Quy định mới về xuất hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hiện nay hầu hết các thủ tục hành chính về thuế đã được triển khai thực hiện qua hệ thống điện tử, như quy trình kê khai nộp thuế, đăng ký thuế điện tử… Tiếp đó, triển khai hoá đơn điện tử theo thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính sẽ là giải pháp được ngành Thuế dự kiến thực hiện sau một thời gian đã lên kế hoạch, lộ trình cụ thể.

Hoá đơn điện tử là gì?

Theo Điều 3, Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14 tháng 3 năm 2011:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC: Bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử trên phạm vi toàn quốc từ ngày 1/7/2022.

Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được xem như một mô hình chuyển đổi số doanh nghiệp được áp dụng với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Những hình thức hoá đơn điện tử bao gồm:

• Hoá đơn điện tử có mã CQT;
• Hoá đơn điện tử không có mã CQT;
• Hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế

Nội dung hóa đơn điện tử

• Thông tin người bán bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế;
• Thông tin người mua bao gồm Mã định danh cá nhân, mã số thuế,… (nếu có yêu cầu từ người mua)
• Thông tin hàng hóa xuất bán, dịch vụ;
• Tên sản phẩm, dịch vụ
• Đơn giá
• Số lượng
• Giá thanh toán
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã của cơ quan thuế

*Lưu ý: Hoá đơn điện tử và hoá đơn xuất từ máy bán hàng sẽ có mã khác nhau

• Khi đơn vị đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp mã cho đơn vị;
• Mã được cấp tự động và theo dải ký tự;
• Đơn vị sẽ có mã riêng không trùng lặp

Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01.07.2022

Từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ:

"Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022."

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, phần mềm xuất hoá đơn chưa phải là quy định bắt buộc mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể lựa chọn hình thức hóa đơn này để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng của mình và khách hàng. Tuy nhiên, Tổng Cục Thuế đã có động thái yêu cầu các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn điện tử để đẩy nhanh tốc độ chuyển đổi số.

Xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền

Việc xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền là một quy trình phức tạp hơn so với việc in hóa đơn giấy thông thường. Nó đòi hỏi phải có phần mềm đặc biệt để tạo và quản lý hóa đơn điện tử, cũng như kết nối với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Dưới đây là quy trình cơ bản để xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền:

• Chọn phần mềm hóa đơn điện tử: Đảm bảo rằng bạn sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với quy định của cơ quan thuế và được cấp phép hoạt động. Phần mềm này sẽ giúp tạo và quản lý hóa đơn điện tử.
• Kết nối với máy tính tiền: Phần mềm hóa đơn điện tử cần được kết nối với máy tính tiền để có thể lấy thông tin về giao dịch như tổng tiền, chi tiết sản phẩm, số lượng, giá cả, v.v.
• Kết nối với cơ quan thuế: Phần mềm hóa đơn điện tử cần được kết nối với cơ quan thuế để gửi dữ liệu hóa đơn theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Xuất hoá đơn điện tử trên máy tính tiền thường áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ, siêu thị,...Quy trình này có thể thay đổi tùy theo quy định pháp luật và phần mềm bạn sử dụng. Đảm bảo rằng bạn cập nhật kiến thức và tuân thủ các quy định hiện hành về hóa đơn điện tử.

Xuất hoá đơn qua phần mềm quản lý bán hàng

Hình thức này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp, nhà bán hàng online hoặc bán trên sàn thương mại điện tử.

• Chọn phần mềm quản lý bán hàng: Bạn cần một phần mềm quản lý bán hàng có tính năng tích hợp xuất hóa đơn điện tử. Phần mềm này nên đáp ứng được các yêu cầu về quản lý bán hàng và hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật.
• Chọn phần mềm hóa đơn điện tử: Đảm bảo rằng bạn sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với quy định của cơ quan thuế và được cấp phép hoạt động. Phần mềm này sẽ giúp tạo và quản lý hóa đơn điện tử.
• Thiết lập thông tin công ty: Trong phần mềm quản lý bán hàng, bạn cần nhập thông tin công ty như tên, địa chỉ, mã số thuế và các thông tin khác để xuất hóa đơn.
• Kết nối với cơ quan thuế: Phần mềm quản lý bán hàng cần có khả năng kết nối với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để gửi dữ liệu và quản lý hóa đơn theo quy định.

Nhờ việc tích hợp xuất hóa đơn điện tử trong phần mềm quản lý bán hàng, doanh nghiệp có thể quản lý các giao dịch một cách hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

Giải pháp xuất hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có hỗ trợ xuất hoá đơn

UpBase SMEs là một phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp phổ biến, cung cấp nhiều tính năng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh hiệu quả. Trong đó, tính năng xuất hóa đơn bán hàng là một trong những tính năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch và hóa đơn điện tử một cách thuận lợi. Dưới đây là cách UpBase SMEs có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xuất hóa đơn bán hàng:

UpBase SMEs đã kết nối API với các phần mềm kế toán uy tín nhất hiện nay (Misa, 30s,...) giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, lưu trữ và xuất hoá đơn một cách dễ dàng.

Ngoài ra, tính năng xuất hoá đơn bán hàng của UpBase SMEs còn giúp bộ phận kế toán bóc tách đơn hàng, đồng bộ dữ liệu chi phí đơn hàng (Mã giảm giá, phí ship, trợ giá của sàn,...) giúp quá trình xuất hoá đơn diễn ra một cách nhanh chóng, chính xác và đảm bảo quy định của pháp luật.

Uỷ quyền xuất hoá đơn cho các Enabler có thẩm quyền

Hợp tác và ủy quyền cho phía Enablers có bộ phận hỗ trợ brand xuất hóa đơn cho khách hàng.

Ví dụ: 1 tháng brand có 2500 đơn hàng, tương đương 2500 khách hàng, brand sẽ xuất hóa đơn bán hàng cho tất cả những đơn hàng này.

UpBase Ecommerce Enabler là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận hành gian hàng, đảm bảo quá trình bán hàng cho doanh nghiệp. UpBase đóng vai trò như một chuyên gia hỗ trợ bài bản và chuyên nghiệp trong lĩnh vực thương mại điện tử.