TOP +5 phần mềm quản lý kho đơn giản & tốt nhất hiện nay!

Việc sử dụng phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp không chỉ giúp theo dõi hàng tồn kho một cách chính xác mà còn cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo chi tiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý kho với những tính năng ưu việt. Trong bài viết này, UpBase sẽ giới thiệu Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay, giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý kho

Dưới đây là các tính năng chính của một phần mềm quản lý kho:

1. Quản lý tồn kho

Phần mềm giúp quản lý tồn kho hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Theo dõi số lượng hàng hóa: Tự động cập nhật số lượng hàng tồn kho khi có nhập kho, xuất kho hoặc chuyển kho.
• Cảnh báo tồn kho thấp: Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và nhận cảnh báo khi số lượng hàng hóa xuống thấp hơn mức này.
• Kiểm kê kho: Hỗ trợ kiểm kê kho định kỳ và đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống.

2. Quản lý nhập - xuất kho

Phần mềm quản lý hiệu quả quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Quản lý nhập kho: Ghi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa nhập kho, bao gồm nhà cung cấp, ngày nhập, số lượng và giá trị.
• Quản lý xuất kho: Ghi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa xuất kho, bao gồm khách hàng, ngày xuất, số lượng và giá trị.
• Theo dõi quá trình nhập và xuất kho vật tư một cách chi tiết.
• Ghi nhận mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa để tránh thất thoát.
• Tự động tạo phiếu nhập/xuất kho và in mã vạch.

3. Quản lý vị trí, khu vực lưu trữ

Việc này giúp đảm bảo hàng hóa được lưu trữ một cách hiệu quả, dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần thiết.

• Chỉ định vị trí tự động: Khi nhập kho, phần mềm có thể tự động chỉ định vị trí lưu trữ phù hợp dựa trên dung lượng và loại hàng hóa.
• Di chuyển hàng hóa: Hỗ trợ ghi nhận và quản lý việc di chuyển hàng hóa giữa các vị trí trong kho, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
• Tìm kiếm nhanh vị trí hàng hoá theo mã hàng hoặc theo vị trí lưu trữ.

4. Theo dõi lô hàng, hạn sử dụng

Việc theo dõi lô hàng và hạn sử dụng sản phẩm là một phần thiết yếu trong quản lý kho hàng, giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

• Quản lý thông tin lô hàng: Mỗi lô hàng đều được gán một mã số duy nhất để theo dõi, phần mềm quản lý kho sẽ lưu trữ thông tin chi tiết về lô hàng như ngày sản xuất, nhà cung cấp, số lượng và các thông tin liên quan khác.
• Ghi nhận và quản lý hạn sử dụng: Phần mềm sẽ lưu trữ thông tin về ngày sản xuất và hạn sử dụng của từng lô hàng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa có thời gian sử dụng ngắn hạn, như thực phẩm, dược phẩm và cảnh báo hàng hoá sắp hết hạn.
• Quản lý sản phẩm theo FIFO (First In, First Out) hoặc LIFO (Last In, First Out).

5. Báo cáo, thống kê

Phần mềm quản lý kho cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho, xu hướng hàng tồn kho, hiệu suất của các quy trình kho vận, giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

6. Tích hợp với các phần mềm khác

Ngoài những tính năng chính mà phần mềm quản lý kho mang lại, doanh nghiệp cũng có thể tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, phần mềm kế toán để đảm bảo sự nhất quán và liên thông dữ liệu.

Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay

Dưới đây là danh sách top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp tin dùng vì tính năng ưu việt và khả năng tối ưu hóa quy trình quản lý kho:

1. UpBase SMEs

UpBase SMEs là một giải pháp phần mềm quản lý bán hàng dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ được phát triển bởi UpBase Ecommerce Enabler. Đây là một phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, đơn đặt hàng và nhiều hoạt động liên quan đến kho bãi. Dưới đây là phân tích về ưu và nhược điểm của UpBase SMEs:

Ưu điểm:

• UpBase SMES tích hợp nhiều tính năng quản lý kho hàng, đơn hàng, nhập/xuất kho, và quản lý nhân viên trong một hệ thống duy nhất.
• Theo dõi số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với tình hình thực tế.
• Cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
• Tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm xuất hoá đơn (Hoá đơn 360), phần mềm Fulfillment (VietFul), các đơn vị vận chuyển và các nền tảng thương mại điện tử.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu, tự động sao lưu để phòng tránh mất mát thông tin.
• Chi phí hợp lý đối với các doanh nghiệp và nhãn hàng.

Nhược điểm:

• Các tính năng phục vụ cho bán hàng offline và facebook chưa nhiều, chủ yếu tập trung vào sàn TMĐT.

Không chỉ cung cấp các tính năng quản lý kho mà UpBase còn cung cấp các tính năng toàn diện khác như Marketing, quản lý bán hàng phục vụ cho vận hành và fulfillment cho doanh nghiệp trên thương mại điện tử.

2. Haravan

Haravan cung cấp các giải pháp quản lý bán hàng trực tuyến và ngoại tuyến phù hợp cho các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ các cửa hàng nhỏ lẻ đến các doanh nghiệp lớn. Dưới đây là phân tích về ưu và nhược điểm của Haravan:

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không đòi hỏi kiến thức kỹ thuật cao.
• Cung cấp các mẫu giao diện chuyên nghiệp và dễ dàng tùy chỉnh.
• Tích hợp bán hàng trên nhiều kênh khác nhau giúp mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng.
• Các tính năng đa dạng.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng có thể cao đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới bắt đầu, một số tính năng cao cấp yêu cầu phải trả thêm phí.
• Hiệu quả sử dụng nền tảng phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ thông tin của doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống mạng và thiết bị phần cứng.

3. WARENA (VietFul)

WARENA là một trong những phần mềm quản lý kho được phát triển bởi VietFul, một công ty công nghệ Việt Nam. Phần mềm này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý kho hàng của các doanh nghiệp ở Việt Nam, từ quy mô nhỏ đến lớn. Dưới đây là ưu và nhược điểm của WARENA:

Ưu điểm:

• Cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết cho việc quản lý kho hàng, từ theo dõi tồn kho đến quản lý đơn hàng và báo cáo.
• Cập nhật số lượng hàng tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình trạng hàng hóa.
• Các báo cáo và phân tích dữ liệu khá chi tiết.
• Tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM và các nền tảng thương mại điện tử.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng phần mềm khá cao.
• Cần thời gian và tài nguyên để đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

4. KiotViet

KiotViet là một phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế đặc biệt để giúp các doanh nghiệp bán lẻ, quán café, nhà hàng và nhiều loại hình kinh doanh khác tối ưu hóa quy trình quản lý cửa hàng và hàng hóa. Dưới đây là ưu và nhược điểm của KiotViet:

Ưu điểm:

• Thiết kế giao diện đơn giản, trực quan, dễ dàng làm quen và sử dụng mà không cần nhiều kiến thức kỹ thuật.
• Tích hợp quản lý bán hàng từ nhiều kênh khác nhau như cửa hàng trực tiếp, bán hàng online trên website, Facebook, Shopee, Lazada, v.v.
• Đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng và tồn kho từ các kênh này giúp quản lý tập trung và hiệu quả.

Nhược điểm:

• Mặc dù có nhiều gói dịch vụ, một số doanh nghiệp nhỏ có thể thấy chi phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm là một gánh nặng tài chính.
• Việc giải quyết các vấn đề phát sinh có thể mất nhiều thời gian.
• Các tính năng chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp hoặc chuỗi cửa hàng offline.

5. ECOUNT

ECOUNT là một phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) toàn diện, cung cấp các giải pháp quản lý kinh doanh đa chức năng cho doanh nghiệp. ECOUNT hỗ trợ nhiều hoạt động quản lý như kế toán, kho bãi, mua hàng, bán hàng, sản xuất, và nhiều hoạt động khác. Dưới đây là ưu và nhược điểm của ECOUNT:

Ưu điểm:

• Cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý cho mọi khía cạnh của doanh nghiệp từ kế toán, kho bãi, sản xuất đến nhân sự.
• Tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều nguồn.
• Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn.

Nhược điểm:

• Cần thời gian đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm, đặc biệt là đối với các tính năng phức tạp.
• Các tính năng và nghiệp vụ chủ yếu mạnh về kế toán.

Bảng so sánh tính năng của các phần mềm quản lý kho

Dưới đây là bảng so sánh các tính năng chính của các phần mềm quản lý kho đã liệt kê:

Lựa chọn phần mềm quản lý kho cần lưu ý những gì?

Khi lựa chọn phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố để đảm bảo rằng phần mềm được chọn sẽ đáp ứng đúng nhu cầu và mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần lưu ý:

Nhu cầu và mục tiêu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp:

• Xác định mục tiêu: Doanh nghiệp cần rõ ràng về mục tiêu sử dụng phần mềm quản lý kho, ví dụ như tối ưu hóa quy trình kho, giảm thiểu sai sót trong quản lý hàng tồn, tăng cường khả năng theo dõi và báo cáo.
• Quy mô và ngành nghề: Nhu cầu quản lý kho có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và ngành nghề kinh doanh. Một doanh nghiệp bán lẻ có thể cần những tính năng khác so với một doanh nghiệp sản xuất.

Tính năng và chức năng của phần mềm:

• Quản lý hàng tồn kho: Tính năng theo dõi số lượng hàng tồn, nhập, xuất kho, và kiểm kê hàng hóa.
• Báo cáo và phân tích: Khả năng tạo các báo cáo chi tiết về hàng tồn kho, xu hướng bán hàng, và dự báo nhu cầu.
• Quản lý lô hàng: Tính năng quản lý theo lô, hạn sử dụng, và ngày sản xuất.
• Tích hợp mã vạch và RFID: Hỗ trợ việc sử dụng mã vạch và RFID để theo dõi hàng hóa một cách chính xác.

Khả năng tương thích với các hệ thống khác trong doanh nghiệp:

• Tích hợp ERP: Khả năng tích hợp với các hệ thống ERP hiện có để đồng bộ hóa dữ liệu.
• Tích hợp CRM: Khả năng kết nối với hệ thống CRM để quản lý thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng.
• Tích hợp phần mềm kế toán: Đảm bảo rằng phần mềm quản lý kho có thể liên kết với phần mềm kế toán để theo dõi tài chính và hàng tồn kho.

Giá thành và chế độ bảo hành của phần mềm:

• Chi phí ban đầu: Xem xét chi phí mua phần mềm, cài đặt, và đào tạo nhân viên.
• Chi phí duy trì: Tính toán chi phí duy trì hàng tháng hoặc hàng năm, bao gồm cập nhật và hỗ trợ kỹ thuật.
• Chế độ bảo hành: Đảm bảo rằng phần mềm có chế độ bảo hành và hỗ trợ sau bán hàng.

Khả năng hỗ trợ của bên cung cấp phần mềm:

• Hỗ trợ kỹ thuật: Kiểm tra xem nhà cung cấp có cung cấp dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và hiệu quả không.
• Đào tạo người dùng: Đảm bảo rằng có chương trình đào tạo để giúp nhân viên làm quen và sử dụng phần mềm hiệu quả.
• Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu.

Uy tín và năng lực của nhà cung cấp phần mềm:

• Kinh nghiệm và uy tín: Tìm hiểu về lịch sử, kinh nghiệm và uy tín của nhà cung cấp trong ngành.
• Đánh giá và phản hồi: Xem xét các đánh giá và phản hồi từ các khách hàng hiện tại và trước đây của nhà cung cấp.
• Khả năng phát triển và cập nhật: Đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng phát triển và cập nhật phần mềm để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

Trên đây là Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay mà UpBase muốn chia sẻ cho các doanh nghiệp. Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp là một quyết định quan trọng có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động và sự phát triển của doanh nghiệp. Bằng cách xem xét kỹ lưỡng các yếu tố trên, hy vọng doanh nghiệp có thể tìm được giải pháp tốt nhất để quản lý kho hàng một cách hiệu quả.