Báo cáo tồn kho là một trong những loại báo cáo quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp kinh doanh nào, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm vật lý. Trong bài viết này, UpBase sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin khái quát về công việc báo cáo tồn kho của thủ kho hàng tháng.
Vai trò của việc lập báo cáo quản lý hàng tồn kho
Báo cáo quản lý hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, bởi nó cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng hàng hóa trong kho, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn. Dưới đây là một số vai trò chính của việc lập báo cáo quản lý hàng tồn kho:
- Theo dõi tình trạng hàng tồn kho:
- Báo cáo cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa, giá trị hàng hóa, vị trí lưu trữ và các thông tin liên quan khác.
- Giúp doanh nghiệp nắm rõ lượng hàng tồn kho hiện tại, lượng hàng đã bán, lượng hàng cần nhập thêm...
- Hỗ trợ phát hiện sớm các vấn đề như hàng tồn kho quá nhiều, thiếu hụt hàng hóa, hàng hóa bị hư hỏng...
- Kiểm soát chi phí kho bãi, nâng cao hiệu quả hoạt động của kho hàng.
- Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh:
- Dựa vào báo cáo, doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất, nhập hàng, quản lý kho bãi hiệu quả hơn.
- Giúp tối ưu hóa chi phí lưu kho, giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả sử dụng vốn.
- Hỗ trợ định giá sản phẩm, xây dựng chiến lược bán hàng, tăng lợi nhuận.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động:
- Tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
- Tăng cường khả năng kiểm soát hàng tồn kho, giảm thiểu rủi ro thất thoát và hư hỏng.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng:
- Đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Giảm thiểu thời gian chờ đợi của khách hàng khi đặt hàng.
- Nâng cao uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Các loại báo cáo tồn kho phổ biến
Có nhiều loại báo cáo tồn kho khác nhau, mỗi loại cung cấp thông tin chi tiết riêng về tình trạng hàng hóa trong kho của bạn. Dưới đây là một số loại báo cáo tồn kho phổ biến nhất:
- Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng: Cung cấp thông tin về số lượng hàng hóa đã nhập, đã xuất ra khỏi kho và số lượng hàng tồn kho tại mỗi thời điểm cụ thể. Thông qua loại báo cáo này, doanh nghiệp có thể theo dõi và kiểm soát các hoạt động nhập xuất tồn kho chi tiết và hiệu quả.
- Báo cáo thống kê hàng xuất không theo phiếu bán: Tập trung ghi nhận các lượng hàng xuất ra từ kho mà không đi kèm với phiếu bán hoặc đơn đặt hàng cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện và điều chỉnh các hoạt động xuất hàng không được ghi nhận đầy đủ và chính xác.
- Báo cáo tổng hợp phiếu kho: Tổng hợp và thống kê tất cả các phiếu kho. Chúng bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu điều chuyển kho và các loại phiếu khác liên quan đến quản lý tồn kho. Mẫu báo cáo này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về các hoạt động quản lý tồn kho và quản lý kho một cách hiệu quả.
- Báo cáo tồn sản phẩm theo khách hàng: Liệt kê số lượng và giá trị các sản phẩm tồn kho theo từng khách hàng cụ thể. Thông qua loại báo cáo này, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho đối với từng khách hàng, từ đò tối ưu hóa dịch vụ và quản lý mối quan hệ khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp tồn thị trường: Báo cáo tổng hợp tồn thị trường tổng hợp thông tin về tồn kho của doanh nghiệp tại các điểm bán hoặc các kênh phân phối khác nhau trên thị trường. Báo cáo này giúp doanh nghiệp hiểu rõ về tình hình tồn kho tại các điểm bán và điều chỉnh chiến lược phân phối để đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả.
- Báo cáo độ phủ hàng tồn: Đánh giá mức độ phủ sóng của hàng tồn kho trong kho so với nhu cầu thực tế. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể xác định các mặt hàng cần thiết để nhập thêm hoặc giảm bớt sản xuất, từ đó tối ưu hóa quản lý tồn kho và đáp ứng nhu cầu thị trường.
Nội dung của báo cáo kho hàng
Một báo cáo kho hàng hiệu quả cần cung cấp cái nhìn tổng quan về tình trạng hiện tại của kho hàng, bao gồm cả thông tin định lượng và định tính. Dưới đây là những nội dung chính thường có trong một báo cáo kho hàng:
- Tên hàng hóa, sản phẩm: Thông tin về tên các mặt hàng hoặc sản phẩm có trong kho hàng.
- Mã hàng hóa, sản phẩm: Mỗi mặt hàng hoặc sản phẩm sẽ được định danh bằng một mã số duy nhất để dễ dàng nhận diện trong báo cáo.
- Đơn vị tính: Thông tin về đơn vị tính của mỗi mặt hàng hoặc sản phẩm, ví dụ như cái, ki-lô-gam (kg), mét (m),v.v.
- Số lượng tồn đầu kỳ: Số lượng hàng tồn kho kỳ trước.
- Số lượng nhập trong kỳ: Số lượng hàng nhập vào kho trong kỳ báo cáo.
- Số lượng xuất trong kỳ: Số lượng hàng xuất vào kho trong kỳ báo cáo.
- Số lượng tồn cuối kỳ: Số lượng hàng tồn kho vào cuối kỳ báo cáo, tình từ số lượng tồn đầu kỳ cộng thêm số lượng nhập và trừ đi số lượng xuất.
- Giá trị tồn đầu kỳ: Giá trị của hàng tồn kho từ kỳ trước, được tính bằng số lượng tồn đầu kỳ nhanh với giá thành của từng mặt hàng.
- Giá trị nhập trong kỳ: Giá trị của hàng nhập vào kho trong kỳ báo cáo, được tính bằng số lượng nhập trong kỳ nhân với giá thành của từng sản phẩm.
- Giá trị xuất trong kỳ: Giá trị của hàng xuất ra khỏi kho trong kỳ báo cáo, được tính bằng số lượng xuất trong kỳ nhân với giá thành của từng sản phẩm.
- Giá trị tồn cuối kỳ: Giá trị của hàng tồn kho vào cuối kỳ báo cáo, được tính bằng số lượng tồn cuối kỳ nhân với giá thành của từng mặt hàng.
Hướng dẫn cách lập báo cáo xuất/nhập tồn kho
Dưới đây là hướng dẫn cách lập báo cáo xuất/nhập tồn kho mà bạn có thể tham khảo:
1. Thu thập dữ liệu
Những số liệu cần thu thập để lập báo cáo xuất/nhập tồn kho bao gồm:
- Số lượng hàng hóa tồn kho theo mã hàng, tên hàng, đơn vị tính.
- Số lượng hàng hóa xuất nhập theo mã hàng, tên hàng, số phiếu xuất nhập, ngày xuất nhập.
- Các thông tin khác có liên quan đến hàng hóa.
2. Xử lý dữ liệu
Xác minh và làm sạch dữ liệu:
- Kiểm tra tính hợp lệ và nhất quán của dữ liệu, loại bỏ các bản ghi trùng lặp, thiếu sót hoặc không chính xác.
- So sánh dữ liệu nhập/xuất kho với dữ liệu kiểm kê để phát hiện sai lệch và điều chỉnh nếu cần.
3. Trình bày dữ liệu
Dữ liệu sau khi được xử lý cần được trình bày theo một định dạng thống nhất, dễ hiểu. Bạn có thể sử dụng các bảng biểu, biểu đồ để trình bày dữ liệu một cách trực quan.
- Phân loại hàng hóa theo các tiêu chí như loại sản phẩm, nhà cung cấp, vị trí lưu trữ, mã vạch, v.v.
- Tổ chức dữ liệu theo cấu trúc rõ ràng, dễ hiểu và dễ truy cập.
4. Kiểm tra báo cáo
Sau khi hoàn thành báo cáo, bạn cần kiểm tra lại báo cáo để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Dữ liệu cần để lập báo cáo hàng tồn kho
Để lập báo cáo hàng tồn kho một cách đầy đủ và chính xác, bạn cần:
- Sổ kho: Là tài liệu ghi chép thông tin chi tiết về các hoạt động nhập, xuất và tồn kho của doanh nghiệp. Thông tin từ sổ kho là nguồn dữ liệu chính xác và toàn diện để lập báo cáo tồn kho.
- Hóa đơn nhập hàng: Ghi chép thông tin về số lượng, giá trị và thông tin sản phẩm nhập vào kho từ nhà cung cấp. Thông tin từ hóa đơn nhập hàng cung cấp dữ liệu về số lượng và giá trị nhập kho trong mỗi giao dịch.
- Hóa đơn xuất hàng: Ghi chép thông tin về số lượng, giá trị và thông tin sản phẩm xuất ra khỏi kho đi đến khách hàng hoặc các địa điểm bán hàng. Thông tin từ hóa đơn xuất hàng cung cấp dữ liệu về số lượng và giá trị xuất kho trong mỗi giao dịch.
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho: Là tài liệu ghi chép quá trình kiểm tra, đánh giá và xác nhận số lượng và trạng thái của các mặt hàng tồn kho tại một thời điểm cụ thể. Thông tin từ biên bản kiểm kê hàng tồn kho cung cấp dữ liệu về số lượng tồn kho thực tế tại thời điểm kiểm kê.
Tải về mẫu file Excel báo cáo xuất/nhập tồn kho
Dưới đây là mẫu file Excel báo cáo xuất/nhập tồn kho bạn có thể tham khảo:
⇒ Link tải: Mẫu báo cáo hàng tồn kho
Tóm lại, báo cáo tồn kho là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả dòng chảy hàng hóa, tối ưu hóa chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Việc áp dụng các phương pháp quản lý kho hiện đại cùng với việc phân tích dữ liệu từ báo cáo tồn kho sẽ là chìa khóa để doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
