dẫn từ chuyên gia.
UpBase là đối tác chính thức của Lark tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn & triển khai Lark Suite cho startup sáng tạo, agency, SME mong muốn tối ưu quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất đội nhóm.
Liên hệ ngay với UpBase ngay hôm nay để được hướng dẫn chi tiết áp dụng Lark để tối ưu vận hành cho Startup.
