Vận hành kho là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp bán lẻ nói chung và kinh doanh trên các sàn thương mại điện tử (TMĐT) nói riêng. Không ít doanh nghiệp gặp phải những vấn đề trong quá trình quản lý kho bãi, gây ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh, chi phí và trải nghiệm khách hàng. Dưới đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục hiệu quả mà UpBase muốn chia sẻ tới các doanh nghiệp.
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý vận hành kho hàng?
Quản lý vận hành kho hàng là một trong những yếu tố cốt lõi để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên nền tảng thương mại điện tử (TMĐT). Dưới đây là một số lý do quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng đến việc quản lý kho hàng:
- Đảm bảo tồn kho chính xác: Quản lý kho hàng giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát lượng hàng tồn kho một cách chính xác, tránh tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn đọng quá nhiều sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời, tối ưu hóa việc đặt hàng và dự trữ sản phẩm.
- Tăng hiệu quả hoạt động: Một kho hàng được quản lý tốt giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian tìm kiếm và xử lý sản phẩm, từ đó cải thiện năng suất của nhân viên và tăng hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.
- Giảm chi phí vận hành: Bằng cách quản lý kho hàng chặt chẽ, doanh nghiệp có thể giảm thiểu lãng phí, hạn chế tổn thất do hàng hóa hư hỏng hoặc hết hạn, và giảm chi phí lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí vận hành và tăng cường lợi nhuận.
- Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quản lý kho hàng hiệu quả đảm bảo sản phẩm luôn sẵn có và được giao đúng hẹn, từ đó nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng. Khách hàng hài lòng sẽ quay lại mua sắm và có khả năng giới thiệu doanh nghiệp đến người khác, giúp tăng cường sự trung thành và danh tiếng thương hiệu.
- Đảm bảo tính linh hoạt và khả năng xử lý các vấn đề phát sinh: Quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các biến động của thị trường, như sự gia tăng đột ngột của nhu cầu hoặc các xu hướng mới. Điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Quản lý vận hành kho hàng không chỉ là việc lưu trữ và bảo quản hàng hóa mà còn là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hiệu quả, giảm chi phí và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công lâu dài của doanh nghiệp trong thị trường TMĐT đầy biến động.
Vấn đề doanh nghiệp thường gặp phải trong quản lý và vận hành kho
1. Khả năng quản lý tồn kho kém
Một trong những lỗi phổ biến nhất mà các doanh nghiệp TMĐT gặp phải là quản lý tồn kho không chính xác. Việc không nắm bắt đúng số lượng hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng hết hàng hoặc tồn đọng quá nhiều sản phẩm.
- Sai lệch về số liệu tồn kho: Sự sai lệch giữa số liệu tồn kho thực tế và hệ thống có thể dẫn đến quyết định kinh doanh sai lầm, giao hàng chậm trễ, làm giảm uy tín doanh nghiệp, đặc biệt là trong những thời điểm nhạy cảm như ngày campaign.
- Chậm trễ trong quá trình xử lý đơn hàng: Khả năng quản lý tồn kho kém dẫn đến việc không xác định đúng thời gian xử lý đơn hàng, gây ra chậm trễ trong việc giao hàng, ảnh hưởng xấu đến trải nghiệm của khách hàng.
- Hàng hóa không được xoay vòng đúng ác hợp lí: Việc không xoay vòng hàng hóa (FIFO - First In, First Out) có thể dẫn đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, hết hạn, gây lãng phí.
2. Sắp xếp hàng hoá thiếu khoa học
Cách bố trí không hợp lý không chỉ làm giảm hiệu suất hoạt động của kho mà còn kéo theo nhiều hệ lụy khác như khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hóa, gia tăng thời gian xử lý đơn hàng, và thậm chí là gây nhầm lẫn dẫn đến sai sót trong giao hàng.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm hàng hoá
- Không tận dụng được tối đa không gian kho
- Gia tăng rủi ro nhầm lẫn hàng hoá
3. Sai sót trong đóng gói và giao hàng
Sai sót trong quá trình đóng gói và giao hàng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng như giảm uy tín của doanh nghiệp, tăng tỷ lệ hoàn trả hàng và mất lòng tin của khách hàng.
- Đóng gói sai sản phẩm
- Sử dụng bao bì không phù hợp hoặc không đủ bảo vệ sản phẩm
- Giao hàng trễ, không đáp ứng được tiêu chuẩn SLA khắt khe của sàn
4. Thiếu khả năng ứng phó linh hoạt
Trong kinh doanh TMĐT, khả năng ứng phó linh hoạt là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định và phát triển. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đối phó với các tình huống bất ngờ như sự tăng đột biến trong số lượng đơn hàng, sự thay đổi nhu cầu của khách hàng hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành kho hàng.
- Không thể xử lý lượng đơn hàng lớn trong thời gian ngắn, đặc biệt trong các ngày sale, chạy chiến dịch lớn của sàn
- Phản ứng chậm trước sự thay đổi nhu cầu của khách hàng
- Không kịp điều chỉnh lượng tồn kho để phù hợp với nhu cầu, dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, gây lãng phí nguồn lực và tăng chi phí vận hành
5. Chi phí cao
Chi phí vận hành cao là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh trên sàn TMĐT, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Việc quản lý không hiệu quả trong các khâu từ quản lý tồn kho, nhân sự, đến đóng gói và giao hàng có thể dẫn đến sự gia tăng chi phí vận hành.
- Chi phí đầu tư cơ sở hạ tầng, địa điểm, trang thiết bị kho
- Chi phí nhân sự
- Chi phí sử dụng phần mềm quản lý
- Chi phí quản lý hàng tồn
- Chi phí bảo trì và vận hành
6. Xây dựng đội ngũ vận hành
Để quá trình vận hành kho diễn ra một cách trơn tru, thuận lợi, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình làm việc nhất quán. Phát triển và tài liệu hóa các quy trình làm việc chuẩn để đảm bảo tất cả nhân viên hiểu và thực hiện công việc theo cách nhất quán. Quy trình nên bao gồm các bước từ nhận hàng, lưu trữ, đóng gói, đến giao hàng.
7. Quản lý rủi ro và xử lý sự cố
Phát triển các kế hoạch dự phòng cho các tình huống khẩn cấp hoặc sự cố bất ngờ, chẳng hạn như mất mát hàng hóa, sự cố thiết bị, hoặc khủng hoảng nhân sự cũng là một khó khăn đối với doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả nhân viên biết các quy trình và biện pháp ứng phó khi vận hành kho.
Giải pháp vận hành kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Một hệ thống kho hàng vận hành trơn tru không chỉ giúp giảm thiểu chi phí, mà còn cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp quản lý kho hiện đại và hiệu quả. UpBase sẽ đề xuất cho doanh nghiệp những giải pháp thiết thực để tối ưu hóa vận hành kho, từ việc cải thiện quy trình lưu trữ và quản lý tồn kho đến việc tối ưu hóa đóng gói và giao hàng, cũng như nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự và chi phí.
1. Áp dụng công nghệ vào quản lý vận hành kho
Việc quản lý kho hàng hiệu quả là chìa khóa để duy trì hoạt động suôn sẻ và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng. Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh UpBase SMEs là một giải pháp tiên tiến giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kho hàng của mình một cách toàn diện.
UpBase SMEs cung cấp khả năng tích hợp đa kênh, cho phép doanh nghiệp quản lý kho hàng từ nhiều nền tảng bán hàng khác nhau một cách đồng bộ. Điều này giúp theo dõi tình trạng tồn kho và đơn hàng từ các kênh bán hàng trực tuyến và offline, giảm thiểu rủi ro và sai sót liên quan đến việc đồng bộ hóa dữ liệu. Dưới đây là một số tính năng tiện ích của UpBase SMEs giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý vận hành kho:
- Theo dõi tình trạng tồn kho theo thời gian thực, cập nhật chính xác số lượng hàng hóa còn lại, tự động cảnh báo khi mức tồn kho thấp, và hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả.
- Phần mềm cho phép tự động hóa nhiều quy trình quản lý kho như nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và báo cáo.
- Cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng.
- Phần mềm hỗ trợ theo dõi và quản lý đơn hàng, cải thiện quy trình đóng gói và vận chuyển, đảm bảo đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Sử dụng UpBase SMEs, doanh nghiệp không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý kho mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường. Đầu tư vào phần mềm quản lý bán hàng đa kênh là một bước quan trọng để tối ưu hóa hoạt động kho hàng và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt.
2. Tối ưu hoá quy trình lưu trữ và sắp xếp hàng hoá
Quy trình lưu trữ và xếp hàng trong kho đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu quả vận hành và tối ưu hóa chi phí. Dưới đây là các phương pháp giúp tối ưu hóa quy trình lưu trữ và xếp hàng:
- Phân loại hàng hóa theo nhóm sản phẩm, tần suất tiêu thụ và kích thước. Sử dụng các giá kệ, pallet và khu vực lưu trữ phù hợp giúp dễ dàng tiếp cận hàng hóa và giảm thiểu sự lộn xộn trong kho.
- Phần mềm quản lý kho giúp theo dõi vị trí hàng hóa, cập nhật tình trạng tồn kho và điều phối quy trình xếp hàng một cách chính xác. Các công cụ như mã vạch, RFID và hệ thống quản lý kho (WMS) giúp cải thiện độ chính xác và giảm thiểu lỗi trong quá trình lưu trữ và xếp hàng.
- Áp dụng các phương pháp như FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out) tùy thuộc vào loại hàng hóa và yêu cầu lưu trữ giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn. Đảm bảo rằng các sản phẩm dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng ngắn được xử lý và bán ra trước.
- Xây dựng quy trình và tiêu chuẩn rõ ràng cho việc lưu trữ và xếp hàng, bao gồm hướng dẫn về cách thức sắp xếp hàng hóa, quy trình kiểm tra chất lượng và các bước kiểm kê. Đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được đào tạo và tuân theo các quy trình này để duy trì hiệu quả hoạt động.
3. Cải thiện quy trình đóng gói và giao hàng
Quy trình đóng gói và giao hàng là giai đoạn quan trọng trong chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp cải tiến như sau:
- Đảm bảo rằng các sản phẩm được đóng gói một cách an toàn và hiệu quả. Sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng cao và phù hợp với loại sản phẩm giúp bảo vệ hàng hóa khỏi hư hỏng trong quá trình vận chuyển.
- Áp dụng các phương pháp tinh gọn như 5S (Sort, Set in order, Shine, Standardize, Sustain) và cải tiến liên tục (Kaizen) trong quy trình đóng gói giúp giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình.
- Đảm bảo rằng tất cả đơn hàng đều được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi rời khỏi kho. Sử dụng hệ thống quản lý kho (WMS) để theo dõi và kiểm tra các đơn hàng giúp giảm thiểu lỗi và đảm bảo rằng các sản phẩm đúng với đơn đặt hàng của khách hàng.
4. Sử dụng dịch vụ Fulfillment
Việc sử dụng dịch vụ fulfillment của UpBase sẽ là một giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dịch vụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Dưới đây là cách mà dịch vụ fulfillment của UpBase có thể giúp cải thiện quá trình quản lý vận hành kho:
- Tối ưu hóa quy trình: UpBase sử dụng công nghệ tiên tiến và quy trình chuẩn hóa để đảm bảo hàng hóa của bạn được xử lý nhanh chóng và chính xác. Từ quản lý kho đến đóng gói và giao hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Giảm thiểu chi phí: Doanh nghiệp có thể giảm được chi phí vận hành kho hàng, từ lưu trữ, đóng gói đến giao hàng.
- Tăng trải nghiệm khách hàng: UpBase đảm bảo quy trình đóng gói, xử lý và bàn giao đơn hàng cho đơn vị vận chuyển chuẩn SLA của sàn. Mang đến cho khách hàng một trải nghiệm tốt nhất.
- Dữ liệu và phân tích: UpBase cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất quy trình, giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa hoạt động.
- Hỗ trợ toàn diện: Đội ngũ chuyên gia của UpBase luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc tối ưu hóa quy trình fulfillment, từ đào tạo nhân viên đến giải pháp công nghệ.
UpBase không chỉ là một nhà cung cấp dịch vụ fulfillment, mà là đối tác chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Hãy để UpBase đồng hành cùng bạn trên con đường phát triển và thành công. Liên hệ với UpBase ngay hôm nay để trải nghiệm dịch vụ fulfillment và biến những thách thức thành cơ hội!
Xem thêm bài viết liên quan:
Self-fulfillment và Fulfillment Provider là gì? Phân biệt và cách vận hành
