Đối với các Nhà bán hàng/ Doanh nghiệp/ Thương hiệu bán hàng và kinh doanh trên Thương mại điện tử, việc xử lý hoàn trả hàng tốt đồng nghĩa với mức độ chuyên nghiệp của quy trình và dịch vụ. Bên cạnh đó, xử lý hoàn trả hàng tốt còn giúp Doanh nghiệp tránh được việc thất thoát hàng hóa, và tránh được những vấn đề phát sinh tới tồn kho cần phải giải quyết.
UpBase SMEs với tính năng Quản lý đơn hàng bao gồm:
- Quản lý và xử lý đơn hàng tập trung
- Quản lý và xử lý các đơn hàng bị hoàn trả
- Xuất dữ liệu thông tin đơn hàng
Xử lý đơn hàng trên Thương mại điện tử
Xử lý đơn hàng trong thương mại điện tử đòi hỏi quy trình cẩn thận để đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ một cách nhanh chóng và đúng cách. Dưới đây là các bước quan trọng trong quy trình xử lý đơn hàng trên thương mại điện tử:
Nhận đơn hàng:
Khi khách hàng hoàn tất quá trình mua hàng trực tuyến, hệ thống thương mại điện tử của bạn phải tự động nhận đơn hàng và lưu trữ thông tin đơn hàng trong hệ thống.
Xác nhận đơn hàng:
Tự động gửi xác nhận đơn hàng cho khách hàng qua email hoặc thông báo trực tuyến. Điều này giúp khách hàng biết rằng đơn hàng của họ đã được nhận và được xử lý.
Lập phiếu đóng gói và vận chuyển:
Tạo phiếu đóng gói cho đơn hàng và gán các thông tin cần thiết như địa chỉ giao hàng, phương thức vận chuyển, và thông tin sản phẩm.
Lấy hàng từ kho:
Tìm và lấy hàng từ kho theo đơn đặt hàng. Hệ thống quản lý tồn kho cần được cập nhật để thể hiện rằng hàng hóa đã được sử dụng để đóng gói cho đơn hàng.
Đóng gói sản phẩm:
Đóng gói sản phẩm một cách an toàn và chắc chắn để đảm bảo không bị hỏng trong quá trình vận chuyển.
In và gắn nhãn:
In nhãn vận chuyển và nhãn sản phẩm (nếu cần) để dễ dàng theo dõi và giao hàng.
Vận chuyển:
Giao hàng cho nhà vận chuyển hoặc dịch vụ giao hàng của bạn. Đảm bảo thời gian giao hàng và thông tin theo dõi được cập nhật liên tục.
Cập nhật đơn hàng:
Cập nhật trạng thái đơn hàng trong hệ thống của bạn để thông báo cho khách hàng về tình trạng giao hàng. Cung cấp số theo dõi (tracking number) nếu có.
Đối soát tài khoản:
Đối soát tài khoản và xác nhận thanh toán từ khách hàng.
Xử lý trả hàng và hoàn tiền (nếu cần):
Xử lý trả hàng hoặc đổi sản phẩm theo chính sách hoàn trả của bạn và hoàn tiền nếu cần.
Gửi xác nhận hoàn thành:
Gửi email xác nhận hoàn thành đơn hàng cho khách hàng và yêu cầu họ đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ.
Đánh giá và cải tiến quy trình:
Liên tục đánh giá và cải tiến quy trình xử lý đơn hàng để đảm bảo hiệu suất tối ưu và sự hài lòng của khách hàng.
Quy trình xử lý đơn hàng hiệu quả giúp cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc và đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng trong việc giao hàng. Điều này có thể giúp tạo niềm tin và tạo lợi nhuận trong thương mại điện tử của bạn.
Phần mềm UpBase SMEs giải quyết nhu cầu thực tế của Doanh nghiệp trên Thương mại điện tử
Chính vì thế, Công ty Cổ phần Công nghệ UpBase với hơn 3 năm hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực eCommerce Enabler. Chúng tôi đã hỗ trợ vận hành và tư vấn giải pháp, chiến lược phát triển trên Thương mại điện tử cho hơn 200+ Thương hiệu/ Doanh nghiệp. Từ kinh nghiệm và hệ thống dữ liệu lớn, thấu hiểu quy trình, vấn đề cũng như khó khăn trong vận hành của Doanh nghiệp trên Thương mại điện tử. UpBase đã phát triển phần mềm hoàn toàn dựa trên nhu cầu của người bán/ doanh nghiệp trên Thương mại điện tử đã được UpBase nghiên cứu, thu thập và tích lũy.
Phần mềm UpBase SMEs với nhưng tính năng thiết thực nhất với nhu cầu sử dụng của người dùng, giúp tối ưu hóa vận hành và quản lý vận hành Gian hàng trên Thương mại điện tử.
Đặc biệt, với tính năng Quản lý hoàn trả hàng (Quản lý đơn hàng), UpBase SMEs giúp Nhà bán hàng/ Thương hiệu kiểm soát, theo dõi, phân loại, và xử lý đơn hàng hoàn trả kịp thời và chính xác nhất.
Định nghĩa đơn hàng hoàn/huỷ trên phần mềm UpBase SMEs
Đơn hoàn: bao gồm tất cả các đơn hàng thuộc mục trả hàng/hoàn tiền trên các kênh bán.
Đơn huỷ bất thường: bao gồm các đơn hàng thuộc các trạng thái: đơn huỷ khi đang xử lý đơn hàng, huỷ đơn trước khi giao cho ĐVVC, đơn hàng thất lạc và hư hỏng, đơn hàng bị giao hàng thất bại.
Vậy, xử lý đơn hàng hoàn hủy đối với Nhà bán/ Thương hiệu trên Shopee/ Lazada/ TikTok Shop bao gồm 3 trường hợp chính:
Không nhập kho: Những đơn hàng được hoàn trả và không nhập hàng hoá vào kho.
Nhập kho một phần: Những đơn hàng được hoàn trả và số lượng nhập kho nhỏ hơn số lượng hàng hoá có trong đơn hàng.
Nhập kho toàn phần: Những đơn hàng được hoàn trả và số lượng nhập kho bằng số lượng hàng hoá có trong đơn hàng.
Xử lý trả hàng – đơn hoàn từng đơn lẻ với UpBase SMEs
Hoàn trả hàng từng đơn lẻ có thể xảy ra trong các trường hợp như:
- Phát sinh khách hàng hoàn trả khi 1 sản phẩm không đúng ý hoặc chưa phù hợp
- Một vài sản phẩm lẻ có lỗi khiến khách hàng yêu cầu hoàn trả
- Phát sinh khách hàng boom hàng
- Các đơn hoàn trả phát sinh vào các thời điểm khác nhau, với các sản phẩm lẻ khác nhau
Đối với các trường hợp có đơn hàng hoàn trả lẻ, UpBase SMEs cung cấp tính năng “Xử lý hoàn trả hàng từng đơn lẻ” giúp Nhà bán hàng dễ dàng theo dõi, kiểm soát và xử lý nhanh chóng, hệ thống đối với các đơn hàng hoàn. Hạn chế tối đa việc thất lạc các sản phẩm hàng hoàn.
Tại giao diện Quản lý đơn hàng -> Xử lý trả hàng của UpBase SMEs, Nhà bán hàng có thể theo dõi toàn bộ các đơn hàng Giao hàng thất bại, các đơn hàng thất lạc và bị hư hỏng, trạng thái các đơn hàng hoàn hàng, nguyên nhân hoàn hủy, đơn nào chưa được xử lý, và có thể trực tiếp xử lý đơn hoàn trả trên phần mềm.
Để xử lý hoàn trả hàng với UpBase SMEs, Nhà bán hàng thực hiện các bước như sau:
Bước 1: Chọn Xử lý trả hàng – Mục Huỷ bất thường, nhấp chọn đơn hàng Chưa xử lý trả hàng.
Bước 2: Tại cột thao tác, nhấp Chọn –> nhấp Xử lý trả hàng.
Bước 3: Sau khi giao diện xử lý trả hàng mở ra, thao tác xử lý nhập kho theo nhu cầu.
Tại đây, bạn có thể bổ sung thêm các thông tin về nguyên nhân và hình ảnh trả hàng.
Bước 4: Điền số lượng cần nhập kho.
Bước 5: Xác nhận –> Hệ thống thực hiện xử lý nhập kho cho đơn trả hàng.
Chú ý: Nếu đơn hàng chưa liên kết kho thì bạn nhấn Liên kết để liên kết đơn với hàng hoá kho và tiếp tục xử lý trả hàng.
Xử lý trả hàng – đơn hoàn hàng loạt trên UpBase SMEs
Chú ý: Hệ thống chỉ xử lý hàng loạt với những đơn hàng đã được liên kết kho đầy đủ.
Để xử lý trả hàng cho đơn hoàn bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Tại màn Đơn hoàn, nhấp chọn Xử lý hàng loạt.
Bước 2: Nhập đơn hàng hoàn cần xử lý.Có 2 hình thức nhập đơn:
Nhập đơn theo file : Bạn nhấn chọn Nhập file –> điền thông tin mã vận đơn hoàn theo mẫu file tải xuống –> Tải lên hệ thống.
Nhập trực tiếp/ Scan mã vận đơn để thêm đơn hàng.
Bước 3: Chỉnh sửa lại số lượng nhập kho theo nhu cầu
Bước 4: Xác nhận/F1 –> Hệ thống thực hiện xử lý nhập kho cho đơn trả hàng.
Xử lý trả hàng- Đơn huỷ bất thường trên UpBase SMEs
Xử lý trả hàng từng đơn lẻ
Để xử lý trả hàng cho đơn hoàn bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Chọn Xử lý trả hàng – Mục huỷ bất thường, nhấp chọn đơn hàng Chưa xử lý trả hàng.
Bước 2: Tại cột thao tác, nhấp Chọn –> nhấp Xử lý trả hàng.
Bước 3: Sau khi giao diện xử lý trả hàng mở ra, thao tác xử lý nhập kho theo nhu cầu.
Tại đây, bạn có thể bổ sung thêm các thông tin về nguyên nhân và hình ảnh trả hàng.
Bước 4: Điền số lượng cần nhập kho.
Bước 5: Xác nhận –> Hệ thống thực hiện xử lý nhập kho cho đơn trả hàng
Chú ý: Nếu đơn hàng chưa liên kết kho thì bạn nhấn Liên kết để liên kết đơn với hàng hoá kho và tiếp tục xử lý trả hàng
Xử lý trả hàng hàng loạt
Chú ý: Hệ thống chỉ xử lý hàng loạt với những đơn hàng đã được liên kết kho đầy đủ.
Để xử lý trả hàng cho đơn hoàn bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Tại màn Đơn hoàn, nhấp chọn Xử lý hàng loạt.
Bước 2: Nhập đơn hàng hoàn cần xử lý.Có 2 hình thức nhập đơn:
Nhập đơn theo file: Bạn nhấn chọn Nhập file –> điền thông tin mã vận đơn hoàn theo mẫu file tải xuống –> Tải lên hệ thống.
Nhập trực tiếp/ Scan mã vận đơn để thêm đơn hàng.
Bước 3: Chỉnh sửa lại số lượng nhập kho theo nhu cầu
Bước 4: Xác nhận/F1 –> Hệ thống thực hiện xử lý nhập kho cho đơn trả hàng.
Những đơn hàng ở trạng thái Huỷ khi đang đóng gói sẽ không thể thao tác xử lý trả hàng nhập kho trên hệ thống.
